週休三日有何不可?縮時工作可以這樣做

不管你是老闆或是團隊小組的組員,都得思考如何提升工作效率,如何客氣卻也無情地「操」自己的時間,並讓自己在週四前完成工作。但是你也必須做些文化上及心智上的改變。不妨把時間視為你可以動手設計的成品,把工作日視為某個產品的原型,就像你為某個硬體或某種經驗率先做出原型一般。

把時間視為可被設計的成品,並非你從教科書裡學到的抽象概念,其實這更像團隊運動的陣式或語言的語法:透過練習及實作而精進。所以你該如何實踐呢?就領導人與企業而言,可實際演練以下建議:

會議短而小,重點明確
減少會議次數並重新設計會議,這是不錯的初期目標。你的目標並非完全淘汰會議,而是讓會議能夠受掌控。會議猶如工具,工具必須盡可能地實用。會議要精簡,不該長過必要;不該大過必要;目的也要盡可能明確。換言之,會議要短而小,重點明確。

重新設計工作日
一旦會議時間縮短,自然多出一些自由時間,下一步是規畫完整的時段,讓員工專心處理高價值的工作,不會因為受外界干擾而分心。讓大家清楚知道,在這些時段,員工可以專注於重要的工作項目,不用管其他不重要的事情,也可以忽略電子郵件或其他讓人分心的事物。公司可以規定某些時段才能會客,或是制定規矩,規範打斷某人做事、傳簡訊、收發電子郵件時的注意事項。

重新設計工作方式並應用新工具,設計實驗流程測試它們有效與否
我們鮮少思考自己工作的方式,也甚少深思自己如何使用科技(抑或如行為經濟學家所言,鮮少研究自己如何做出各種決定)。這現象對公司或個人都成立。向大家清楚解釋,個人或組織該如何照著流程測試一些成效可期的技術與工具—不論是個人或公司全體要使用的工具。

講故事給客戶聽
要能向客戶與消費者解釋為什麼公司要縮減工時,協助他們瞭解公司何以要做如此劇烈的改變。預設他們可能有的疑慮並想好如何化解,顯示你重視對方,願意將對方納入通盤計畫的一部分,這樣對方比較可能支持而非抨擊貴公司的改革計畫。

員工也發現,重新設計工作日並非各自嘗試就好,也不只是關乎個人的生產力,或重新設計最適合個人的日程表而已。

時間與專注力是社會資源
你能否專注,取決於他人是否尊重你的專注時段,意思是你不能只專注於提升自己的產能。當你重新設計工作日時,別忘了建立並遵循社會規範;大家都遵守規範,才有助於提升每個人的生產力。

分享有效的嘗試
在試辦階段,每個人都要調適、改變,試用新的工具。不要只顧著自己摸索,如果你能和他人分享心得(包括好的與不好的),其實對自己也有利。

也分享其他東西
工作的樂趣之一是能和他人社交互動,建立連結。當你全神貫注、認真工作時,無需犧牲或放棄社交。其實工作時更專注的好處之一,是為你創造更多與他人優質互動的時間—一起午餐、真心交談,而非只是互傳簡訊。重新設計週休三日的原型時,別忘了一併重新設計辦公室的社交生活。 原型能幫助你釐清思緒,重新思考何謂挑戰,並發揮創意,想辦法克服它。不過誠如設計師的經驗談,設計與打造原型還不夠;若要瞭解原型到底行不行得通,以及該如何改善,還得進一步測試。

我們歌頌過勞的工作形態,也衍生諸多問題,包括不易招募到合適的人、難以留人、破壞工作/生活的平衡、打亂職涯與收入的穩定性、身心俱疲。頭痛醫頭、腳痛醫腳的解決方式,也許能解決其中一個問題,但其餘問題仍然無解。的確,有些改善勞工健康及彈性工時的計畫成效有限,加上經濟與技術因素只是加重了過勞現象,結果歌頌過勞的聲音有增無減,而今過勞已是壓倒性地普遍存在,讓大家覺得長工時無可避免且理所當然。 同時,最富與最貧之間的差距愈來愈大,讓大家普遍有個感覺,現代經濟富的是菁英,而非為普羅大眾創造財富,影響所及,助長了民粹主義,點燃不滿情緒,也對政治與經濟體制失去信任。人工智慧的到來近在眼前,機器人、各種新技術紛紛出爐,恐進一步擴大貧富差距、取代工作、淘汰產業、掏空全球數十億人口的未來。

如何縮時工作:一週上班四天,或者一天上班六小時,用更少的時間,做更多的工作,而且做得更好

(本文摘自方洙正(Alex Soojung-Kim Pang)著《如何縮時工作:一週上班四天,或者一天上班六小時,用更少的時間,做更多的工作,而且做得更好》,大塊文化提供)


延伸閱讀

人手不足忙不過來?專家:不是工作多 是工作慢!

工作速度快的人 都是怎麼做事的?

一年頂十年 時間更少反而更好?