從小被灌輸不能失敗!東方職場不喜歡聽意見回饋

人是一種喜歡接受意見回饋的動物,請不要感到意外,這的確是事實。在歐美,愈是有能力的人,愈是渴望獲得他人的意見回饋,而這種人的成長速度也會愈快。

但是在東方的職場,大多數的人都不喜歡接受來自他人的意見回饋。一來,大家都希望被人看到最好的一面;二來,擔心給別人添麻煩;三來,從小被灌輸「不能失敗」的教育,這些都成了進行意見回饋時的阻礙。

前陣子,我聆聽了某顧問的簡報,想要提供他一些意見回饋,但他似乎猜到我的心思,竟然以突然有急事為藉口便匆忙離開。我心裡雖然為他感到可惜,但也沒有再提這件事。在非必要的情況下,我不喜歡強迫他人接受意見回饋。

其實就算是不喜歡接受意見回饋的部屬,只要你能不斷提供良性的意見回饋,對方也會漸漸產生想要接受回饋的欲望。與一般的意見回饋不同之處,在於良性的意見回饋必定是把焦點放在「個人的成長」上。構成良性的意見回饋有以下三大關鍵:

考量這3點,回饋才能發揮影響力

關鍵① 是否遵守SMART法則?(Is it SMART?)

首先,這個詞並不是一般人熟知的「聰明」的意思,而是在人才培育的領域裡相當有名的術語縮寫。

S:Specific(具體)
M:Measurable(可量測)
A:Actionable(可達成)
R:Relevant(相關性)
T:Timely(時機點)

以下舉例說明。假設遇上「部屬一意孤行寫出了拙劣的提案書,卻又不肯妥協修改」時,如果是我,就會這樣套用SMART法則:

最後的T(時機點),指的是向對方「傳達意見回饋的時機點」,而不是意見回饋的內容所提到的時間。以這個例子來看,傳達意見回饋的時間是愈早愈好。如果等到隔天才傳達,可能會來不及修改。

關鍵② 是否考量對方的能力極限?(Does it Stretch?)

良好的意見回饋,必須考慮對方的能力極限。在諮詢顧問的領域裡,有三個術語用來形容目標高低的三個階段,分別為熟悉而舒服的「舒適區」,以及跨越了舒適區的「成長區」及「毀滅區」。一旦意見回饋的目標訂得太高,對方無法負荷,就會選擇放棄,也就是進入了「毀滅區」。

在上述範例中,我設定了兩項可達成的目標,而且訂下了嚴格的時間限制。如果兩個目標都能達到當然最好,否則至少要完成一項。訂出時間限制,就是讓對方從「舒適區」進入「成長區」的方法之一。

關鍵③ 是否過了保存期限?(When does it expire?)

遇上一個像範例中這樣不聽勸且工作能力差的部屬,懶得繼續耗費心力,也是人之常情。雖然聽起來很殘酷,但是遇到像這樣的情況,放棄也是選項之一,這就像是意見回饋已經「過了保存期限」。

高手從不精神喊話,只會給出具體意見

我曾認識一個霸氣的歐洲人,他曾經創辦過好幾家企業,每一家企業在他的經營之下,企業價值總是瞬間暴增。他與其他人最大的不同處,就在於從來不會說出「要有信心」、「打起精神」這類精神鼓勵的話,而是每一句話都相當具體,並且十分重視細節。

例如,當有人說出沒有拿到訂單的理由時,假設是「上一次我們告知價格的時機點太早,而且價格也太高了」,他聽了之後,絕對不會說出「下次要同時兼顧時機及價格,先決定優先順序再採取行動」這種敷衍模糊的回應,而是會說「關於告知價格的時機,我要聽成功的例子」,或是「下次不要採用那個價格,改用這個價格」之類的話,這才是真正的高手會做出的意見回饋。

麥肯錫主管意見回饋術:一流顧問都在用的精準傳達技巧,避免誤解、幫助團隊快速調整工作狀態,還能留住人才!

(本文摘自服部周作著《麥肯錫主管意見回饋術:一流顧問都在用的精準傳達技巧,避免誤解、幫助團隊快速調整工作狀態,還能留住人才!》,樂金文化提供)


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