有人邀請你做一場演講 你該怎麼準備?

一次演講就是一段航行,演講者必須規劃行程。那些不清楚自己該從何處起航的人,通常無法抵達目的地。──戴爾.卡內基(Dale Carnegie)

事情的緣起通常很簡單。你接到一通電話,或是收到一封電子郵件,邀請你去某個場合演講。也許是你的母校希望你回去校園談談你的職業生涯。也許是當地商會想邀請你出席他們的下一次會議,簡述你的業務發展。還有可能是你支持的慈善組織期望你能站出來,與其他成員分享你的專業知識。

但有時,事情沒有那麼簡單。或許是老板要求你在一次全國性會議上做報告。也許你應邀參加數位媒體或是網路研討會。又或者是你所在的專業協會想請你在國際會議上發言。

你會怎麼做?

你會不假思索地說「好的」,然後開始手忙腳亂地隨便拼湊一些發言內容嗎?聰明人都不會這麼做。

記住,演講邀請僅僅是──一個邀請而已。你手中握有選擇權,你可以決定:

● 是否要立即接受:在別人向你提出邀請後馬上答應對方。(我不建議這樣做)
● 接受邀請,但要提出一些小變動。(例如,問問主辦單位可否略微調整時間,以免跟你的旅行計畫有衝突。)
● 感謝會議主席的邀請,並表明你需要幾天時間來確認自己的日程,然後才能給他們答覆。(這是謹慎的做法,讓你能夠充分衡量此次活動是否值得花時間。)
● 讓主辦單位了解你十分樂意與他們的成員聊一聊,但是這個月你沒有空閒時間。(然後挑幾個日程上允許的月分供對方參考。)
● 禮貌地拒絕。

重點是,這是一個邀請,不是一張法院傳票。作為受邀發言的演講者,你可以有自己的選擇。

你的演講能否成功的決定性時刻就是此刻—就是你最初接受邀請,並安排好此次演講的主要事項的那一刻。如果你明知道可以用十五分鐘談完這個話題,為什麼還要答應對方講三十分鐘呢?假如你可以要求下午兩點半開始演講,又何必接受對方下午四點鐘開始的安排呢(還要耽誤自己的航班)?

一旦接受演講邀請,先確定你想講什麼

一開始,你要問自己:「什麼是我真正想說的內容?」然後你的回答必須乾脆俐落,不能猶疑不決。你必須專注於自己演講的主題,要謹記不可能把一切都囊括進一次演講中。

我重複一遍剛才的內容,它可以被理解為:

你無法在一次演講中涵蓋一切。事實上,如果你試圖涵蓋一切,你的觀眾很可能一無所獲。考慮清楚你真正想說的是什麼,不要額外摻雜任何其他內容。

例如,你正在跟一個社區團體宣傳你們公司的價值觀,那麼就不必和他們詳細講解你們公司的發展歷史。

如果你正在呼籲一個校友會為你的母校募集資金,就不要插入一段話來討論美國中學現存的問題。

如果你正在當地一所學校講述學習新的外語的必要性,請別把話題轉移到校長的薪水上去。

在演講中使用圖片?你是在演講,不是在發表學術報告。你不可能將每一個在你腦海中一閃而過的好主意都囊括進來。

記住法國啟蒙思想家伏爾泰(Voltaire)的名言:「『無趣』的奧祕便在於『說出一切』。」

如果無話可說,你該怎麼做

假設你想不出任何想要談論的東西。

不必擔心,如果不知道該說什麼,你可以問自己一些基本的問題。這些問題可以是關於你的部門、公司、產業的,諸如此類。像個記者一樣去發現問題,挖掘吸引人的素材。

● 誰?誰讓我們陷入當前的麻煩?誰能幫我們擺脫困境?誰真正該為此事負責?誰會從這個專案中獲益?誰會因我們的成功而獲得認同?我們的團隊該有哪些成員?如果此次併購失敗,誰將承擔惡果?
● 什麼?這種情況意味著什麼?實際上發生了什麼?什麼地方出錯?我們目前處於什麼狀態?我們希望發生什麼事?未來將帶給我們什麼?我們最突出的優點是什麼?我們最致命的弱點是什麼?
● 何處?我們下一步該往何處去?我們可以從何處獲得幫助?我們應該從何處縮減預算?我們應該向何處投資?我們應從何處尋找專業知識?未來五年我們想去往何處?我們可以往哪裡擴展業務?下一個問題會出自何處?
● 何時?事態何時開始惡化?情況何時開始改善?我們何時第一次參與進來?我們何時可以準備好接手新計畫?公司何時可以看到進步?我們何時能賺錢?我們何時可以擴編人員?
● 為何?此事為何會發生?我們為何會參與?我們為何不參與?我們為何這麼晚才參與?我們為何讓這種困境繼續?我們為何舉行這次會議?我們為何要堅持這個行動方針?我們為何該繼續保持耐心?他們為何開始這個計畫?
● 如何?我們如何擺脫這種狀況?我們又是如何陷入了這種狀況?如何解釋我們的立場?我們要如何保護自己?我們該如何繼續?我們該如何消費?要如何開發我們的資源?如何保持我們的良好聲譽?如何改善我們的形象?這一計畫究竟如何才能有成果?
● 如果……會怎樣?如果可以改變稅收法規會怎樣?如果我們建造另一家工廠會怎樣?如果土地用途管制規則不發生改變會怎樣?如果我們擴展出其他的子公司會怎樣?如果成本持續上漲會怎樣?如果我們的招募工作做得更好會怎樣?

這些問題可以引導你產出一些有趣的想法。假如你還需要更多靈感,可以做這些事:瀏覽其他的專業領域網站;以不同的角度看部落格網站;閱讀其他學科的學術期刊;快速瀏覽你通常不會閱讀的雜誌;看看國外的出版品;持續關注某個網站的RSS(Really Simple Syndication)一兩個星期;加入一個新的LinkedIn商業社群小組,去看看別人有什麼想法。總之,著手去做些什麼,以便發現新的視野。

簡而言之,要隨時隨地歡迎靈感的到來。美國畫家格蘭特.伍德(Grant Wood)曾經承認說:「我那些真正的好點子都是在擠牛奶的時候想到的。」

英國偵探小說家阿嘉莎.克莉絲蒂(Agatha Christie)坦承她常在洗碗時得到最棒的想法。

美國作家薇拉.凱瑟(Willa Cather)會藉由閱讀《聖經》尋找靈感。

所以,你要學會用眼睛去觀察,用耳朵去傾聽,隨時隨地準備迎接好想法的光臨。

少懷念過去,多期待未來。美國第三任總統湯瑪斯.傑弗遜(Thomas Jefferson)曾說:「相比於緬懷歷史,我更喜歡憧憬未來。」大多數觀眾會有同樣的感覺。別用你所處產業的「五年歷史回顧」來惹人厭煩,反之,你該告訴他們,你的產業在未來一年內將如何影響他們的生活。

有一個可以讓你專注於自己演講內容的好辦法,就是問自己:「如果我站在那個演講桌前的時間只有六十秒,什麼訊息是我必須向聽眾傳達的呢?」沒有什麼比這六十秒的限制更能讓人集中注意力了!

問問自己:「這群人會對什麼內容感興趣?」

媒體大亨泰德.透納(Ted Turner)曾遇過這種情況,他原本計畫要在紐約發表演講,但在去的路上他仍然還沒想好演講的內容:「我只是在想,我要說些什麼。」

然後透納宣布,他將捐款十億美元給聯合國。你可以想像當時餐桌邊的觀眾們的反應。透納的演講不僅讓觀眾們驚訝得張大了嘴,還為慈善事業帶來了改變。

你不必在演講過程中捐出十億美元,但你的演講至少應該是有趣的。

而且你演講的時間不能太長。我用傑弗遜總統的一句話來總結:「以小時計的演講,幾個小時後就會被人忘記。」

精準演講:從準備講稿到有效傳達,讓觀眾記住你!

(本文摘自瓊.戴茲著《精準演講:從準備講稿到有效傳達,讓觀眾記住你!》,日出出版提供)


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