彼得杜拉克:學會對無關緊要的事說「不」

高效能工作者做事,必先做重要的事,而且會專一不二。─彼得.杜拉克

身在職場,如果你想提高工作效率,必須明確知道哪些應該做,那些不應該做,即「有所為,有所不為。」對於應該做的,全力以赴去做好;不應該做的,就擱在一旁,有空再說。這樣便可以把有限的時間,用在最需要完成的工作上。

知名管理培訓專家余世維曾說,不要花太多時間在小問題上,而要多花時間在重要的目標上。如果把精力放在小問題上,就會忘記重要的目標。很多上班族看起來很忙,其實都是瞎忙、窮忙,這種忙碌產生的結果往往是:花了90%的時間,卻只對公司做了10%的貢獻,造成這種低效忙碌的原因,就是過分地關注無關緊要的小問題。

現代管理大師彼得.杜拉克在《杜拉克談高效能的5個習慣》(The Effective Executive:The Definitive Guide to Getting the Right Things Done)中指出,高效能工作者做事,必先做重要的事,而且要專一不二。什麼叫專一不二?就是在工作時,不要受其他事情的干擾,不參與、不接觸與己無關的小事,以集中時間和精力做好重要的事情。

要想避開這道忙碌的魔咒,最好的策略就是化繁為簡,把雜亂的工作簡單化,以獲得事半功倍的效果。具體該怎麼做,我們可以參考美中貿易全國委員會(US-China Business Council)主席唐納德.C.伯納姆(Donald C. Burnham)提供的「三原則」:

▲原則1:能不能取消它?
▲原則2:能不能把它與別的事情合併起來做?
▲原則3:能不能用簡便的方法取代它?

在這三大原則之下,在檢查分析每項工作時,應該先問自己幾個問題:

▲問題1:為什麼需要做這項工作?

是依據習慣而做,還是別人要求你做?可不可以把這項工作省略掉,或者捨去其中一部分呢?透過詢問這些問題,來想辦法簡化甚至忽略這項工作,以避免它影響重要的工作。

▲問題2:如果必須要做這項工作,應該以什麼方式做?

是邊聽音樂邊做,還是坐在辦公桌前絞盡腦汁,抑或走出辦公室實地考察,或乾脆求助於人?

▲問題3:什麼時候做這項工作最合適?

對於必須做的工作,早做晚做帶來的連鎖反應是不同的。如果有更重要的事情要做,那麼手頭這項工作是否可以推遲?如果有空再去做,會不會影響重要工作的進展?

▲問題4:誰來做這項工作更好?

當主管安排一項無關緊要的工作給你,而你手上正忙著其他重要事情時,則可說明現況,建議主管轉交別人執行。或是發現,一旁的同事剛好有空檔,便可請他幫個小忙,代為處理一些小問題。這樣都能替你擋掉橫生枝節的干擾。

▲問題5:做好這項工作的關鍵是什麼?

先找出解決問題的第一步,找到主要矛盾和關鍵癥結,這樣才能集中火力,一次搞定。

職場箴言
不浪費時間,時時刻刻做些有用的事,戒掉一切不必要的行動。─美國政治家班傑明.富蘭克林(Benjamin Franklin)

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(本文摘自李文勇著《累死你的不是工作,是工作方法:讓GOOGLE、麥肯錫、高盛、哈佛菁英一生受用的46個最強工作術!》,幸福文化提供)


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