毫無頭緒才是真正浪費時間!高效晚間計畫這樣做

小時候覺得按表操課很令人鬱悶,有時甚至感覺像上了腳鐐一樣。但是現在我照自己的喜好自己安排行程,不再浪費時間煩惱要做什麼,按照計畫,聰明而恰當的去填滿時間。這是我每天隨心所欲的日常,如今不但不會覺得被綁死,反而樂在其中。

尋找散落的時間碎片

不管是富翁還是魯蛇,每一天都是24小時,就像不能升級的硬碟一樣。有的人為了「搶時間」,可能乾脆晚睡一點或刻意早起,但我並不建議縮短睡眠時間去增加你可使用的時間容量。因為犧牲睡眠只是一種自我消耗,不是長久之計。

仔細觀察那些老把「我好忙好忙」掛在嘴巴上的人,會發現他們的日常生活中有很多時間都被浪費在無關緊要的事情上。整頓自己的日常、重新思考使用時間的方式,就像整理電腦檔案,如果沒有養成習慣當然很不容易。

為什麼一般人老是覺得時間不夠用?第一,因為無意識的放任時間流逝。由於時間不具物理形態,無法伸手緊握,但是依然有「緊緊把握」時間的方法。

首先須了解時間的特性。如果意識時間的存在,緊盯著時間,時間就會過得緩;如果遺忘時間的存在,就會稍縱即逝。世界上有三種情況是人們覺得時間過得最緩慢的時候,等待泡麵泡好時、做平板式支撐時、等待退伍時。為什麼呢?如同前述,因為你每一分每一秒都持續在「注視著」時間。同理,如果遺忘時間的存在,它就會過得很快。你很難在百貨公司或購物中心裡看到大時鐘,為什麼?就是為了讓顧客們遺忘時間,不知不覺中停留得更久。

覺得時間不夠用的第二個原因是:生活中各種無關緊要的事情讓你的時間流入黑洞。一天當中必須做、或真正想做的有價值的事,其實沒有你想像中的占時間。和朋友們互傳訊息瞎聊的時間,點擊熱門關鍵字瀏覽內容的時間,習慣性滑滑網路社群,這些加總起來花費的時間絕對比想像的多。

要克服莫名其妙就浪費時間的問題,最簡單的原則就是每隔30分鐘或一小時就檢視自己做了什麼,以回顧的方式能明確掌握自己如何使用時間。以下會再詳細述說。

意識時間,不是一直盯著時鐘

有的人到了下班時間工作還做不完,必須把工作帶回家,也有的人在上班時間內就能有效率的完成工作,回到家只享受悠閒時光,兩者的差異是什麼?如果單純的想,可能認為是專注力的差別,但就像前面提到,「是否意識」時間也是重要的一環。但意思並不是要你一整天一直盯著時鐘看。而是你必須在腦中有張虛擬時刻表:現在是幾點?開始做這件事已經過了幾小時?現在自己手頭上正在做什麼事情?這些都應該要知道。很簡單,因為發呆的瞬間,時間會過得特別快,因此必須時時回頭去意識時間「怎麼過」。

不去意識時間、只任憑它流逝的人,就好像把時間丟入無底洞。想要知道到底時間從哪裡溜走了,必須利用功能性記事本(或時間軸計畫表),幫助自己找出時間溜走的空隙,修補破洞,這也是我一直在運用的管理時間的關鍵習慣。

問題不在追劇,在於你有沒有充電

下定決心管理時間之後,會以為需要強迫自己用具生產效益的事情去填滿時間,也容易誤以為很會管理時間的人,是一刻不停歇地工作、學習和自我充實的人。尤其寫功能性記事本時更加重了這種壓迫感。覺得自己應該要在計畫表上把每小時做完的事一字不漏寫下來,但不知為何總不太願意寫下「休息」、「追劇」等。

但是,我所認為的時間管理,並不是把所有時間都花在「具有產能的事情」上。

我成立了一個線上「每天寫功能性記事本」的社團。我們會分享自己的時間清單,也就是把一天所做的事情分為5~6種範疇,其中很多會員們感到混亂的就是休息和浪費時間的部分。這兩者的共同點是沒有創造產能。原本休息應該對人們來說是正面意義,但對不想浪費一絲一毫的時間的人來說,如果沒有搞清楚卻很容易變成負面壓力,是休息還是浪費?兩者經常難以分辨。

有些會員發現,最簡單的觀察原則就是:只要有你有充電的感覺,就是休息;如果休息過後覺得心情很差,就是浪費時間。當他們在體力和精神上到達極限時,就把放空時間視為休息。

雖然這題沒有標準答案,會出現各式各樣的看法,但大多數的會員都認同,如果是毫無計畫、毫無頭緒讓時間流逝才是浪費時間。如果能清楚掌握自己工作、學習、運動之間的空檔的休息,就是正面的充電而不是虛度光陰。

切記,管理時間最大的敵人並不是休息時間,而是既無法好好休息,也無法好好工作! 

上網做功課?可能正在浪費生命!

