整理工作空間 人生就此改變?

很多人整理完工作空間之後就換了工作,或是辭職去創業。

學畢業之後,我進入一家人力仲介公司的業務部門工作。然而,加入職場的興奮喜悅很快就消失。新職員剛進公司遇到困難雖然很正常,但我的業績一直沒有起色。那一年錄取的十五個新人當中,我永遠是倒數前三名。

我一大早就到公司,花一個又一個鐘頭打電話跟潛在客戶約時間碰面,趕去赴這些我好不容易敲定的約會,然後趁空檔列出更多潛在客戶。晚上就在辦公大樓的商店匆匆吃碗麵,吃完再回辦公室讀資料。我好像整天都在工作,卻又覺得一事無成。

有一天,打完另一輪令人沮喪的業務電話之後,我長嘆一口氣放下話筒,低下頭,灰心地看著我的桌面,發現桌子一團亂,我猛然一驚。電腦鍵盤周圍堆滿過期的銷售單、寫了一半的合約、茶還沒喝完的紙杯、皺巴巴的茶包、放了一個禮拜的瓶裝水、潦草記下同事銷售祕訣的紙條、某人推薦但我還沒讀的商業書、少了筆蓋的原子筆、本來要用來釘紙卻忘在一邊的釘書機……

我不敢相信自己的眼睛。怎麼會發生這種事?我從大學時代就開始擔任整理顧問,對自己的整理技巧充滿自信。如今,我的時間都被新工作占據,不但根本沒時間接整理顧問的工作,連打掃家裡的習慣都開始鬆懈。不知不覺中,我跟內在的「整理達人」漸行漸遠。難怪我會工作不順。

我大受打擊,隔天早上我七點就到辦公室整理桌子。我使出這些年來磨練的看家本領和累積的知識,一個小時內就整理完成。我的工作空間立刻告別雜亂,變得乾淨清爽。桌上只剩下電話和我的電腦。

我雖然很想說我的業績從此一飛沖天,但改變不會來得這麼快。然而,我在桌上工作的時候確實開心多了。需要的文件馬上就能找到,趕去開會前不會再找東西找得手忙腳亂,回到座位也能立刻投入下一件工作。漸漸的,我開始在工作中感受到更多樂趣。

我一直很熱愛整理,也有一股「把家整理好,就能改變人生」的強烈預感。但現在我才驚覺,整理工作空間也一樣重要。坐在煥然一新的辦公桌前,我體悟到保持桌面乾淨會讓工作更有趣,我也會更愛這份工作。

想像理想的職場生活:用電影畫面呈現環境、行為與感受

整理的第一步,就是詳細確實地想像你工作的情形,同時問自己對什麼樣的職場生活感到心動,還有你重視工作上的哪些價值。這些都是成功的關鍵。

每次說到這個主題,我都會想起美智子寫給我的一封信。她來上過我的整理課,是一家醫療器材製造商的員工。還沒整理之前,她的桌上總是堆滿一層層有如千層派的紙張。她寄來的信件標題是:「理想的職場生活達成!」信中她寫道:

早上才剛到辦公室,我就興奮不已。桌上除了手機和盆栽,什麼都沒有。我從架上固定的收納處拿出筆電和電線,把筆電設置好,然後把上班途中買的咖啡放在我最喜歡的杯墊上,再用薄荷香味的噴霧朝空中噴幾下,深呼吸之後才開始工作。一切東西都各就其位,所以我不用浪費時間找東西。東西用完之後我只花一秒鐘就能歸位。整理完已經過了兩個月,連我自己都不敢相信,我每天早上仍然那麼開心!

美智子的信洋溢著喜悅,讀起來就像教科書上的經典案例。我之所以在這裡分享,是因為這封信包含了想像自己理想職場生活的關鍵。重點在於,用有如電影的鮮明畫面想像整理完後一整天的工作情形。畫面中應該包含三個要素:外在環境、你的行為,還有你的感受。想像你的辦公空間是什麼樣子,例如桌子乾乾淨淨,東西都收納整齊;你在那裡做什麼事,比方享受香醇的咖啡或聞到提神醒腦的香氣;你做這些事時的感受,或許是興奮、充實或滿足。

描繪理想職場生活的鮮明畫面時,要把這三個元素視為一個整體。不過,最重要的是,想像你在理想的工作環境下的感受。閉上眼睛,想像早上你走進辦公室的畫面。如果你腦中沒出現任何畫面,就想像美智子說她走到桌前的情景,然後觀察自己的感受。你的心跳有加速嗎?有感覺到一股開心的暖流在胸口蔓延開來嗎?

