會計學之父:商人應保持機警 每天對帳

人類文明之初,無論是結繩記事,還是文字和貨幣的發明,都和一件事有關─記帳,人類記帳的歷史可謂源遠流長。

然而,你很可能不知道,雖然歷史久遠,但從最早用泥板記帳之後的 5,000年以來,人類記帳的技術始終非常落後。直到14世紀末依然如此,全世界幾乎所有的商人,一年到頭辛苦經營下來,連自己到底賺了多少錢都算不清楚,換句話說,就是一筆糊塗帳。

因為幾千年以來,人們都只會記流水帳。

什麼是流水帳?就是簡單地按時間記錄一筆帳,它跟流水帳作文是同一狀況。你可能玩過一款經典遊戲叫「大富翁」,我們就用它來打比方。如果路過金貝貝的購物中心花費20,000元,請朋友吃飯花了 500 元,你可以這樣記帳:

吃飯支出:500 元;購物支出:20,000 元。

這看起來很清楚,但生活並不是這麼簡單。有時候,一筆帳來了,你會不知道該不該記,如果要記,又該怎麼記;因為它的性質是交叉的,既可能是收入,也可能是支出,例如:

購買股票支出:5,000 元;

今天是信用卡還款日,還了 5,000 元,還欠 1,000 元;

今天向朋友借了 1,000 元現金,已經用了 200 元為公司代墊交通費。

買股票是支出,也是投資,這筆錢並沒有真正花出去,那該如何記?類似的項目一旦記上去,月底的統計就不是簡單的加減了。同樣令人煩惱的還有上面列出的借款和代墊款,如果記,可能重複,如果不記,又可能漏掉了開支的項目。

這就是流水帳的困境,只能記錄簡單的收入和支出,對於借款、貸款、預支、訂金、轉帳、報銷等複雜的行為就不適用了:如果都記下來,就一定會重複,如果不記,又可能漏記。而對一家大公司來說,交易會如雪片般飛來,一筆一筆核對,將是極其繁瑣的工作。

這就是15世紀以前,商業記帳的真實情況。每個商人都有一本流水帳,但業務一多、一複雜,就變成糊塗帳了。具體賺了多少、賠了多少,商人是算不清的。

這對商業發展的限制實在太大了,帳記不清楚,公司就只能小本經營。為什麼?因為公司要做大,就要有合夥人,試想一下:如果算不清帳,合夥人就會因為分紅發生爭吵,很多合夥人可以共患難、一起打拚,但如果賺了錢分不均,結果就是爭得面紅耳赤、一拍兩散,古今中外很少有例外。俗話說「不患寡而患不均」,西方也有一句話,「帳目常清,友誼長存」,道理類似。

如何把帳算清楚,把錢分公平?在全世界,是威尼斯人率先解決了這個問題。

12世紀的威尼斯已經出現了複雜的合夥和投資。出海前集資,回來後分紅,一次航行就是一單生意。一艘船的貨物可能來自十幾個人的集資,然後被賣給幾百個人,這幾百人當中的幾十人,可能又會二次販賣,所得的錢又投到另一艘船的貨物上,再被另外幾百個人買走……如此一來,那最初的十幾筆錢後來流向哪裡?那些最初的投資要怎麼折算成財富,賺了還是虧了?

為了解決這些問題,一種新式帳本開始在頭腦靈活的威尼斯商人手中流行。到 14 世紀時,威尼斯商人在記帳和計算方面已經領先世界。但當時的知識傳播相當緩慢,威尼斯人也只管賺錢,並沒有意識到自己的記帳方法是全世界第一,直到帕西奧利(1445 – 1517)出現,這種方法才被系統性地總結,逐漸傳遍世界。

帕西奧利是一名義大利修道士,同時也是一名數學愛好者。他的第一份職業是家庭教師,在一名威尼斯大商人家裡為孩子講授數學。帕西奧利的課上得好,孩子們喜歡他,大商人爸爸也願意和他聊天。這位商人和帕西奧利分享了許多商界風雲和經商苦惱,他告訴帕西奧利,商人是為數字而生的,他們在決策和行動之前,必須把所有的利害關係都換算成數字,然後放在天秤上衡量。做生意就是要找到一切低價買入、高價賣出的機會,但大千世界變化多端,就算長 100 隻眼睛、100 顆腦袋都不夠用,因此商人要用心觀察,不停地記錄和計算,記錄得愈清楚愈好,即使有 1 萬筆交易也不能怕麻煩!

