不該踩的雷不要踩!老闆想要什麼樣PPT?

優秀職場PPT三個特點:令人驚豔的視覺美感,令人折服的邏輯內涵,以及不該踩的雷不要踩。

麼是好的職場PPT?這句話換個形式來問,那就是「什麼樣的PPT才是老闆想要的?」大多數人之所以對做PPT感到痛苦,其實只是因為他們不知道老闆究竟想要什麼。

員工們犧牲下班自由的時光,努力通宵製作PPT,都是期待得到老闆的贊賞,結果只換來連珠炮似的打槍,付出和回報如此不對等,換誰都會覺得很痛苦,卻是一種很普遍的現象。 巧合的是,不光做PPT的人境遇很相似,連老闆們打槍的理由都極為有默契:「這不是我想要的,感覺不對。」

其實,多數老闆也不清楚究竟自己想要什麼樣的PPT。或者即使知道,也不一定願意花大力氣指點員工。 所幸,優秀的PPT都有其共通性,只要我們知道了PPT的優秀準則,自然也能順藤摸瓜找出老闆打槍你的原因。

網路上有一句很精闢的話,總結了喜歡上一個人的3個步驟「始於顏值、陷於才華、忠於人品」,這句話也道出了一份優秀職場PPT的三個特點:令人驚豔的視覺美感,令人折服的邏輯內涵,以及不該踩的雷不要踩。

通常而言,你的PPT被打槍的原因99%就是出在了上述3個面向。不是設計美感不過關,或是缺乏邏輯內容,不然就是犯了不該犯的錯誤,踩了不該踩的雷。

PPT設計被打槍的3個原因

(1)不看具體情境,亂套現成模板

之前黑主任有個同事,做工作匯報時用了扁平化的模板,被主管讚賞做得很不錯,後來需要他再做一份部門年終業績表彰晚會的策畫簡報時,他想:「既然老闆喜歡之前的模板,那我就再用一次。」於是第二次他做成了這樣(圖2-1),超果慘遭退件重做。

圖2-1。如何出版提供
圖2-1。如何出版提供

其實這張圖並不難看,只是沒有根據情境做具體分析。既然是為了「業績表彰晚會」服務,我們就可以運用聯想法,想到「銷冠王表彰晚會」的主題,進而找到符合主題元素的模板,很快就能做出如下頁成品(圖2-2):

圖2-2。如何出版提供
圖2-2。如何出版提供

來看一下圖2-3,把兩張圖對比一下,就能體會出「情境導向」的設計思考。

圖2-3。如何出版提供
圖2-3。如何出版提供

(2)與公司形象及品牌調性不符

在重要的公開場合,你的簡報不僅代表了個人的喜好和個性,更重要的是代表了公司的整體形象和品牌調性。

比如現在要你為某個單車品牌製作簡報,該品牌的價值觀是「勇氣與挑戰」,如果僅僅知道這一點的話,完全可以做出兩個風格迥異的PPT。

如何判斷哪種風格合適?那就要看具體的品牌調性。

若品牌的目標客群是年輕的都市女性,單車設計小巧輕盈,傳遞出樂觀生活的理念,那就適合圖2-4這種扁平化、小清新的風格。

圖2-4這種扁平化、小清新的風格。如何出版提供
圖2-4這種扁平化、小清新的風格。如何出版提供

反之,若目標客群是熱愛鐵人三項運動的戶外單車狂熱者,那更適合下頁(圖2-5)這類,表現力更強勁的風格。

圖2-5 表現力更強勁的風格。如何出版提供
圖2-5 表現力更強勁的風格。如何出版提供

品牌如人,氣質各異。或沉穩大氣、或簡約清新、或科技高端、或活潑可愛,都要視想要傳達的族群(客群)而定。

(3)製作者的審美非常有問題!

