分心時代 簡報打動人心只有3分鐘

成功的簡報,必須只靠資訊品質和資訊流,就能緊抓住觀眾的注意力,並持續到第一階段的決策流程結束為止。

每當你在進行提案、報告或簡報,試圖影響任何人做任何事時,對方在不到三分鐘之內,就會判定對你的第一印象,也會確定自己是否接受你的想法。這不是你的錯,這是人性。

人類的持續注意力在過去二十年不斷縮短。微軟最近的一項研究指出,人類的平均注意力只持續八.二秒。

連金魚都還有九秒。

這不代表我們都是弱智、無腦又心不在焉的殭屍(不過如果家中有青少年,可能就不會同意),其實正好相反。

實際上,現今人們更專注也更有效率。科技蓬勃發展,人們能立即取得大量的資訊,因此消費者非常懂得精打細算。一旦碰到冗長的解釋、廢話連篇或愛咬文嚼字的銷售技巧,他們的容忍度會瞬間變成零。在八.二秒內就開始恍神放空。

無論是對大型研究醫院董事會或高中的家長會做簡報,現在的觀眾只要迅速、清楚、簡潔的資訊。這樣的事實會狠狠打你的臉,想必你一定感受到痛了。

起碼我曾痛苦過,我們的處境都一樣。

成功的簡報,必須只靠資訊品質和資訊流,就能緊抓住觀眾的注意力,並持續到第一階段的決策流程結束為止。他們必須能針對你的想法形成概念,將優點套用在自己的情境中,然後願意繼續參與其中,或展現強烈的興趣,進而實現這個想法。

你大概只有三分鐘的時間,就要打動觀眾。

我也不例外。

一本商管書的前言通常超過十四頁。但讀者還沒讀完前六頁,就會決定要不要繼續讀。想也知道這大概花不到三分鐘的時間。

因此在切入正題前,我唯一的要務就是讓你興奮地讀完前六頁。像這樣:本書循序漸進地引導讀者了解如何運用策略,將業務、產品或服務濃縮成最有價值和和吸引力的要素,成功簡化資訊。接著運用好萊塢精湛的敘事技巧,簡潔有力地傳達這些要素。

本書系統的核心原則如下:

企業、理念、產品或服務的價值,全都可以(也必須)在三分鐘內清楚、簡潔、準確地傳達出去。在前三分鐘內,最重要的是,必須生動說明企劃案裡最有價值的要素,緊抓住觀眾的注意力、吸引他們投入。

只要遵守這些規則,每次提案或簡報就會說得少,但效果反而最好。

我講的不是「電梯簡報」。和在電梯裡脫口說幾句好記的口訣相比,重要的會議、商業談判和有效的溝通要花的時間比較長,也更需要精心調整。

最重要的關鍵,就是以最吸引人的方式,提出最有價值的資訊,確保觀眾能對內容感興趣、願意參與其中。三分鐘不只是縮短簡報時間,也是依據接近動機的研究結果。研究指出,如果只要能讓消費者維持注意力三分鐘,就可以吸引他們,並創造出他們的欲望。

簡單就有力量。
清楚就吸引人。
資訊就是價值。

箇中竅門就是把想要說的所有資訊,和需要說的重點區隔清楚。

本書會說明達成這個目標的確切步驟。

打造最有效、最具影響力的三分鐘,是一個包含兩個步驟的系統。請記得:本書其他章節會針對每項概念充分說明,並提出具體範例:

第一步:將資訊簡化和濃縮成最吸引人、最具價值和最必要的元素。打造一條逐項說明重點的路徑,清楚引導觀眾了解這項資訊,水到渠成得出你要的結論。

第二步:將上述元素結合,設計兼具娛樂和敘事效果的故事,抓緊觀眾的注意力,再增加內容到三分鐘,以便創造出他們對你目標的渴望。

只要運用書中的兩個步驟,就能以最強效的方式傳達資訊,同時確保觀眾能專心聆聽和理解簡報者的表達要點。

在整個流程中,你會發現如何:

