企劃好難?上司要細節 老闆要藍圖

若想做好企劃,必須隨時站在上司的立場思考行動。接到指示的時候,與其抱持「又派工作給我了,今天得熬夜了」的想法,還不如站在上司的立場,思考上司「為什麼會下達這個指示?想透過這個指示知道什麼?想怎麼利用這項工作的成果?」企劃者要努力掌握上司的期待,滿足上司的期待,並進一步超越上司的期待。

我在L公司工作的時候,有個人40歲就當上了執行董事。就算升遷得再快,40歲就成為L公司這樣大企業的高層,是非常了不起的。他應該是有史以來最年輕的執行董事吧。當時我38歲,位居副理的職位。我很好奇才大我兩歲的人是怎麼快速當上高階主管的。有一天,我在共進午餐時問了他這件事。

他毫不猶豫地回答我,彷彿早就在等我開口詢問了。他說做事的時候,總是試圖站在比自己高兩個級別的上司角度來思考和行動。接到工作的時候,不會想怎麼又有工作了,而是站在上級的立場思考他們會感到疑惑的事項和應該解決的事,不會一頭栽進既有的問題,而是關注方方面面的事。報告的時候,排除實務上的內容,以上級會好奇的內容為主。說那就是他年紀輕輕40歲就成為高層的祕訣,不忘叮嚀我也要那樣思考和行動。

弄清楚上司的期待事項,才能在報告中放入超越上司期待的內容。最好提供超乎上司期待的報告,如果辦不到,至少也要滿足上司的期待。不知道上司的期待就沒辦法達到,或只能幸運地勉強達標。因此,要成為受到認可的企劃者並不容易。企劃者的目標是超越上司的期待,首先要掌握上司的期待事項。為此,必須站在上司的立場思考及行動。也就是說,報告內容要根據報告閱讀者的職級或職位做調整。

上司要細節,老闆要藍圖

雖然也有例外,但是基本上組織內部的職位或職級改變的話,工作內容也會跟著改變,看待事情的觀點或關注對象也會不一樣。直屬上司重視具體的內容、數字或細節,職級愈高的人愈重視脈絡、宏觀的趨勢和概括過的內容。若說組長聚焦於解決當下的問題,那麼職級愈高的人,則愈側重於未來,而不是當下;直屬上司側重於微觀的內容,職級愈高的人則愈想看到宏觀的格局。

因此,對執行者而言重要的東西,對職級愈高的人愈不重要。執行者應當配合高層,在報告中放入他們認為重要的事情。如此一來,報告閱讀者才會覺得報告內容讀起來舒服順暢,視之為一份好的報告。

所以收到最終報告的人的職級愈高,報告愈要排除太詳細或未經加工的數據、實務上的討論事項、太小的案件或技術問題等,思考時要以大方向和報告的本質為中心。

我最後待的公司的董事長曾經叫下屬邀請專家,舉辦3D列印研討會。好像是對負責策略的副總經理下達的指示,但是未經過濾就傳達給身為執行者的部長。接到指示的部長預計邀請3D列印工程師,籌備以技術層面為主的研討會。但是部長說對於邀請專家一事實在沒有信心,請我幫忙找人。一看那份企劃,我便發現內容跟組長級別寫的報告水準差不多。我最先向那個部長提出的問題是,「董事長想透過研討會獲得什麼?」部長支支吾吾,答不上來,只能指派底下的人重新準備各方面的事宜。

要求事項和期待事項完全不一樣。如果把相同的內容,而且還是從執行者的角度想出來的內容,拿給組長或老闆看的話,會獲得好評嗎?絕對不會。滿足報告閱讀者想要的東西也是做好工作的一部分,若能超乎期待是最好的。

若想這麼做,要先瞭解上司期待什麼。方法之一就是多注意上司。雖然我上班的時候也是那樣,對大部分的人來說,上司只是在背後拿來說閒話,而非尊敬的對象,所以都會盡量遠離上司。但是為了做好企劃,以及為了獲得認可,還是需要多關注上司。

如果不想哪天突然接到陌生的工作,就要培養平常留意上司的習慣。如同「眼不見,心也不在」這句話,若不觀察上司,關注度會下降,心也會遠離。如此一來,要怎麼掌握不在意的人的想法和期待呢?

精準企劃:搞懂客戶意圖,正確定義問題,十大技巧寫出一次通過的好企劃

(本文摘自梁銀雨著《精準企劃:搞懂客戶意圖,正確定義問題,十大技巧寫出一次通過的好企劃》,鼎寶出版提供)


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