手寫比較好!電腦筆記容易失去「對方的心」

用手寫,自然而然就會有所取捨,哪些要寫、哪些不用,採用重點式的記錄方法。

在研討會或會議現場,時常看到有人利用電腦等電子設備,來記錄會議或做筆記,但是我個人堅持並推薦筆記絕對是「手寫」的好。理由大致可分成三點。第一,手寫筆記,可以「邊寫筆記邊整理資訊」。

手寫筆記比較容易整理資訊

用電腦做筆記,適合用在需要詳盡記錄全文、或是平舖直述的依序記載內容等情況。然而,在實際的協商及會議上,談論的話題時常有所變動,成為彼此交換意見的來往應答。有時候可能是全場一致通過重要議題,會議即刻結束,有時是在枝微末節耗去大半時間。

這時筆記的目的在於整理內容,找出相關性,釐清優先順序,決定下一步的行動。然而如果單純照時間軸將文字輸入電腦,不可能達成上述目的。

此外,用手寫,自然而然就會有所取捨,哪些要寫、哪些不用,採用重點式的記錄方法。況且,正因為只記錄了重要關鍵,所以即使日後需要進行彙整、確認,無須耗費太多時間人力即可完成。

手寫除了可以記錄文字,還可以藉由畫圖、連結文字與文字間的關係來擷取重點,所以可以在會議及協商的場合上彙整資訊。

再者,會議中的筆記,剛開始可能只是看不出頭緒、毫無前後脈絡、片段性出現的發言或關鍵字的「點」,這時如果用「線」將這些點的資訊相互連結,或是利用圖表具象化,就可以從中發現重要的訊息或事物的本質。

用電腦做筆記,乍看之下似乎俐落又有效率,但實則不然。

終止在「記錄」本身的電腦筆記v. s.衍生創造與共鳴的手寫筆記

手寫筆記的最大效用是發揮在「會議結束後」。因為開完會後,回頭大致翻閱筆記時,只需在認為重要的部分用紅筆畫圈標記,一份「一眼就清楚重點在哪的筆記」便油然而生。僅需要按照以下介紹的幾項技巧來做筆記,開完會後既無須重新整理,也不用另外輸入電腦。

透過手寫筆記,可以既簡單又快速的完成「做筆記整理重點分清自己與其他人的任務」這一系列工作。

養成這個習慣,可以讓人朝「有工作能力的人」更邁進一步。

電腦筆記容易敗在「對方的心」

筆記用「手寫」方式較佳的第二大理由,是因為手寫筆記會讓對方留下良好印象。假設開會時,對方的雙眼始終盯在電腦螢幕上,你會做何感想?

我個人以為不會有太好的印象。因為電腦畫面只有本人才看得見,難免會讓人懷疑「是否在做其他的工作」。

有關這一點,如果是手寫筆記,除非特意使用小型筆記本、或是書寫時刻意寫在離自己很近的紙面上,否則所寫的內容對方大致看得一清二楚。正因為如此,對方會覺得安心「他很仔細的在做筆記」。

所以在開會時,基於公開透明的意義,我還是傾向筆記手寫較為適合。

為什麼手寫筆記可以成為工作上的資產?

最後第三個理由,手寫筆記容易讓人重溫當時的情境。從字體的大小、濃淡、筆勁等細節,可以讓人回想起開會時,自己是處於何種心理狀態。

「對方氣場太強大,當時我好緊張。」
「開會時大家爆笑連連,感覺一下子就結束了。」
「對方太強勢,讓我有點畏縮。」
「他說的話讓人出其不意,害我頗焦慮。」

像這些自己一些心情上的轉變透過手寫文字所傳達出來的訊息,反而是不容輕忽的重點。日後看著這些筆跡或文字,可以從中回顧當時開會的情況,回想自己的表現,藉以警惕自己,抑或可以提高自己的幹勁。

我自己就有一段難忘的會議經驗,當時的心情很真實的反映在筆記上。

那是某位外國VIP訪日時。

當時我負責承辦這位VIP在日本的生活起居,在他抵達日本之前,我先與代理人會面,不料卻歷經了一段讓人害怕得全身打哆嗦的回憶……。

才剛見面,那名代理人劈頭就說:「你一旦犯錯,(你這個人)就沒有未來了。」當時筆記上的筆跡真是抖得歪七扭八,而且從筆記的每一個角落都可以看得出來,自己當時的態度比平時更加小心謹慎。

如果那時我不小心失誤,就沒有現在的我,如今回想起來,我依舊忍不住全身緊繃。這次的經驗讓我重新體會到,身為管家服侍VIP是一份多麼不容妥協的工作。

在某種情況下,筆記上所反映出來的情緒、或是書寫的內容,也有可能成為與對方建立信賴關係的契機。

這是一個我前後服侍某VIP父子的故事。

上一代客人是一位全身上下極具威嚴的人,為了取得他的認可,我全心全意的投注在工作上。光陰荏苒,上一代過世後,我第一次有機會與其子、同時也是他的繼承人會面。行前我試著找出以前與上一代會面時所留下的筆記,發現當時我下筆的筆勁很強,一筆一劃像是雕刻似的。不知道是否我運筆太過用力,有一些地方還有墨水滲出的痕跡。

我看著這本筆記,回想起當下的氣氛,心想「當時的我一定相當緊張」。此外我還在筆記一隅發現一行「百利金鋼筆」的備忘錄。

我和繼承人會面時說道:「我回想起以前和令先君見面時,感受到他威嚴的氣勢,十分緊張。還有他愛用百利金鋼筆,也讓我印象深刻。」

瞬間,他露出一臉吃驚的模樣,如此回答道,「當時先父身體不好,容易生病,甚至特地量身訂作西裝,讓自己看起來筆挺一些,不讓人看出他孱弱的身型。如果你能感受當時先父的威嚴,我想他聽了也會覺得欣慰……。百利金鋼筆其實是我以前在先父生日時送給他的生日禮物。父親在我心中的回憶,也是他拿著那支百利金鋼筆在案前勤奮工作的身影。」

藉此話題為開端,他緩緩道來與上一代之間的回憶,我們也大致詳談了一些開會內容,最後簽訂合約。

雖然我提起鋼筆不帶有任何計算的心機,但多虧手寫筆記喚起我當時的記憶,讓我迅速得到對方的信任,算是意外得來的收穫。

(本文摘自作者新井直之著《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》樂金文化提供)

(本文摘自新井直之著《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》樂金文化提供)


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