「沒有人願意透過你粗糙醜陋的PPT,去發現你優秀的創意。」雖然越來越多人意識到了這一點,但奈何自己「美感不足、審美落伍、缺乏靈感」,就算想要優化PPT設計,也無從下手,這是簡報製作者最大的硬傷。

其實黑主任也曾為「沒有美感」傷透了腦筋,後來,有位大神送了我提升美感的「四字藥方」:看、想、仿、講。

意思是:「多觀察」生活中美的事物,「多思考」如何做出這樣的作品,「多模仿」動手練習,最後要「多演講」。

要知道,只有極少數人的美感來自於天賦。大多數人的美感創意來自於日常生活中日積月累的觀察和練習,在本書中會有專門講述美感培養和採集的方法。

PPT邏輯被打槍的3個原因

(1)沒有通順的PPT演繹策畫邏輯

大多數人在做簡報的第一步,往往不是分析和思考,而是急急忙忙去找要加的資料和內容,最後找個模板套上去整合在一起,就大功告成了。

但這種方法做出來的簡報只看得到內容的拼接,完全沒有站在觀眾角度去思考如何引導思緒的邏輯。正確的製作方法應該是「以目的為導向」的策畫邏輯(圖2-6)。

圖2-6。如何出版提供
圖2-6。如何出版提供

正確應是①先對大量的內容資料做梳理和思考、②再篩選真正有價值的資訊,按「策畫→設計→演繹」三個步驟進行製作。

一定要牢記,簡報設計的出發點是「為了達成某種目的」。在動手製作之前,先關掉PPT,仔細思考你的目的到底是什麼?是要老闆批准預算?讓投資人投錢?讓客戶決定把案子給你做?每一種目的都有對應不同的製作策略。

(2)沒有搞清楚簡報的使用類型定位

PPT有兩種使用類型定位:「演講型」和「閱讀型」。

這兩者之間的區別,請一起看下面這份關於台北101的介紹案例: 首先是一份「閱讀型PPT」(圖2-7),觀眾透過文字介紹就能了解全部的內容。

圖2-7。如何出版提供
圖2-7。如何出版提供

而「演講型PPT」則完全相反(圖2-8),是需要借助演講者的口語表達加以闡述釋義,簡報的內容只是要點的提煉。觀眾要想了解內容,就必須專注聽演講者的演講,他們的注意力是在演講者身上,而不是簡報本身。

圖2-8。如何出版提供
圖2-8。如何出版提供

如果你搞錯了簡報的類型,勢必會被打槍。所以對簡報定位不了解的人常常會感到疑惑:「我上次做的PPT就是放了大段文字,明明被誇內容很全面,為什麼這次卻被打槍說內容太多、要我提煉要點?到底怎麼做才是正確的?」會有這樣的疑惑,就是因為沒有搞清楚簡報的使用類型定位所致。

圖2-9。如何出版提供
圖2-9。如何出版提供

(3)沒有令人折服的商業邏輯做支撐

說到簡報的商業邏輯,大多數人第一個腦海中跳出來的是「SWOT分析」。「SWOT分析」普及到什麼地步呢?不僅在PPT模板中經常會看到SWOT的固定版式,就連大學生創業比賽的簡報環節,10個小組拿出的作品裡,起碼有8份使用了「SWOT分析」。

並不是說「SWOT分析」不好,而是你不能永遠指望著靠一個思考模型走天下。職場簡報的情境與目的是千變萬化的,今天要和客戶提案,明天要和老闆匯報,後天要和投資人拿融資……這就需要我們儲備多種商業思考模型。

我一直提倡一個觀點:「不是大家都在用,我就要跟著用;而是大家都在用,我還在跟著用,就是沒有亮點。」那思考模型不夠怎麼辦?不用擔心,在本書中,我會和你分享不同情境簡報的思考模式與工具。

在本篇和你分享的、簡報被老闆打槍的三大原因,在本書中都會一一傳授破解之法。但PPT的提升不是一蹴而就的,給自己多一點時間去成長。相信每天付出的這一點一滴的努力,未來會給你難以想像的回報,讓我們拭目以待。

(下一篇:學起來!PPT如何設定「自動儲存時間」「復原次數」?)

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黑主任著《升職加薪必備!職場黑馬簡報術:讓你不再莫名踩地雷,在每個關鍵時刻脫穎而出!》,如何出版提供)

(本文摘自黑主任著《升職加薪必備!職場黑馬簡報術:讓你不再莫名踩地雷,在每個關鍵時刻脫穎而出!》,如何出版提供)


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