遠距工作 善用「紙一張簡報術」

可提高傳達力的「簡報基本動作之三」就是「說話簡潔」

接近對方的有利方位、手指著資料說明、抓住對方注意力集中,之後就能順利說明了。不過,若你不擅長簡報,這個說明可能會很嘮叨:「這次為什麼會製作這個企畫的理由有三個,首先第一個是和其他競爭同業相比較時只有我們公司沒做,實務上也有許多客戶詢問為什麼公司沒做而提出要求,再者今年我們有望可以控制預算在範圍內,既然如此當然要做,所以我才會向您進行這次的簡報……」

像這樣喋喋不休,說話沒有斷句。但你其實可以這樣說:

「這次想製作這個企畫的理由有三個。

首先是因為競爭同業有,只有我們公司還沒有。

第二是客戶也提出這樣的要求。

第三是今年有預算可以執行這個企畫。」

自從我架構出紙一張思考整理術並以此授課後,已經過了七年。不過一開始最令我訝異的有一小部分學員「說話永遠沒有斷句」的問題。我以為既然利用框架做了視覺上的區隔,所以簡報時會自然切分陳述段落。

為什麼會這樣?

和眾多學員的談話中,我慢慢了解其實理由只有一個。

對自己講話冗長的事實「沒有自覺」。

當事人認為自己說話簡明扼要,所以自然沒有想改善的自覺。而且就算我指出這項缺點,還會反駁說:「我講得很簡短啊」。遇上這種情況,我會當場「錄音」再放出來聽。

若對方聽完後還說:「這不是我吧!聲音聽起來好陌生」時,雖然會讓我不知所措,但就某種意義來說這種反應是「很好的查核點」。

很少聽自己聲音的人。

即使聽了也不知道是自己聲音的人。

因為從來不曾「客觀檢視自己的簡報」,所以不曉得自己說話的習慣和癖好。要是你也認定自己說話簡潔的話,請錄下自己的聲音來聽聽看。

如今只要有一支手機人人都能輕鬆錄音,或者利用語音辨識軟體產出自己說話的用字。

這樣你就能「透過文字」清楚知道自己說話是否有落落長的傾向。

不失焦的遠距簡報法

下面來談談「一對多人」的簡報情境。

一般來說,大多是五到十人坐在會議室聽取簡報,而遠距會議大概也是這種規模,但出發點永遠都是從本質來思考。

關鍵在於以「無聲達標」為簡報方針,故視覺性傳達是基本動作。由這點來看,簡報時「只準備自己的資料,卻沒發給與會者」的做法就不對了。

也許有人認為「不可能發生這種情形」,但多點連結的視訊會議又如何呢?

若是所有人共聚一堂的會議室,每位與會者都拿到資料;然而遠距連線的參加者就得自行列印,因此後者有很高的機率會兩手空空參加會議。

所以若是這種場合,請在一開始就先確認是否每個人手上都有拿著資料。

如果其他據點有關鍵人物參與會議的話,最好在事前準備時謹慎應對,例如拜託該據點的秘書設法讓所有人手上都有資料。

越重要的案子就越要徹底遵行「紙本媒體>電子媒體」的原則。

再來是現場狀況,你可能會以布幕投影片形式進行簡報,或者是跟與會者透過電腦螢幕分享投影片畫面。若是如此,請應用第二章的「格式三:PPT簡報型」來製作投影片。

畢竟透過布幕或電腦螢幕分享,就能做到視覺化傳達的說明方式。

那麼,分發資料的環節要如何因應呢?

以畫面共享的情況本來就不會分發資料。至於用布幕投影的場合,我想很多人會直接將簡報用投影片列印出來分發。然而,在倡導無紙化旳時代這麼做很不環保,而且這種資料也無法「一目瞭然」,難以發揮資料的效益。所以比較好的做法是:

分發格式一或格式二的紙一張資料給與會者。

歸根就底,畢竟所有資料都是遵照紙一張思考整理術製作而成。唯一的不同僅僅在於是用投影片或紙一張格式來呈現罷了。只要是以「思考整理優先於製作資料」為出發點,那麼不論用何種方式呈現都能輕鬆搞定。

行文至此,或許有人會覺得:「既然終究要做成紙一張資料分發給與會者,那就別做PTT簡報,一開始就用紙一張資料來簡報就好啦!」

確實,很多時候沒必要特別準備PPT投影片。尤其是資料沒有大量使用「視覺輔助」照片,只在公司制式文件上放入文字訊息的情況,就不用特地做成布幕投影片了。因為被「簡報是必須站在布幕前說迷投影片內容」的既定印象綁架,所以才有非做成PPT不可的行為。

常常有人為了連結電腦和投影機而手忙腳亂。如果老是要為此緊張兮兮的話,想辦法改成不用投影片的簡報模式或許是個好選擇。

(懶人包看過來!線上簡報六大招)

0秒說明!遠距工作!立即見效的「紙一張」簡報術: Work From Home的「無聲達標」簡報聖經

(本文摘自淺田卓著《0秒說明!遠距工作!立即見效的「紙一張」簡報術: Work From Home的「無聲達標」簡報聖經》,幸福文化提供)


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