憂居家辦公營業秘密外洩 智慧局有教戰守則

國內疫情嚴峻,不少業者開始啟動居家辦公,讓員工把相關資料、或是利用遠端連線的方式在家工作,但有不少業者擔心,員工在家工作時,因為無法就近控管,會將公司營業秘密洩漏或複製。對此,經濟部智慧局也有教戰守則應對,六招預防營業秘密外洩。

國內疫情嚴峻,不少科技業也傳出有員工確診,為了防堵疫情擴大影響營運,不少業者想啟動居家辦公,但是在準備啟動員工遠端存取等權限時,又擔心會遭到員工竊取公司的機密,因此相當苦惱。經濟部智慧局法務室室主任何燦成指出,過去業者多會加強在公司內部連線,針對外網連回公司內網的保護確實不會那麼確實,在這時間店也可以一起檢視。

因應前次修法,智慧局官網上也有「教戰守則2.0」,針對營業秘密電子檔的保密措施,可採取六項做法 包括應設定可使用機密檔案系統之員工帳號、密碼及其權限,來防止營業秘密外洩。

何燦成指出,首要就是針對不同機密等級之檔案,設定檔案的存取限制。重要機密檔案非經一定層級以上主管之授權,不得開放下載或複製之權限或功能,並應限制得接觸該電腦之員工身分,以降低重要機密外洩之風險;其次,營業秘密應存放於隔離的電腦、伺服器;第三,企業內部電腦網路應避免如可遠端存取,如有遠端存取之必要,對有權限人員及可存取機密資訊等級,應特別規範。

「層層分級的好處,也可以預防員工不小心點入檔案。」何燦成解釋,有時候員工不是有真正的犯意,可能出自於好奇心而點入檔案、卻造成誤會,因此重要的機密檔案應設不同分級的權限,避免員工誤點。

另外,禁止員工使用未經許可的電腦程式或外部裝置(例如可攜式的 USB);資訊系統應設置防火牆及防毒軟體;系統對進出機密資訊電子檔的人員、存取資料應設定相關紀錄等,也都是智慧局建議可以防止營業秘密外洩的方法。

何燦成也說,有些科技公司會讓員工配發使用公司筆記型電腦,這樣子不但可以在資訊系統設置好防火牆,而且只要使用存取裝置、電腦都可以清楚地記錄下來,同時也可以調出員工電腦的使用紀錄,有效地掌握這些資料的被使用方式。

最後,何燦成提醒,居家辦公與辦公室辦公仍有不同,尤其防疫期間大家都被關在家,心情上會與在辦公室裡面不同,「平時可以面對面跟同仁說說話,關心大家的近況,但現在居家辦公都沒辦法這麼做」,他也建議主管應多多關心同仁的心理狀況,以免在居家心靈脆弱的時候被不法誘惑。