高階主管很忙 請尊重他們的時間

高階主管承受著難以想像的績效壓力。公司就像複雜的生態系統,高階主管必須確保,各自行動的各個部門保持和諧。

每個人時間都不夠用,高階主管尤其如此。他們必須懂得如何支配時間,以滿足很多相互競爭的需求。他們必須推動策略行動,掌握市場情況,確保讓顧客、員工、股東、董事會滿意。

高階主管承受重責大任,精神和情緒上的負擔大到嚇壞大多數人。如果時間是他們最有價值的商品,那與說話能簡單明瞭的人溝通,會變得更價值。只要研究和建議準備完備,可以為他們節省時間。

我認識一位直屬某家上市公司的女執行長,她極獲信任,可以直接傳簡訊給在飛機上的首席執行長,提出簡短但明確的建議,而且幾乎馬上得到決議回覆。久而久之,我朋友不須再向執行長提出支持建議的數據,執行長也不再過問得出建議的過程。

圖/商業周刊提供
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我如何運用時間

我自己是執行長兼作者,讀到他們這些做法時,感覺很自在,因為我也是採取類似的策略,好能充分利用時間。在此,我不會說出自己最瘋狂的做法,理由是我想保留一點尊嚴。

舉例來說,逼近交稿期限時,每天從早上5點開始,一直到晚上11點,我只管寫作。我不看電郵,因為萬一收到緊急或令人不安的訊息,我整個早晨都無法集中精神。

與家人渡假和舉行派對這些事,都由助理負責。我倆用密碼傳達,誰該或不該列入我的行事曆。我一週洗3次頭洗,洗完頭後開始回覆電郵,利用這段時間讓頭髮自然風乾1小時,以節省吹整時間。

搭飛機時,我會把要簽字或提供意見的文件,印出來帶上飛機,好利用飛機起降、電子裝置必須關閉的那段空白時間。落地後,我會再用旅行用掃描機,回傳那些文件。

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如何評量高階主管的績效

高階主管承受著難以想像的績效壓力。公司就像複雜的生態系統,高階主管必須確保,各自行動的各個部門保持和諧。

沒有單一一種職務說明書,能夠涵蓋所有組織、每個高階主管的職責,但是評估績效幾乎一概根據以下標準來衡量。高階主管是透過六個主要績效(如下表所示),帶領企業走向成功。要是你的建議,與改進其中一項領域的績效結果有關,高階主管就有可能批准。

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營收和獲利、市占率、保留率這三項都能用關鍵績效指標( k e y Performance Indicator,KPI)來測量,反之幾乎所有的KPI也都與這三個領域有一個以上的關聯。如果你的建議最終出現在高階主管桌上,應該是與改善某一領域有關。所以,只要提出這些領域的相關建議,保證高階主管會看到它的價值,也能馬上判斷,他們為什麼要參與這項決議。

要是你已經有個好建議,打算向高階主管提出,請立刻自問:這會不會改善高階主管的某項執行績效?要是答不出來,請深入想一想,你的建議有什麼用處,以及要怎麼為此辯護?

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(本文摘自南西.杜爾特著《矽谷簡報女王用數據說出好故事》,商業周刊提供)


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