運用好萊塢必勝的敘事技巧,讓普通的提案,搖身成為極具效率又引人入勝的故事。

將資訊清楚的以條列式呈現,透過一項項解說,引導觀眾得出正確的結論。

將前三分鐘打造成簡報中,最有感染力的時間,讓你有機會繼續維持觀眾的注意力。

將元素編織成有趣的故事,達成說得少,但效果更好的目的。

無論您是顧問、業務經理、速食店經理、健身教練或是承包商,都能運用書中的指導原則,以最有效的方式將概念傳達出去。

這些原則也能充分應用在生活的各個層面,而且還能快速上手。

後面的章節會介紹WHAC的四大步驟。這個效果強大的指南,能協助你辨認出簡報中最重的元素,再加以評估和排序。只要回答WHAC的四個問題:「這是什麼?」(What is it?)「如何運作的?」(How does it work?)「你確定嗎?」(Are you sure?)「做得到嗎?」(Can you do it?)就能把最關鍵的要點,編織成引人入勝的故事結構,然後會發現,在任何情境和關係下,都可以善用說故事的魔力。

本書一開始會將提案或簡報,拆解成項目要點的格式,再把這些要點擴展成核心價值陳述句。接著運用一些好萊塢最有威力的說故事技巧,串聯這些陳述句。然後我會從頭開始教你,如何準備完整的三分鐘簡報。最後,我會分別說明提案、簡報或會議,應該如何開場或結尾。

過程中,你會遇到世界摔角娛樂(WWE)的總裁兼首席執行長,文斯.麥馬漢(Vince McMahon)、美國搖滾歌手邦.喬飛(Jon Bon Jovi)、美國知名節目主持人吉米.法隆(Jimmy Fallon)、美國影星卡麥蓉.狄亞(Cameron Diaz)與數十個絨毛兔、水管工、探油工、替馬匹搭建Airbnb的人和好幾位搞不懂狀況的執行長。也會了解什麼是「臀部窄道」;發現「自由鳥」(Freebird)不是一首歌,而是一個應用程式;參加四十三人的電視台決策會議;做火警和電話測試;愛上便利貼、討厭簡報投影片,同時找到故事的伏筆和王牌。

這本書源自我二十年來擔任好萊塢製片、企業高階主管教練,及簡報顧問的經歷。

我參加過將近一萬場的宣傳活動。運用這套系統讓我得以向四十多家電視網和發行商,成功賣出超過三百部電視和電影企劃案。我在三分鐘內就賣出的電視節目包括《完全改造:超級減重篇》(Extreme Makeover: Weight Loss Edition)和《酒吧救援》,總收入近十億美元。

但我的方法不只適用好萊塢。過去五年裡,透過簡報和提案技巧教學,我不斷努力幫助和你有類似困擾的人士──不管他們想賣的是什麼。從財富百大企業執行長,到家長會會長,我教會各式各樣的人這套法則。這套方法讓水管工成功銷售房屋修繕系統、協助律師打贏官司,也讓鑽油公司賣出庫存。

別擔心,這套方法比你想像的容易,也會省下你不少力氣。我保證你會說得更少,得到的效果卻超級好。

關於這本書的優點和內容,我可以再寫上十二頁,但這只是浪費時間,現在你大概已經決定是否要繼續讀下去。這就是為什麼所有簡報、提案或書中前言的前三分鐘是關鍵時刻的原因。

別在前三分鐘內,再失去任何人。

我們開始吧!

簡短卻強大的3分鐘簡報:好萊塢金牌導演教你「WHAC法」成功提案,用最短時間說服所有人

(本文摘自布蘭特.平維迪克著《簡短卻強大的3分鐘簡報:好萊塢金牌導演教你「WHAC法」成功提案,用最短時間說服所有人》,采實文化提供)


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