運用「課題框架」練成高產出的本事

舉凡企劃提案、進度報告、專案成果這些日常工作報告,甚至是在面對公司內部的升等報告、公司外部的履歷簡報,也都可以透過「課題框架」來組織簡明扼要的表達內容。

司裡都喜歡做事靠譜的人,倒不是說工作能力要很強,而是要做到「凡事有交代、件件有著落、事事有回音」這三點,就會讓人覺得你是個靠譜的人。

簡單來說,就是做事能想得周全、有始有終,無論結果如何,都能隨時做好工作報告。這樣的人懂得簡明扼要的說明重點,讓主管掌握即時的狀況。你說,誰會討厭這樣的員工?而要做到這樣其實不難,只要你懂得運用「課題框架」來組織表達的內容。

圖/樂金文化提供

既然叫做「課題框架」,顧名思義就是用在課題上的表達框架。而一項課題的基本要件,就是課題的背景、目標、行動與預期(完成後)的成果效益,因此在「課題框架」中包含四個元素:
背景:任務的背景說明,讓對方知道這個任務的緣由。
任務:任務的目標設定、你在任務中扮演的角色。
行動:達成任務目標要完成的關鍵行動,歸納為三到四項。
成果:任務完成的具體產出與效益。

舉凡企劃提案、進度報告、專案成果這些日常工作報告,甚至是在面對公司內部的升等報告、公司外部的履歷簡報,也都可以透過「課題框架」來組織簡明扼要的表達內容。

舉例來說,我在向企業進行顧問提案時,除了準備完整的提案企劃之外,運用這個「課題框架」就可以在短短三分鐘內說明清楚提案內容,而客戶也能立即確認這是不是他們所期待的,再進一步討論或修改細節,不僅展現出個人專業、也能讓雙方聚焦在目標與成果效益上,自然提升買單機會。

而在初次拜訪客戶時,我也會運用「課題框架」來展開簡短的自我介紹,我是這樣做的:

背景:您好!我是劉奕酉。在半導體產業有十多年的業務與幕僚工作經驗,成為知識型自雇者已經有三年多的時間。

任務:我的專長領域在協助職場工作者的生產力提升,以及如何更好的展現自己的專業價值。

行動:目前我主要提供企業演講、培訓與顧問服務,包括商務簡報、邏輯思考、數據分析與商業思維等,都是我聚焦的主題。同時,我也從事專欄寫作、書籍評論,發展寫作事業是我的下一階段目標。

成果:三年多來,我已經累計超過百場以上的企業培訓與演講場次,包括微軟、可口可樂等知名外商與大型企業;也推出了一門音頻課程與出版了兩本著作。

在顧問案結束了,我同樣運用「課題框架」說明這個專案的成果效益。由於我在提案時就已經運用課題框架,聚焦在目標與預期成果效益的共識達成,所以當結案時在這樣的基礎下,我可以更好的展現出成果價值,讓客戶滿意,同時做為他們向公司回報成果最好的素材。

你說,這樣的「課題框架」能不學會嗎?

劉奕酉著《高產出的本事:用8種表達框架X4張圖X15分鐘, 文章、簡報,圖解一次到位,讓輸出成為你的優勢》,樂金文化提供

(本文摘自劉奕酉著《高產出的本事:用8種表達框架X4張圖X15分鐘, 文章、簡報,圖解一次到位,讓輸出成為你的優勢》,樂金文化提供)


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