會議記錄該怎麼寫?別錯失每個發言背後的「議題」

把核心議題擷取出來,用問題的方式來做修正,其實是一件 相當高難度的事情。

在文章寫作指導中,當掌握到「議題」時,腦中會靈光一閃,「我懂了!原來不是寫下發言內容就好」。下頁有一篇會議紀錄,請各位先大略瀏覽看過去就好。

會議紀錄最重要的重點是:
把議題以「問題」的方式,在腦海中大大地清楚地寫下來。
這就是全部了。這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。

為什麼這麼說呢?這是因為我們不論是在開會、小組報告或與人會面時,都沒有事前確認「議題」的習慣。

舉例來說,假設你今天已經去見過某個人,當被問到「當時,你們談了些什麼內容」 時,你應該會回想起來「說了這件事,也說了那件事」。那麼,當被問到「你們討論的主題是什麼」,要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候,這一點其實是相當困難的,因為日本人對於「議題」這個概念非常地薄弱。

〈會議紀錄〉秋季區民祭典活動 第二次會議 記錄:山田

議題:區民祭典的活動目標為何? 活動能帶給參加者什麼樣的價值?
日期、地點:二○○╳年九月十一日 下午二時三十分至五時 區民會館
出席人員:榊原、小泉、柏野、菱川、山田
前次會議討論題綱
●對於區民祭典活動有什麼想法?請每個人都提出自己的規劃。
●為了要選定其中一個想法,必須要先決定「祭典的活動目標」。
●菱川、山田對「活動目標」提出了方案。 本日會議流程 決定活動目標。

以菱川和山田的方案為基準,由活動成員一起討論細節,最後提出要達成的目標。
●山田和菱川提出他們的方案→進行討論。
● 參考與研究來自其他地區活動的成功和失敗事例的影片與資料,以便了解各地區活動之進行狀況。
●為了決定目標所做的討論→決議。

會議重點
一、活動對象是誰?由於去年十歲至二十歲的年輕人參與度不高,希望能規劃一個讓年輕人會想要積極參與的活動。以及讓每年都很期待祭典活動的中高年齡層長者,都能夠開開心心地享受活動。
二、目標要清楚明確。希望讓大家帶著什麼樣的心情和感覺,來享受這愉快的區民祭典活動? 本日決議事項 活動目標放在增進世代之間的交流。舉例來說,就像讓老人家與孩童們、或十歲與四十歲的人之間,能夠自然而然地產生對話,透過祭典活動的舉行,給予不同世代間一個能夠互相交流的場所與機會。

未來的議題
何謂增進世代之間交流的機會? 具體化的方案為何?

下一次會議預定流程
下一次的會議,請菱川與山田各自就「如何增進世代之間交流」這個議題,提供具體且有邏輯的概念或想法,讓全體成員一起來討論。其他成員也請每個人提出一個方案。(二十二日下午一時於區民會館)

因此,無論是會議、或是類似「有關秋季區民祭典活動」的討論會等,皆以一種含糊籠統的形式開始,由出席會議者們緩緩地輪流發言,而不知不覺之間,當會議結束之時,則是往某個方向做出最終結論。

很多時候會議紀錄都是交給年輕員工負責,如果會議主持人在事前能夠先將「問題」 表達清楚的話,如「秋季區民祭典活動日期是什麼時候」、「秋季區民祭典活動的贊助廠商要委託什麼企業幫忙」等,那麼,負責會議紀錄的人就會比較輕鬆,不過,這樣的機會卻是可遇不可求。

幾乎大部分的人參與會議或討論會時,都曾出現過一次或兩次這樣的念頭,「這個到底是在開什麼樣的會啊」、「現在他們在討論的主題是什麼呢」、「為什麼會叫我來開這場會議啊」、「要怎麼融入或發言啊」等。

即便是這種步調輕鬆但卻有些許模糊不清的會議,只要在會議之後,好好地下功夫來寫會議紀錄並發送給所有出席人員,就能夠讓整個會議的議題變得清晰,也能夠把「這次會議是在開什麼的啊」這種問題,整理出一個頭緒傳達給所有人。

如果只是將優良的發言內容有條不紊地記錄下來,那這份會議紀錄也只是在浪費時間而已,請避免這樣做。試著去改變自己的觀念吧。

不要把注意力放在出席人員說了些「什麼」上,而是放在他們說了「與什麼有關」的話。在每個發言的背後,都有一個「問題」,也就是議題,請把焦點放在該處並仔細聆聽,然後寫下筆記。

提出良好發言內容的人,或是提出能夠讓會議流程改變的發言者,他們肯定了解什麼是「好的問題」。也應該能夠將過去已經討論過的「問題」方向,一口氣轉向更好的方向。而我們也可以思考一下那個「問題」是什麼。

接著最後的部分,要來思考「今日的會議,結果到底討論了與什麼有關的事情」,然後把它用一個疑問句寫在會議紀錄的開頭處。當然,有些時候可能會出現多個議題同時討論的狀況、或會議中途議題偏離了會議主軸的情形,而這些臨時狀況讓會議就在一股不明確的氛圍下突然地結束了,每間公司應該都曾經遇過這種情形。不過,也正因如此,找出那個最核心的議題,便是此時最為重要的一件事。

若能將核心議題白紙黑字寫下來,那麼,收到會議紀錄的出席人員內心也會這麼想,「喔!沒錯,我們在那次會議決定了目標,原來是這麼回事。當會議開始時,我不太明白為什麼,有種就默默地聽從講話大聲的人的意見,不過,現在我懂了,那次會議主要目的是要決定活動目標的呀。這份會議紀錄提醒了我,沒錯,就是如此啊」,相信出席人員一定會更加了解自己所做的事情,對整個活動團隊也會很有幫助。

而實際上在書寫的時候,把核心議題擷取出來,用問題的方式來做修正,其實是一件 相當高難度的事情。不過,這樣的作業流程,能夠有效鍛鍊頭腦,是一項出色的寫作訓練。請不要放棄,繼續努力嘗試。

若能將會議議題以「問題」的方式,清楚明白地呈現出來,撰寫會議紀錄就不難了。

對於所提出的問題,要做出什麼樣的「回答」呢?這就是本次會議最終的「決議事項」,將其寫在會議紀錄最後面就可以了。 在「問題」與「回答」之間,要先決定優先順序,從大方向開始大概寫三個左右即可,比如要用什麼步驟或方法來討論問題?(會議的流程)、回答該問題時,哪些部分必須特別注意?(會議的重點)。不需要太過枝微末節的細節。決定優先順序是很重要的工作, 如果能夠做到這一點的話,那麼會議紀錄的第一步就算合格了。

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(本文摘自山田紫霓著《從沒想法到有想法的精準表達寫作術:透過自我提問,找到切入觀點。沒靈感時,這樣寫就對了!【日本暢銷20年】》,方舟文化提供)


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