「帕金森定律」該是所有管理者的警惕

當你開始思考「什麼事情必須要做」的時候,結果往往是愈想愈多,彷彿工作會無限增加。

怎麼做才算不浪費時間?

有一條令人嘆為觀止的定律,稱作「帕金森定律」,不曉得你是否曾經聽過?這條定律原本只是刊登於一九五五年的雜誌《經濟學人》上的一則「觀察報告」,後來在商業界裡不斷獲得印證。就像我在前面提過的,GT總是直到最後一刻才開始製作報告的行為,並不適合直接判定為「缺失」。相反的,對於那些無條件認定「工作愈早做完愈好」的人來說,帕金森定律無疑是一條犀利的反證。

這條定律認為「工作量會自行不斷增加,直到將所有可以運用的時間完全填滿為止」。簡單來說,當你開始思考「什麼事情必須要做」的時候,結果往往是愈想愈多,彷彿工作會無限增加。最簡單的例子,就是「調查研究」。請想像一下,可運用時間只有三小時的調查研究,跟可運用時間有兩天的調查研究,作法肯定截然不同。

假如有兩天的時間,自己可能會設下很多的「規則」,例如,必須盡可能在搜尋引擎上,以關鍵字找出所有相關文章,而且至少要熟讀這裡頭的十篇文章,接著才開始進入彙整作業,但有些規則可能只是在「濫用」時間而已。

相較之下,如果只有三小時的時間,第一件事很可能是「找專家協助」。接著可能會在專家的建議下列出一份範圍較小的「精選清單」,只鎖定清單的內容進行調查。如此一來,需要的時間就會大幅縮短。或許這種短時間的作法,反而更具建設性,能夠帶來較有意義的成果。

當然實際的狀況,還是得看調查的範圍到底有多廣而定,不能一概而論。但是較聰明的作法,應該是隨時確認已完成的細項數量(確認是否已達到客戶要求的標準,或是具有足夠的價值),同時設定一個合格點。曾經任職於管理顧問公司或投資銀行的人,必定都在實際的工作中學會了這套原則吧。

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(本文摘自服部周作著《麥肯錫主管意見回饋術:一流顧問都在用的精準傳達技巧,避免誤解、幫助團隊快速調整工作狀態,還能留住人才!》,樂金文化提供)


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