換言之,一個商人必須是敏捷的記錄員和精明的算術家。這些話在帕西奧利的心中埋下一顆種子,啟發他思考商業活動和帳目記錄的關係。

啟發帕西奧利思考記帳問題的第二個人是達文西(1452–1519)。1490年代,帕西奧利應邀到米蘭宮廷講學,他在這裡遇到達文西。這個時候,達文西正在為聖瑪利亞感恩教堂繪製〈最後的晚餐〉。兩人很快成了「親密好友」,達文西雖然對人體的幾何和比例有著敏銳的直覺,但缺乏數學知識,帕西奧利樂於分享,教他代數、幾何和透視,達文西則投桃報李,為帕西奧利的新書配上精美的手繪插畫。

達文西是歷史上公認的一位曠世天才,在藝術、科學、工程等諸多領域都做出了非凡的貢獻,這裡要強調的是,達文西本人就是一位敏捷的記錄員,與他同時代的人回憶說,「達文西有一種做記錄的本能」,他在腰間掛了一本小本子,隨時記錄周邊發生的事情和自己的觀察,甚至動手畫下來。直到今天,全世界的博物館都還保留著達文西的 7,000 多頁筆記,而這還不到他全部筆記的 4 分之 1。「在紙上做筆記」被後人認為是達文西驚人創造力的一個重要來源。

在達文西的時代,他只能記到紙上,今天我們可以記錄到電子設備上,也就是把筆記變成數據,這樣更加方便分析。達文西的做法也後繼有人,受到他的啟發,大發明家愛迪生(1847 – 1931)也隨身攜帶一本筆記本,隨時隨地記錄觀察靈感和創意。愛迪生去世後,後人在他的房間裡發現了 3,500 本筆記本,如果你認為這令人驚訝,那可能證明你還不瞭解記錄當中蘊藏的真實能量。

回到帕西奧利。幾年之後,米蘭爆發了戰爭,帕西奧利和達文西結伴逃往佛羅倫斯,這一對「親密好友」朝夕相處,常常一起討論問題,從人體的比例、對稱,談到了數學中的二分、兩極、二元對立和二律背反。

達文西認為:「人有兩面性,有善就有惡,有愛就有恨。它們不僅存在於我們的精神,也存在於我們的身體,很多時候,上就是下,寬就是窄。」

帕西奧利答道:「《傳道書》也說過意思一模一樣的話,有生就有死,有種就有拔,有悲傷就有歡笑,有推翻就有建立……」

「對,整個物質世界都展現了這種二元性。」

達文西的回應啟發了帕西奧利把「二元對立」衍生到世界萬物,包括他正在思考的商務記帳領域。他意識到,商人面對的利潤和虧損,就是收入和開支的二元對立,這應該成為商業記錄的支點。

怎麼記呢?這時候,威尼斯人發明的記帳方法已經傳到義大利,但並沒有大規模流行,帕西奧利開始對這種方法進行梳理和總結。

1494 年,帕西奧利在自己的著作《算術、幾何、比與比例集成》(也有人稱這本書為《數學大全》)中,將這種方法命名為「複式記帳法」。他如此總結這個方法的精髓:每一筆商業來往都要以相等的金額,同時在兩個帳戶中進行雙重登記,即有借必有貸,借貸必相等。如果全部的業務都這樣記錄,那麼商人就可以建立隨時結算的體系,即任何時候都可以算出一個利潤的準數。

例如,你今天花了 5,000 元買股票,用流水帳的記法,你記下「買了 5,000 元股票」就行了。但如果用複式記帳法,你必須同時記下兩項:一項是從現金帳戶減少 5,000 元,記為「–5,000」;另一項是在投資帳戶增加 5,000 元,記為「+5,000」。

圖/時報出版提供
圖/時報出版

這兩個不同帳戶裡的 5,000 元,就是一借一貸,如果把「你」換成一家公司,借貸就變成了「負債」和「權益」。透過這種負債和權益的複式記帳法,公司就可以清晰地追蹤每一筆資金的流動和來龍去脈,計算它的回報率。因為所有帳戶的借貸之和,即正數與負數之和必須為零,就像能量守恆定律,這種方法也特別方便在記錄中找到錯誤。

帕西奧利建議商人天天記帳。在所有家禽當中,帕西奧利認為公雞是最警覺的,不論春秋冬夏,牠徹夜警戒,從不休息。商人就應該像公雞一樣,時時保持機警,每天都要對帳,如果一天下來帳目不清、借貸不等,是不能上床去睡覺的。

帕西奧利對複式記帳法的總結,推動了科學記帳方法的大規模普及,後世將他稱為會計學之父。

數商:向阿里巴巴前副總裁學習數據時代的生存商數

(本文摘自涂子沛著《數商:向阿里巴巴前副總裁學習數據時代的生存商數》,時報出版提供)


延伸閱讀

一掃職場壞心情!其實…同事都是外星人?

會議記錄該怎麼寫?別錯失每個發言背後的「議題」

聰明人變笨都是公司的錯?

2020年度財經好書揭曉!書單30CEO選書人氣票選
歡迎訂閱追蹤 Instagram 樂讀電子報 回工商書房首頁