張敏敏:縮時工作 重新找回生命主控權

員工的發聲是減少工作時數的重要條件。

我在法商、美商、日商共有18年的外商工作經驗。外商的「責任制」三個字,將下班時間模糊化。每次家人問我,我永遠說不清今天會幾點到家。當深夜拖著疲憊身子摔進家門,我氣若游絲半躺在沙發上、望著天花板時,我常常不知道這樣的人生究竟是為了什麼?

曾經一個星期上班時數超過60個小時的我,決定戒掉加班。「絕不加班」的念頭一旦燃起,生命如同找到新的激發點,我開始想辦法在破碎的工作時間裡試著找回「主控權」。我在辦公室外面放了一朵玫瑰,然後告訴我周遭的同事(包括我的老闆):「看到玫瑰花就代表我正在忙!你找我,請假裝我不在~」而這樣刻意的營造,讓我擁有一個完整的工作時間帶。我開始思路泉湧,工作效率提高,充滿了動力。也因為絕不加班,我行有餘力,開始學英文、學簡報技巧。簡單來講,因為知道如何控制自己的時間,工作總時數減少了,但我的工作表現反而更佳。

我在閱讀《如何縮時工作》(Shorter)時,很驚訝地發現這樣的經歷,作者竟然藉由文字一一展現。

作者方洙正(Alex Soojung–Kim Pang)擁有歷史博士學位,在美國矽谷擔任百大企業顧問。他專職研究心流專注力,在工作與私人生活的平衡探討上,有許多的觀察和省思。

方洙正的最新著作《如何縮時工作》,闡述一個星期上班四天是絕對可行且對企業有長久益處的工作設計。他透過IDEO的設計思考六大步驟──架構問題、激發靈感、創意動腦、打造原型、不斷測試、分享出去,將業界執行縮短工時的經驗予以拆解,讓讀者對縮短工時的作法及概念有層次地逐步累積,進而直接感受到縮短工時的益處。

作者也提出一些我認為頗具價值的提醒。他提到,如果企業組織扁平化的程度高,員工成熟度也相對比較高;員工自主性夠,就能形成推動一週工作四天的沃土,讓縮短工時成功。關於縮短工時的好處,本書列舉各種企業的經驗並有效地佐證,包括個人工作效率的提升、創意增加、團隊協作意願提高,還能提高營業額,甚至擁有更多提升顧客價值服務的能力。我認為這樣的提醒,對亞洲讀者特別有幫助,因為我們泰半認為「努力工作」是成功的條件。事實上,這個觀念綁架了我們,讓台灣成為全世界工時最長的國家(根據2003年洛桑管理學院的資料)。

如何讓縮時工作成功,作者訪問了來自美國、日本、韓國等113家企業的高階主管或創辦人,透過具象的整理及分類探討,予以呈現。作者謹守本分,針對「如何做」,以及在不同條件下該選擇哪些作法,提出直接的建議。由於文章裡如實地記錄經理人的對話,閱讀時,讀者可從對話中找到細微的關鍵要素,並感受其中的施行要點及邏輯推演。這樣的對話提供身歷其境的感受及畫面,更協助讀者汲取要點,並在真實生活中試行和修正。

來自員工的力量是縮時工作的成功關鍵。作者認為,員工的發聲是減少工作時數的重要條件。當高階主管決定縮時、但不減薪時,讓員工盤點工作現狀並預測可能發生的問題,以及各單位間工作協作的必要項目,是相當重要的。員工提出意見,可以讓公司在執行縮短工時的實驗期(約3個月)減少錯誤及成本,這點我認為非常符合現在員工的特質,適宜適用。

施行縮時工作,勢必需要提高工作強度,而提高工作強度的前提是,主管得幫助員工找到完整、連續的工作時間。書裡面提到,新科技的運用、空間的分隔設計、番茄時鐘法、公司規定等,都可以協助員工尋找不被打擾的時間帶。有限但完整的時間段,反而能激發員工創意、提高效率,讓原本不必要的開會或無效率瑣事減少。這也是我覺得很棒的提醒。我個人認為,開會是一件非常需要高度管理的事,看到作者特別疾呼減少開會的必要,的確大快人心。

我認為《如何縮時工作》一書,非常適合目前這個快速變動、需要大量創意挹注的時代,也適合工作時間過於瑣碎的我們閱讀。透過六個步驟,它清楚、具體地整理出找回時間主控權的方法,而每個章節末了,都非常負責任地整理出要點。讓我們閱讀後,從對話中抽離,再度回到該步驟的重點,反覆地提醒和記憶。

我認為這本書談的不只是時間管理、工作效率或管理形態。它給我的啟發是,我到底如何看待我的人生,以及我究竟有沒有把時間用在我認為人生中最重要的事。

( 本文作者張敏敏,JW智緯管理顧問公司總經理、商周CEO學院〈變革管理〉總顧問。)

如何縮時工作:一週上班四天,或者一天上班六小時,用更少的時間,做更多的工作,而且做得更好

(方洙正(Alex Soojung-Kim Pang)著《如何縮時工作:一週上班四天,或者一天上班六小時,用更少的時間,做更多的工作,而且做得更好》,大塊文化提供)


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