另一種典型的浪費時間是在網路上閒晃。

乍看之下,手機成癮和網路閒晃很類似,但最大的差異是,很多人誤以為網路閒晃是「為了做之後的產能做準備」。

簡單來說,開始做運動之前,不斷上網瀏覽運動服裝,搜尋做什麼運動才不會讓肩膀變得太壯;看一看過程中剛好逛到減重食品,於是卯起來看部落客介紹,後來乾脆把YouTube的介紹影片全部看過一次。

這種行為,當然就會讓人毫無節制陷溺在網路的汪洋中。

像這樣想到什麼就查什麼,一兩個小時莫名其妙就過去了。在這種網路導致人分心、以致無止盡的網路閒晃,其實根本無法獲得真正有幫助的良性資訊。我常建議網友,與其在網路上找尋資訊,不如起而行更快。例如要健身?比起花好多好多時間在網路做功課,更快速的方法是加入一家健身房,詢問健身教練有關運動的知識才知道適不適合自己。想換髮型時,與其在網路上花幾小時瀏覽名人的照片和髮型,不如去髮廊請設計師根據自己的髮長和臉型,推薦幾種不同造型來得更有效率。

以準備當作藉口而浪費的時間實在太多了!我為此痛下決心,想到的對策就是訂出「煩惱的時間死線」。當時間受到限制時,就不會隨著雜亂無章的思緒蒐集資訊,只會用來查詢真正急用的資訊。值得謹記的是,執行時需用到的資訊比你想像的少。只要基本少量的資訊,就可以開始進行任何事情。

晚間4小時怎麼用:訂時間軸計畫表

我們要找出在什麼時間區段內做哪些事情最有效率,因此在寫記事本的同時,別忘了也要標注當時的專注力程度。我觀察我的記事本之後得到的結論是,上午時間是我體力的高峰,用來做勞力的事情效果很好,晚上的時候做創造力的事情最順利。所以我早上(上班前)用來運動,而剪輯影片和寫作則安排在晚上。就像這樣,找出適合自己的節奏,有計畫性的設定各時間區段的目標,最後養成習慣。

STEP 1:盤點你的空白時間

先把一天中自己能運用的空閒時間全部記錄下來,你必須清點「真正」擁有的空白片段有哪些。例如我的上班時間是10點,比別人晚一些,因此可以利用的時間是早晨2小時左右,和下班後3~4小時。不少人的上班時間是9點,但公司遠近不同,空閒時間也會不同,如果通勤時間長,那就放掉早上,只利用晚上時間也綽綽有餘。

有一個關鍵點要注意:必須固定抽出的時間也要全部記下來,再從空閒時間中扣除。例如,下班後吃晚餐的時間、帶寵物散步的時間等例行公事。扣掉固定行程之後,剩下來的才算是單純的自由時間。要特別列出這些例行公事,是為了在全力以赴做想做的事時,不至於錯過生活中最根本最重要的事情,因為這些時間是不能省略的──陪狗狗散步、跟家人說話、做簡單家事等等,這些日常之事對人生而言亦是「重要的小事」。無論是發展第二專長或開啟其他副業,許多人忙東忙西拚命向前衝,卻忽略了那些真正重要的事和重要的人們,它們才是生活的基石。這也是我的切身之痛,是我從自己的生命經驗當中所體會出的關鍵。

STEP 2:了解時間成本和必須投入的專注度

在擬定事前計畫時,不免要設想做一件事情的時間成本,此時必須評估兩點:具體要花多少時間,以及投入多高的專注力程度。特別是計畫中如果有某項事情必須持續數天,或是每周必須做兩三次以上,就更要訂出每天要預留多少小時給這件事。只在腦子裡想像花費的時間,和實際結果會有很大的差異。我們常心想「這點小事只要一小時就夠了吧?」但真正做起來沒那麼容易,總會有各種原因耽擱了過程,往往得花上兩倍以上的時間才做完!所以才需要填寫事後記錄表單,因為按照時間區段記下所有做過的事情,時間節點和過程被文字化、視覺化了,就有助於精算做每一件事的時間成本。

如果是初次嘗試的事,建議先比預估多排1.5倍的時間。預定的時間可以有彈性,在執行的過程中一邊修正即可。

STEP 3:製作晚間時間表

再來就是要製作適合自己的晚間計畫時間表了。如同大學生的課堂時間表,只要以格狀方式排列就可以了。

同樣的,真正執行起來,一定會發現和預估有很大的出入,可能是某件事情比你想像的更麻煩、要花更久的時間,也可能是某件事情根本不適合安排在晚間進行,做起來反而更累人……因此執行時可以根據需要,適當修正時間表。

很多人問我,一直修正時間表,是不是代表一開始訂的計畫很失敗?但絕非如此。把改時間表想成策略性修正吧!就像打草稿一樣,大略抓個方向輪廓,在執行的同時保持滾動式調整,直到找到最能滿足你的生活節奏。

原子時間:奇蹟的晚間4小時,改變人生、收入翻倍,社畜獸醫的時間管理實證

(本文摘自柳韓彬著《原子時間:奇蹟的晚間4小時,改變人生、收入翻倍,社畜獸醫的時間管理實證》,寫樂文化提供)


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