不是宅!在家工作更有生產力的五個秘訣

在家工作有效率的第一個關鍵,就是要固定你的工作時間!

辦公室工作有辦公室工作的優勢,在家工作有在家工作的好處;共同的評估指標只有一個:最終你產出了什麼成果?

2020 年因為COVID-19 疫情的關係,越來越多人開始有機會在家工作。

不用進辦公室,雖然看起來很不錯,不會遇上塞車、風吹雨打、也不用趕著打上班卡,想什麼時間做事就那個時間做事,沒人管、沒人在旁干擾,日子看起來好像更自由了……。但很多在家工作者都早已發現,一陣子之後,做事效率和生產力似乎也會一路走下坡。

過去的十幾年,身為職業講師和簡報教練,除了上課時需要在客戶的訓練教室待上一整天,平常沒課就大部分在家工作。透過這樣的工作模式,我完成了五本書,包含《教學的技術》、《上台的技術》、2 本Joomla 架站書,以及與憲哥合寫《千萬講師的50 堂說話課》。2020 年也同時完成博士論文計畫書,取得博士候選人資格,並推出了一個成功的線上課程「教學的技術」,還完成了你手上的這本書。可以這麼說,雖然都是在家工作,但生產力也維持一定的水準。

為什麼我能避開在家工作者擔心的「無效率」現象呢?

自己在自家,自律方自強

如果你剛開始成為在家工作者,或是已經在家工作很久,卻希望能進一步提升工作效率及生產力,我整理了過去的經驗,濃縮成這一篇「在家工作更有生產力的五個秘訣」,希望可以幫助你在家工作更有生產力:

1. 固定工作時間
2. 寫下重要工作
3. 排除工作干擾
4. 掌握工作節奏
5. 學習效率工作

接下來我們一個一個來看,怎麼樣執行及落實這些秘訣。

1. 固定工作時間

在家工作的第一個問題,就是不用通勤、不用打卡、也沒有人管。這一來,是不是什麼時間想工作就工作、想休息就休息?當然不可以!在家工作有效率的第一個關鍵,就是要固定你的工作時間!

以我為例,很多人都知道,我平常都一大早就起床,像寫這篇文章的當天早上是04:00 起床,然後我會用一個固定的儀式喚醒自己(沖澡+泡杯 Espresso),大概花掉半個小時的時間,然後就開始工作。一般而言,我都是05:10 ∼ 05:15 開始工作,一直工作到7 點,加起來大概有100 分鐘,是我的第一段工作時間。

之後轉換成爸爸模式,喚醒和送小孩上學。9 點回來,簡單的早餐後,09:30 就又開始工作,至少工作到12:30,有時會到13:30 ∼ 14:00,這邊大概又有4 ∼ 5 個小時的工作時間。星期一到星期五,都是如此。

別誤會了!我並不是說一定要大清早起床,重點是要自己設定好工作時間,不管是8 點開始或9 點開始,反正到了那個時間,就要坐在你的工作位置,開啟一天的工作,找出你最有效的黃金工作時間,把它固定下來!就是因為在家工作自由,才更需要自律!有了自律,才會讓你更有生產力。

2. 寫下重要工作

在家工作有生產力的秘訣二,就是在開始工作之前先在紙上寫下每天最重要的三件事情,你可以參考前面「寫下你的工作」的章節。寫下這三件事情不會花掉你很多時間,差不多就2 ∼ 3分鐘吧,卻可以讓你接下來一整天的工作都更有目標。如果可以,請在精神最好的時候處理這三項裡最重要的那一項,然後才做第二項、第三項。

你可能會想:「才三件事……也太少了吧?」請注意:如果你每一天都可以完成最重要的三件事情,那麼,一段時間下來一定也會累積很好的生產力。如果你的工作速度很好,也許可以強化成四件事、五件事……;如果手邊事情真的很多,就算一天做不完,也可以花一些時間全部記下來。但是,不管你寫了20 項、30 項,或是50 項……,你一次就只能做一件事!記得,還是先挑出最重要的三件事情,一個接一個處理!這麼做,就可以確保你做的事情不是窮忙,不是瞎闖,而是非常有方向性地朝正確的目標前進。

每個星期,我還會把這個星期最想完成的三個目標寫下來,貼在書桌前明顯的地方,然後每一天在開始工作時,想想「今天的待辦事項,對完成每週的工作有沒有幫助」。記得一定要寫下來,不然一開始工作後,常常會有很多新的任務出現,然後就會打亂了你原來的工作節奏。寫下重要任務之後,你才可以專注,然後每天累積一點點期望的成果,最終有更好的生產力。

3. 排除工作干擾

在辦公室工作時,周邊總會有不少干擾──從開始工作到完成前,會有同事來找你討論、長官找你開會、臨時插進來的任務、外面打來的電話……。那麼,在家工作的干擾總是比較少了吧?其實並沒有,如果你沒有適當的管控,在家工作的干擾也不會比較少。

第一個干擾是來自於手機或電腦,例如不斷傳來叮叮叮的Line 或FB message、跳出畫面的Email 來信提醒,有人乾脆一邊開著FB 畫面一邊工作……這些其實都是干擾,會誘惑你分心,需要你用意志力去抵抗。

最簡單的建議是:移開或直接排除這些干擾。在你工作的時間裡,先把手機拿到別的房間、關掉Email、不開FB⋯⋯,就專心、用心地處理你手邊的工作,不要讓這些東西留在你看得到、聽得到的地方,消耗你的專注及意志力。所有的訊息或Email,都可以在工作告一段落休息時回覆,或像我一樣集中在中午時間(準備休息)前回覆。你該聚焦的是你的工作產出,而不是動不動就放下工作來回應訊息或Email。

第二個干擾是來自家人。在進入工作階段前,我會跟家人說一下,然後把書房的門半關起來,表示目前是工作狀態;到了休息時間我會打開門走出書房。當然了,這個方式只適合用在大人與大人之間!

