商業文書有訣竅 結論順序會影響說服力

先提出結論的優/缺點

書寫商業文書要有計畫,書寫者要傳達給對方的訊息是什麼、可以接受什麼要求。書寫者在什麼時機點向讀者傳達結論,將會影響說服的效果

「最終,我要表達的是什麼?」,結論到底要先說還是後說,取決於讀者的狀況。一般來說,在商業文書當中,往往是早一點提出結論較為有利。因為愈來愈多人希望在適度的前言之後盡快得知結論,只要先知道結論,就能一邊讀、一邊思考是否同意條件。

先提出結論比較好的狀況,大致有三種。
第一,讀者設定了主題並且正在等待答覆時。
第二,讀者已經知道結論,只需要取得回覆確認時。
第三,希望讓讀者盡快理解整體狀況時。

先提出結論的優點,在於短時間內讓讀者了解狀況,也可以讓沒耐心的讀者更容易聽得進去。而缺點則是讀者一旦被迫接受結論,就容易感到不對勁,如果他們不喜歡結論,就不會繼續閱讀下去。

圖/商周出版提供

最後再提結論的優/缺點

有些時候,把結論放到最後再提出較為有利。後提出結論比較有利的狀況,大致分為以下三種。
第一,主題由書寫者自行設定時。這個時候,因為讀者還沒有做好聽結論的心理準備,突然提出結論,只會讓被迫接受結論的讀者感到困惑。
第二,預期結論會引發讀者反彈時。如果在一開始就提出結論並引發讀者反彈,他們也不會繼續閱讀下去了。
第三,希望讀者自行思考並推敲出結論時,後提出結論也是比較好的做法。推理小說也是到了最後才揭露結論。如果一開始就告訴讀者「犯人是A」,就不會是一本推理小說了。

當你希望讀者拋開先入為主的觀念並仔細思考時,後提結論可以給讀者充足的時間思考,效果相當卓越。這是後提結論的優點。然而,這個方式的缺點則是不適合性急的人,並且容易讓讀者感到不耐煩。

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(本文摘自西村克己著《圖解 邏輯思考全書:職場必備一生受用!深度思考、清楚表達,解決問題的思維與應用》,商周出版提供)


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