學起來!不要說「幫我」 要說「拜託你」

要讓對方立即並確實的付諸行動,「這件事想拜託你」,這句話很好用。

很少有工作只靠一個人就能完成,幾乎所有工作都得以團隊方式來進行。

為了讓團隊工作有進展,除了自己必須踏實行動之外,也需要旁人跟著動作才行。如果只有你自己前進,周遭人卻沒跟上的話,就會導致工作停滯不前。你必須思考如何讓旁人即刻採取行動。

「你能幫我準備下週的簡報資料嗎?」、「你能幫我做報告嗎?」當你拜託部屬和同事時,是否只是口頭說說就結束了?如果是,那這種指示未免過於曖昧。倘若對方會提問的話倒還好,但我想多半都不會有人進一步詢問。

既然如此,你是否在心中曾有過:「到底還要做多久才給我啊!」、「跟我指示的內容完全不一樣啊!」等焦躁不滿的想法?「就算不說也看得出來吧」、「不懂的話可以直接問啊」,雖然這麼說也對,但很少人敢直接問。一旦結果與自己預期的不同,就得多費一次工從頭來過。因此,最好清楚溝通好步驟,畢竟用模糊的指令,除了會讓工作不順利,也會帶來壓力。

首先,我認為不只要告知最終完成日期,還要進一步表示,例如,「做到50%左右也行,到時先確認一下方向吧」,多少為對方降低一些難度;其次是傳達工作目的。

以企劃書或簡報來說,文章的寫法或文字大小等呈現方式,會取決於你的目標對象而改變。若是人數少的內部會議,版面文字較小、間距緊密也沒關係;若是針對人數多的外部公司做簡報,就要多費點心思了。當某項工作的目標很清楚時,就算有疑點,也很容易判斷並解決。

如果能明確表達為什麼要拜託某個人會更好。當人覺得自己深受依靠、仰賴時,會變得更有衝勁,所以當你以「這件事想拜託你做」這種表達方式時,有助於提高對方的動力。

我也一樣。接到工作委託時,若對方有說明為什麼要這樣做、為什麼會找上我,就會讓我想努力去做得更好。例如,當對方邀請我演講時,對方表示有讀過我的作品《「行動派」與「空想派」的習慣》,並拜託:「希望您向學生和家長談談,不要單單依靠意志力,而要懂得塑造環境的重要。」這樣一說,我就明白對方期待我談論「透過塑造環境讓自己動起來」這種激勵自我的內容,進而點燃鬥志。

人會好奇「為什麼是我」,而一旦發現「原來誰來做都一樣」,便不會奮發努力。大部分的工作都沒有正確答案,你只能摸索出雙方都能接受的解決方案。

若你希望對方即刻動起來,並且不會過度偏離自己預期的方向,就不要把工作通通丟給對方。

POINT:要讓對方立即並確實的付諸行動,「這件事想拜託你」,這句話很好用。

管理,就是先決定不做的事

(本文摘自塚本亮著《管理,就是先決定不做的事》,大是文化提供)


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