當我們想像每個細節,甚至連情緒引起的生理反應都不放過時,不只會形成理性的認知,理想目標也不再遙不可及。這麼一來,維持這種狀態的渴望自然會變得強烈,幫助我們保持動機。

想像理想的職場生活對整理非實體雜物也很必要。例如,當你在整理電子信箱時,想像自己希望如何處理來信,然後想想收件匣裡有多少信件對你來說最剛好。整理時間時,想像每種工作需要的時間,還有你做這些工作時的感受。從不同角度重新審視這些理想狀態,例如生產力、效率,還有你跟團隊成員的關係。唯有根據明確的理想工作模式來設定整理目標,你才會以正確的心態展開整理工作。

對工作沒有心動的感覺,就該換工作嗎?

藉由整理,你自然而然會磨練出辨別什麼事物讓你心動或不心動的能力,這份敏感度也會延伸到各種事物上。我知道很多人整理完工作空間之後就換了工作,或是辭職去創業。

聽到這種例子,大家常會問:「我對目前的工作沒有心動的感覺,我應該立刻辭職,去找別的工作嗎?」瑜就是其中之一。她在一家食品製造商工作,整理完住家和工作空間之後,她發現自己真正心動的事是做飾品。

「公司給我的薪水很好,」她告訴我,「但我每天回到家都筋疲力盡,工作實在不有趣。我在想,當配件設計師自己創業會不會比較好,還是我應該轉去製造配件和手工藝品的公司工作。」

客戶來問我這類問題的時候,我第一個反應是鼓勵他們選擇自己心動的一條路。然而,瑜對於這點的感受有點複雜。「當配件設計師無法養活自己,」她說,「我也沒看到真正吸引我的公司。」

我接著建議她去做工作分析。我鼓勵她檢視目前工作的不同面向,判斷哪些部分讓她心動,哪些沒有。我也請她確認自己是否能夠掌控這些面向。

幾個月後再見面時,我很驚訝她變了很多。她看起來開心,也放鬆多了。她告訴我,評估過自己的工作後,她決定暫時按兵不動。「檢查過那些自己不心動的面向之後,」她解釋,「我結果發現很大一部分跟尖峰時間通勤有關。通勤很累人,於是我開始早一個小時進公司,這大幅降低了我早上的疲勞程度,工作起來有效率多了。」

「另一個因素是我對某個客戶真的很反感。我鼓起勇氣去找老闆商量,後來工作換由另一個人負責。改變我能改變的事之後,我減少了很多把我的工作樂趣吸走的事。現在我真的很喜歡我的工作。當然不是所有層面都讓我心動,但我發現最適合我的工作—生活平衡,就是擁有令人滿意的薪水,業餘又能追求我對配件設計的熱愛。」

如果你跟瑜一樣,正在猶豫該不該換工作,我鼓勵你先分析目前的狀況。工作上遇到困難時,無論是跟同事或客戶的關係,或是工作上的職務分配,問題往往不只由一個因素造成。我們有必要一一查看並處理這些因素。工作目前有什麼讓你心動,什麼不感到心動?什麼可以改變,什麼不行?客觀看待你目前的狀況和處理方式,思考要怎麼做才能實現自己心動的工作模式。或許你可以做一些事改善目前的狀況。

無論你最後的決定是留下來、找新工作、辭職,還是自己創業,評估和看清目前的現實,都是採取下一步驟之前最好的準備。這是我從整理中學到的寶貴一課。採取新步驟總是少不了要放棄一些東西,跟某些事物道別,所以先做好心理準備才那麼重要。諷刺的是,或許是因為壓力的關係,當我們用不屑的眼光看待自己不心動的事物,懷著「不想要」或「不需要」的心情把它們丟棄時,最後的結果卻可能是購買更多類似的東西,重複面對類似的問題。

所以當你決定丟掉某些東西時,要著重於它曾經對你的幫助,懷著「感激它曾經跟你有過深厚關係」的心跟它道別。你對物品發出的正面能量,日後將會吸引令人心動的新關係來到你面前。考慮換工作時也適用同樣的原則。從正面的角度、懷著感激之心檢視你目前的工作,認知到「工作或許很難,但仍然讓你獲益良多」,例如體悟到拿捏人際距離的重要,或是多虧這次的經驗你才能找到適合自己的工作方式。這種態度會引導你在下個階段找到適合你的工作。

近藤麻理惠、史考特.索南辛著《怦然心動的工作整理魔法:風靡全球的整理女王╳組織心理學家,首度跨國跨界合作》,方智出版提供

(本文摘自近藤麻理惠、史考特.索南辛著《怦然心動的工作整理魔法:風靡全球的整理女王╳組織心理學家,首度跨國跨界合作》,方智出版提供)


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