雜事太多好煩!心智圖+艾森豪矩陣解決難題

面對事物不知如何下手時,最好用的思考工具就是心智圖!

心煩意亂,會出現在我們「不知如何下手」與「急著想要立刻解決問題」時。第二種情況跟個性有關,在此不討論。

面對事物不知如何下手時,最好用的思考工具就是心智圖!

第一步:列出全部的事務,排入艾森豪矩陣

我們先把手上的事務全部列出來,我們可以運用美國艾森豪總統提出的工作管理方式(被稱為艾森豪矩陣),依照急迫性與重要性將事務分成四類:第一象限:重要+緊急;第二象限:重要+不緊急;第三象限:不重要+緊急;第四象限:不重要+不緊急。只要能釐清處每件事務該歸屬於哪一個象限,我們就能心平氣和地開始處理了。

這裡的順序是依照艾森豪矩陣的象限號碼來排列:右上角的脈絡是第一象限;右下角的脈絡是第二象限;左上角的脈絡是第三象限;左下角的脈絡是第四象限。

第二步:把心力放在重要的事

依據80/20 法則,我們應該將80%時間心力放在第一與第二象限,20%放在第三象限。第四象限的內容,應該立即拒絕、想辦法拒絕或外包出去。

一般情況下,我們會因為事情已經火燒屁股了,而直覺性地先去處理第一與第三象限,再處理第二象限。但根據艾森豪矩陣的概念,應該每天要盡可能地事先處理第一跟第二象限,將第三象限的事務轉移或是外包出去,如此一來才不會隨著時間過去,而讓第二象限的事務轉變為第一象限。

過去多數以條列式清單方式來列出今日的待辦事項,容易驚訝於清單上的數量而心情不好,產生一種想要放棄一切的怠惰念頭。

也容易先挑選清單上看起來較簡單、容易完成的事情來做,結果一天過去了,僅完成了一些枝微末節的雜務而延遲了重要的事。用心智圖製作今日的待辦清單時,會促進大腦不斷思考該將此事分類到哪一個象限中,同時也會讓四個象限中的數量一目了然,更容易看出導致時間不夠用的根本原因。

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(本文摘自胡雅茹著《極速解決工作難題的心智圖大全:6大功能 ╳ 7大工作領域 ╳ 43個常見問題,讓你用心智圖舉一反三,輕鬆解決各種職場難題!》,采實文化提供)


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