陳學智照顧員工 打造遠距新形態

COVID-19爆發以來,遠距辦公、線上學習的需求大幅成長,即使到了後疫情時代,遠距的熱度絲毫沒有降溫。VMware台灣總經理陳學智表示,彈性辦公、遠端交流已是未來趨勢,且各行各業不論受物理限制有多少或需要資訊化程度的高低,大多無法避免數位轉型的挑戰。

為迎接新的工作型態來臨,陳學智認為,重視彈性、注重員工身心平衡及生活品質,是值得關注的重點。

員工居家辦公可能會遇到什麼樣的問題?像是視訊會議的頻率大幅增加,成為另一股壓力;或是放暑假期間小孩在家,一邊視訊開會一邊照顧小孩,有些人覺得很棒,有些人覺得會是壓力;或是在家使用外網要遠端存取公司內網的資料、系統,突然連不上、工作不順暢,進而影響效率等。

陳學智表示,除了為員工布建完善的遠程辦公方案是基本以外,也做了許多工作上的調整。如常規性會議設定的比過往更精準,由於都是遠距,有更多的時間透過線上的方式面對面討論,因此會議次數可以有效增加,但是時間要更節約,公司希望全面遵循番茄法則,一小時的會議、55分鐘一定要停,30分鐘的會議、25分鐘要卡,至少一定要留五分鐘的時間讓與會者可以喘息。

基於此類以人為本的思維,VMware也發展出不少Future of Work的相關政策,強調重視員工的身心平衡,如按照不同國家的消費力,平均配給員工的「身心靈津貼」(Wellbeing Allowance津貼),可用於任何因為遠距辦公而導致心理壓力增加的地方,如添購放鬆身心的器材、設備、課程(健身、健康飲食、烹飪等),或是舉辦多種軟性教育課程,請來心理學專家、生活專家,提供調適的小祕方,幫助員工改善生活品質、克服未來工作與生活界線愈來愈模糊的趨勢。

另外,提升員工在疫情期間工作、生活平衡的福利還包括EPIC2 Day Off休假,每年有將近七~十天、通常選在周五,給予員工額外的特別休假,主要是考量現在的工作型態視訊會議特別多,所以VMware希望三不五時來個全球放假,時間訂出來、當天誰也不找誰,也不用內疚休假怕會有人來找。

陳學智坦言,從去年疫情一爆發,從如何遠程辦公、全球每周對疫情的管制、辦公室開放程度/控管,直到今天都還是滾動式的調整,做為公司各部門的主管,起初多少還是會有些惶恐,畢竟看不到員工、工作到底有沒有貫徹執行,都是需要適應時間,當中的管理過程也是在不斷學習。

陳學智表示,疫情期間聽到不少國內同業、上市櫃企業老闆、客戶,對於員工不在公司如何管理感到困擾,也觀察到亞洲國家普遍在遠距帶來文化上的改變,接受度相較歐美地區來說,並不是那麼高。而幸運的是,VMware台灣辦公室這邊,以外資企業在台灣,有幸能按照美國的防疫措施下去因應、及提早體驗彈性辦公。

整體下來他深刻感受到,很多事情透過流程,都可以很快習慣,甚至工作效率並不會因此而下降,甚至比以前更高,從大數據統計來看,得到員工普遍的反饋也是生產力增加,再看VMware業績,同樣維持成長、且成長的很快。分析其原因,主要是來自線上反應的速度比過去快了很多,一個重要議題、三五個人拉一起就能立馬開個會,會議掌握原則也不用開太久。

至於績效如何評斷,陳學智表示,確實很多的指標需要訂的更細,像外商主要以業務為主,評量就很多會是與業績有關,而國內有很多的科技部門、生產單位,生產績效、研發績效、產能稼動率,或是金融單位,業務推出有沒有受影響,新的服務有沒有及時上線,很多指標都是可以量化的。

注重視訊禮節 要習慣面對鏡頭

陳學智表示,遠距成為常態,視訊頻率與之俱增,但他也常提醒員工,視訊會議的禮節還是要顧,不要都不開視訊鏡頭,他舉例,疫情期間線上學習時,常聽到老師在說要開鏡頭,不開要扣分,畢竟老師也會擔心學生不知道跑去哪。

那回過頭來看職場互動,不論是對內對外、對老闆、對客戶,始終不開鏡頭,給對方的印象怎麼會好,所以現在VMware一般開會的原則,開場、結尾一定都要開視訊,講話也一定要開視訊,培養員工最基本的習慣。

陳學智提到,像VMware現在招聘員工也都採線上的方式進行,新進員工線上面試、在家入職是常態,尤其這種現象在國外更是常見,他認為,人人習慣當直播主,習慣面對鏡頭講話,已變成未來必備的基本技巧之一。

VMware在疫情開始之前,就一直討論「Future Work」,未來的工作型態應該如何定義,期間針對員工進行不定期普查,大多數同仁也表達即使未來疫情告終、恢復正常生活,仍希望保有彈性工作的原則,目前VMware已定調,未來疫情不論發展如何,彈性上班的模式將延續下去。

陳學智笑說,為了舒緩與客戶視訊會議的氛圍,三不五時就挖空心思想些軟性、輕鬆的方式,像是開會前就先訂好飯店的高級餐盒送過去來個虛擬午餐,也有周五下午先送下午茶過去,約線上小聊一下,客戶意願挺高的,取代過去的餐敘,或者是偶爾來點更輕鬆的,送些非酒精性飲料過去,大家邊聊邊乾一杯,目的就是希望讓大家更習慣新型態,然後用更積極的心態去提升生產力。

座右銘

科技進步、網路突破、疫情干擾,完美風暴推動數位轉型加速

小檔案

現職:VMware台灣總經理
出生:1964年
學歷:美國德州農工大學(Texas A&M University)資訊科學碩士學位
經歷:Novell台灣、韓國、中國華東暨華中區總經理,資訊工業策進會資深協理
興趣:球類競技運動、關注財經及科技議題