BCG顧問的真實告白:優秀專案經理的四大要訣

要成為一個好的專案經理,需要的能力與顧問不盡然相同。BCG也有很多十分優秀的顧問,在升上專案經理之後,卻沒能有一樣優秀的表現。

當你作為一個顧問的角色時,在專案中通常只會負責某一個類別,譬如消費者、競爭者等等,而只要能夠提出獨到的分析,並確實完成專案經理交派的任務,就能繼續在顧問業生存下去。

然而,當你成為專案經理時,就不再是主要執行專案的人,而是要把所有工作都分派給下面的顧問去做。你必須隨時看到專案的大方向;要提早在團隊開始工作以前,就提出假說、insight 來跟團隊討論;要掌握專案的進度,同時照顧好客戶、合夥人與團隊三方的需求,建立起良好的溝通管道。

顧問業是個高度競爭的行業,尤其當所有顧問都是千挑萬選的優秀人才時,要成功勝任令顧問們佩服的專案經理,實在不容易。由於專案經理是顧問團隊的領導人,倘若專案經理的能力不足(無論是管理內容、人或流程的能力),影響到的不單只是專案經理一個人,而是整個顧問團隊。

雖然不是人人都會在顧問業內成為專案經理,但作為一個專案經理應該要培養的能力,對於想要在各個領域成為優秀領導角色的人而言,都是不可或缺的。

BCG 顧問的真實告白:優秀專案經理的四大要訣

一個好的專案經理,在下屬眼中究竟必須具備哪些條件?接下來要詳細說明,有哪四個要素會決定專案經理的優與劣。

1. 能夠釐清團隊的工作任務

如果領導團隊的專案經理無法釐清專案的目標、無法讓團隊明確知道自己的工作任務,對底下的顧問而言是件很痛苦的事。原因很簡單,當專案經理搞不清楚目標時,就經常會出現朝令夕改的問題。

對顧問而言,如果以一項為期三個月的專案為例,在前兩週、甚至前一個月時,畢竟專案才剛開始,難免會有許多初步的假說需要修改,因此轉換專案方向是可以接受的。但我曾經歷過,到了專案後期還是不斷轉彎的情況,這就是專案經理一開始沒有釐清專案方向與工作任務,所造成的結果。

好的專案經理,在專案一開始時,會投入大量的精力讓團隊快速地不斷進化假說,到了專案中後期,基本上就不會再有太大的變動,而是專注於找資料、做分析,讓專案的內容更充實,論述更穩固。

搞不清楚目標的專案經理,會讓顧問團隊像是身在一個無止境的黑洞中工作,不知道自己身在何處、該往哪裡去、何時才能看到曙光。好的專案經理,則會讓你一直朝著隧道出口的光點前進,隨著專案的進展,你能感受到這個光點愈來愈大,離目標愈來愈近。

2. 能夠明辨工作的優先順序

顧問公司幫客戶解決問題,必須完全照著合約上列出的項目去做,所以基本上只要完成合約上所寫的需求就好。然而,顧問公司與客戶之間的合約上頭,可能隨隨便便就有上百條項目,而合約上並不會載明每個項目的重要程度。一個好的專案經理,必須在這上百項的需求中,準確判別哪幾項是最重要的、哪些是客戶最在意的。

專案經理要學會明辨工作的優先順序,才能把資源放到對的地方,先解決關鍵問題,而不是讓顧問東做一點、西做一點。在我的經驗中,如果專案經理能清晰地排出工作的優先順序,專案八成就確定可以順利進行了。

3. 能夠提供顧問適時的協助

雖然專案經理不需事必躬親完成顧問該做的工作,但好的專案經理要能夠在關鍵時刻提供協助。

我曾經遇過一個專案經理,雖然他對於該專案要解決的問題已經有一些想法,但他卻只用一張紙簡單地畫了圖,就交辦給顧問團隊去做。

當時團隊中有許多比我資深的優秀顧問,然而,整個團隊在討論半天之後,還是沒人理解專案經理要的究竟是什麼。一個好的專案經理,針對比較複雜的想法,會試著先做出一個範例讓顧問參考。好的專案經理,不會把工作全攬在自己身上,而是會挑選特別困難、複雜的部分作為示範,提供給顧問參考。

4. 能夠保有對下屬的同理心

在顧問業,我認為最困難的是保持對下屬的同理心。這一行的工作步調很快,加上晉升為專案經理的人,必然都是極為優秀的顧問。專案經理的工作壓力很大,當事情一多,就有可能無法用同理心去了解底下的顧問為什麼沒辦法更快速完成工作。

為了能夠有效率地工作,在公司不可避免地會有一些共同的工作習慣,但團隊的組成是多元的,這些工作習慣可能會與個人的工作習慣有所衝突。好的專案經理必須意識到這些差異,並去了解問題的根源,幫助下屬一起解決問題,讓團隊的效率能夠因此提升。 如果用誇張一點的方式來形容,在一個好的專案經理底下工作,能讓每週60小時的工時感覺像是40 小時;在一個能力不足的專案經理底下工作,能讓 40小時的工時痛苦得像是60小時。

現任波士頓顧問公司(BCG)董事總經理暨合夥人徐瑞廷,經手過的專案遍布全球等地。圖/時報出版提供
現任波士頓顧問公司(BCG)董事總經理暨合夥人徐瑞廷,經手過的專案遍布全球等地。圖/時報出版提供
BCG問題解決力:一生受用的策略顧問思考法

(本文摘自徐瑞廷、黃菁媺著《BCG問題解決力:一生受用的策略顧問思考法》,時報出版提供)


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