如果家裡另有還沒上學的小孩,那就真的……沒辦法了。記得疫情剛開始時,整整有兩週孩子們都待在家裡,那時在家工作的效率真的大幅降低,只能透過早上早起(04:40 起床),趁孩子們還沒起床時,趕快執行手邊的工作。孩子起床後,也只能和孩子約定好「你們先玩一下,給爸爸30 ∼ 50 分鐘,然後爸爸就陪你們玩」(我的兩個女兒也知道爸爸會設定計時器、而且說到做到)。用這樣的方式來排除干擾,聚焦工作。

4、掌握工作節奏

前面有談過我常用的兩種工作計時法:15 分鐘計時及番茄鐘計時,這兩種工作計時法都是用來掌握工作節奏用。不管你喜歡哪一種,我更好奇的是:你計時過你的工作嗎?你知道回一封Email、打一份計畫書或是寫一篇文章各自要花幾分鐘嗎?

因為我經常工作計時,所以我知道,寫一篇1000 字的文章我大約要花一個小時,回兩封Email 大約要15 分鐘,處理一份課程計畫書大約是20 ∼ 30 分鐘。寫完一小段學術論文……兩個小時就過去了。

會這麼清楚地知道時間,是因為我都採用「工作計時法」,不管是「15 分鐘計時工作法」,或是「番茄鐘計時法」,都會讓你感受到時間的流動。有時你會發現,什麼事都還沒做,設定的時間就快過去了,而計時還有一個好處:在每段工作時間截止前,經常會衝刺一下,所以利用計時衝刺一下,也會逼著自己更有效率。

不管是用番茄鐘工作法、或是15 分鐘計時工作法,最重要的是:試著找出你習慣的方法,親身實驗它!因為不管用哪一種方法,都比「沒方法」或「沒節奏」來的好!

5. 學習效率工作

不要只是埋頭苦幹,而是偶爾要抬起頭,學習一些不同的工作術,讓自己在工作效率、時間分配及注意力管理上,能夠持續不斷突破!跟這些主題有關的書不少,我推薦以下幾本:

• 《杜拉克談高效能的5 個習慣》(The Effective Executive 暢銷新裝版,遠流出版)

如果一輩子只能看三本書,這本書是我最推薦的書之一。好書歷久彌新,50 年前杜拉克大師是最早提出「知識工作者」的人,書裡談到五個高效能的習慣,對我印象最深刻的是其中談到:了解你的時間,定期記錄自己如何運用時間,然後分析,哪些是有產出的?哪些是可以請人代勞?哪些又是不必要的?

書裡還有一個重要的觀念是:整合零碎時間,為重要任務留下一個半小時不受干擾的完整時間。這個觀念至今還影響著我!甚至許多現今流行的觀念,像早起工作、少就是多、聚焦長處……都早就出現在 1967 年初版的這本書中!真是經典好書!

• 《搞定》(Getting Things Done,商業周刊出版)

時間管理經典好書,發行也快二十年了(初版2001),很榮幸能為2016 繁體中文版撰寫推薦序。這本書影響我最大的核心觀念是:大腦是用來處理事情,不是用來記事情的!把事情倒出來寫在紙上,會大幅度減低心理壓力,接下來再依重要順序去處理它。包含我前面談到的「寫下重要事項」,也是受這個觀念的影響。

• 《一流的人如何保持顛峰》(PEAK,天下雜誌出版)

核心公式:成長=壓力+休息,用科學的研究告訴你:怎麼樣面對壓力?怎麼樣有效休息?包含刻意練習、一心一用(有注意到杜拉克也提到了嗎?)、移除干擾(前面我們原則三有提到)、甚至午睡的最佳時間(25 分鐘)、以及固定工作時間(我們前面談到的原則一)及有效工作節奏(我們提到的原則四)。從這本書中,我真的學到了很多東西。

• 《生時間》(Make Time,天下文化出版)

這本書,可以說是近期我看到時間管理與個人績效管理最好的書之一,裡面談了四大重點:精華(清楚你的重要目標及產出)、電射(專注投入及排除干擾)、提振精神(運動、休息、飲食)、反省(記錄追蹤調整)。嚴格說起來,算是把前面三本書的精華做一個濃縮,也完全符合我們前面談的四大重點。

你不是宅,是在家工作

辦公室工作有辦公室工作的優勢,在家工作有在家工作的好處,而唯一可以用來評估的共同指標就是:最終你產出了什麼成果?

如果因為疫情或其他不同的原因,讓你從到辦公室上班轉換成必須在家工作,也許上述這更有生產力的五個秘訣──固定工作時間、寫下重要工作、排除工作干擾、掌握工作節奏、學習效率工作──可以讓你既擁有在家工作的舒適(和安全),也能更有產出地完成你想要的工作。

工作與生活的技術

(本文摘自王永福著《工作與生活的技術》,商周出版提供)


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