侘寂美學?製作共感簡報 刻意讓資訊不完整

製作投影片的訣竅,就在於學習日本特有的侘寂美學。

「日本人的投影片都做得好美。」

出社會第一年,我參加了一場國際會議的餐敘,參加者熱烈討論這個話題。世界各國的人都你一言我一語地說「我也覺得」、「我也有這樣想過」。我開心地想要加入話題,但仔細一聽才發現,他們並非在稱讚。

「投影片那麼美,但為什麼看起來總是缺乏從容感呢?」

一句話就戳中了我的痛處。不擅長用英語做簡報,或許也是一大因素,但在投影片的製作上,我們日本人基本上都是缺乏從容感的。

為了「以防萬一」,我們把所有資訊都放了進去,做出了資訊量滿載的投影片,結果整場簡報變成講者只是照念投影片上的文字而已。講者的目光都放在投影片上,忘了眼前聽眾的存在,這樣的簡報是缺乏魅力的。

JICA的同事曾對我說:「真可惜,你們日本明明有『侘寂』的文化。」他正是那位推薦《presentationzen簡報禪》給我,告訴我連賈伯斯也將禪意運用在簡報上的恩人。

於是,我找來賈伯斯發表iPhone新商品的知名簡報,以及被譽為全球簡報最高殿堂的TED Talks,仔細觀察這些簡報高手們使用什麼樣的投影片。每看一場都讓我驚呼一次:

「什麼?只有這樣?」

每一場簡報所使用的投影片都極為簡約,有時只有一張照片,有時只有短短一段文字。與其擔心漏講了投影片上的哪一段資訊,不如乾脆什麼都不放——我發現了這項寶貴的啟示。

於是,我開始嘗試在簡報中只使用照片,沒想到事情比我想像的還要順利。因為光看投影片,無法得到足夠的資訊,所以當我說話時,聽眾反而比以往更專注。結果就是,我的語言遠比過去更強而有力,更能撼動人心。

下面是我在某個簡報比賽獲得冠軍時所使用的投影片。如圖所示,畫面中只有兩行字:「40,000」和「嚴重的師資匱乏」。要將這個數字和這段話銜接起來,就得靠講者自行說明。

 三輪開人製作/三民書局提供
三輪開人製作/三民書局提供

「孟加拉被稱為亞洲最貧窮的國家,他們的處境真的很艱難。首先,他們的教師人數嚴重不足,不足的名額竟高達四萬人。這是二〇一〇年的數字……」

我在正式上場時是這麼說的。正因投影片的資訊太少,所以講者能用自己的語言解釋,而不會受限於投影片。

不完整的投影片,不僅能製造留白,激發聽者的想像力而產生共感,同時對講者來說,因為不能把講解的責任推給投影片,所以會更加敦促自己在腳本、口白和訓練上,做好萬全的準備。

製作投影片的訣竅,就在於學習日本特有的侘寂美學。將文字刪減到會讓自己產生緊張感的程度,刻意讓資訊不完整,才是恰到好處的呈現。

共感簡報:改變自己、也改變他人的視覺傳達與溝通技巧

( 本文摘自三輪開人著《共感簡報》,三民書局提供)


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