開會前寫下「三行字」 精準掌控會議內容

事先考慮「目標」、「下一步」、「截止日」,不光是在提高開會品質一點上具有重大意義,還能預先展望未來,思考下一步,就算同時承攬許多工作,也必定能有效率的完成所有工作,交出最大的成果。

知道大家開完會後,如果遇到結論留待下週討論、抑或「所以……結論是什麼?」不清不楚的情況,心情上會不會覺得鬱悶?大家特地花時間開的會議,全都白費。為什麼會發生這種狀況?

我想那大概是因為大家內心抱持著「總之」、「總覺得……」的想法在開會。在漫無目的的心態下開會,既抓不到重點,結論也容易模糊不清。

既然要開會,就一定有一個確實的「目的」。重點在於,必須在開會之「前」,釐清那個明確的目的。那麼應該怎麼做才好?答案是,在開會前的筆記上寫下三行字。這樣就夠了。

第一行是「目標」。訂立自己在開會時的目標,要說哪些話?做哪些決定?諸如此類。

第二行是「下一步」。事先預測在這場會議上可能遇到的課題。

接著第三行要寫的是「截止日」。這是承接第二行的「下一步」,事先訂立一個時間的基準點,決定何時完成任務。

「只需三行字」就能提高開會密度的理由

講得如此正經八百,可能有許多人會覺得「感覺很花時間」。但是,養成習慣後,不到幾分鐘就能完成。只需在全新筆記紙的最上端,迅速寫下三行字,沒有必要寫得很正式。

可能又有人會認為「在開會前決定下一步、甚至是截止日,會不會有點強人所難?」確實如此。不過容我提醒,在這個階段頂多是「預計」。

想要讓工作有效率的進展,事先想像「整體的樣貌」,並以此為根基「掌握開會的主導權」是一件非常重要的事。掌握某種程度的主導權,就能大幅減少受他人擺布的機會。

事先想好這三行內容,就能提前部署,進行調整,避免與其他行程重疊。就算工作按自己原先預計發展的可能性無法達到一○○%,也必定能大幅提升。

而且,事先考慮「目標」、「下一步」、「截止日」,不光是在提高開會品質一點上具有重大意義,還能預先展望未來,思考下一步,就算同時承攬許多工作,也必定能有效率的完成所有工作,交出最大的成果。

開會筆記只記錄「與目標有關的內容」

序章中我曾提及,開會時「筆記如何掌握重點、記錄精髓」,將會大幅影響工作的效率和品質,更會左右成果及信賴關係。

話雖如此,我相信有些人可能會不禁疑惑「我搞不清楚什麼是重點、哪些則非重點」。

在開會場合,你會聽到各種對話。直接記錄毫無重點的對話,筆記當然也就變得不得要領。

正因為無法瞬間取捨應書寫的重點,所以人們才會想要記錄所有的內容,也因此會做出一份不知開會重點的筆記──就跟我當年一樣。

如此一來,就算日後因為需求被迫重新檢視筆記內容,但卻依舊搞不清楚開會目的何在?下一個應採取的行動到底是什麼?結果,筆記本身變得毫無意義。

不過,已經閱讀前文的你,可以放心。

因為,只要在「開會前」決定好「目標」,應該自然就懂得如何取捨記錄的內容。

此處所述的「目標」因人而異。

若是業務初次拜訪客戶,目標或許是「察覺客戶需求」。抑或如果必須事先透過電話或電子郵件詢問客人期望的商品,此時對應的目標可能就是「確認商品品項」。

誠如上述,目標只要符合各位開會時需決定的項目內容即可。事先確立目標,也能額外加快取得所需資訊的速度。

只記錄「直達目標的事項」

那麼,究竟該如何做筆記?其實規則相當簡單。凡是遇到「感覺和『目標』有關」的問題,記錄其答案即可。就算沒有用完整的句子記錄,也無傷大雅。個人反而認為「只有關鍵字」的記錄比較簡潔有力。

與其用完整的句子記錄,只寫關鍵字反而更能縮短時間。每一次作業的執行,雖然都會有些微的差距,但藉由累積這種書寫風格,可以創造更多時間。

舉例來說,假設開會的目標是「詢問顧客期望的商品」。開會時,接收到顧客的要求,希望「在二○一九年度更換三台新影印機,處分現有機台,最遲十一月底前支付剩餘尾款」。

圖/樂金文化提供
圖/樂金文化提供

這時的筆記該如何書寫?

正確答案是:「影印機三台,二○一九年度內處分,剩餘的尾款最遲十一月底」。

如以上示範,記錄與目標有關的關鍵字,自然就會形成一本「連結目標的關鍵字作品集」,也更容易導向開會的重點。

當然,絕大多數的情況不會像範例一般如此順利。然而,是否隨時惦記著「只記錄感覺與目標相關的關鍵字句」的想法,會讓書寫的內容及品質也跟著有所不同。

更重要的是,筆記從此不再是重要與非重要事項混雜的大雜燴。太過專心逐一記錄所有的對話,反而沒聽到重點的風險也會隨之煙消雲散。

自然完成「毫無疑問、有用的筆記」的關鍵字挑選法則

以下將進一步列舉實例,做為實戰練習。

假設,我即將和想要利用管家服務的客人第一次開會,這時我的「目標」、「下一步」、「截止日」會設定如下。

●目標:管家要有什麼技能、業務執行時間/星期、確認契約期間。
●下一步:確認管家人選、面試、提交企劃書/報價單。
●截止日:十一月十五日。

設定好之後,就讓我們來開會吧。

筆記上只記錄「目標」相關的關鍵字,即可毫不猶豫的歸納出重點,完成一份「有用的筆記」。

●目前在職的管家一月底離職。
●最遲希望十二月底前開始執行業務。
●需要可以彈性應對緊急事務的人才。
●必須管理企業老闆的行程。
●還需顧及老闆家人的需求。
●半年合約,希望每月費用不超過二百萬日圓。

如此,關鍵字全員到齊。
開完會後,筆記再稍作整理,導引出重點。這部分的技巧,待下個項目中說明。

(本文摘自作者新井直之著《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》樂金文化提供)

(本文摘自新井直之著《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》,樂金文化提供)


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