冥想的力量!靜默5分鐘 會議品質改善了

裝滿水的杯子,再也容不下一顆石頭。――中國諺語

面這個方法,保證能夠改善你的會議品質:靜默五分鐘,什麼都不說。真的,你可以在會議一開始使用這個方法,讓與會者變得專注;或者,在會議末了使用這個方法,確保產生有用的結論。

佛教有一個發人深思的概念,名為「虛空」,鼓勵我們清空我執主宰的執拗思想,開放自己,迎向當下發生的任何事。我們全都像只杯子,裝滿了先入為主的思想,以至於幾乎不剩多少空間可以容納新知。進入會議室,你掃視誰坐在哪裡,看看哪些同事穿著商務休閒服(工作褲配精緻襯衫),你的兩個假想敵是否相互耳語?據說,公司即將裁員,是不是真的?

你的心思漫遊,然後才拉回到眼前的議程上。你的思想開始奔騰了:若公司執行這項大計畫的話,你將會有更多工作,人手卻沒有增加,你不會獲得任何功勞。你甚至還惱怒著呢――你組織了這整個策略項目,卻沒有獲得公司適足的肯定。你想東想西,就是沒有專注於當下,心思雜亂之下,你沒能好好解讀會議室裡的氣氛,沒能和你的同事良好互動。你心不在焉,接下來的團體討論也將缺乏效能,因為其他六到十八個人跟你一樣,帶著需要的文件與會,卻沒帶上必要且正確的心態。

過去幾年,冥想大師被引進企業界,幫助訓練員工如何使腦袋裡的絮聒安靜下來,如何變得更正念(專注於當下)。包括蘋果、谷歌、耐吉、德意志銀行(Deutsche Bank)、HBO在內,許多公司不僅為員工提供這類課程,有些公司還設有冥想室。你們組織或許沒有預算或意願提供這類靜腦課程,沒關係,可以試試看大家一起靜默,清除雜亂的心思。

方法很簡單,在會議一開始,歡迎所有人入座,邀請大家靜默沉思一會兒。讓同事有機會清空他們的思緒,吸入大量新鮮的氧氣,聚焦於周遭的人。當然,你不能太常這麼做,因為這樣會變得十分老套,那些好譏諷懷疑的人,會開始晚幾分鐘抵達你的會議。偶爾使用這個方法,它非常有助於為無精打采、緊張、無法聚焦的辦公室集會注入新鮮空氣。

研究顯示,在一事件或刺激下,若我們立刻作出反應,那很可能是自動模式的激烈反應。但若在作出反應前,先插入幾秒鐘的心智空間,我們作出的反應可能會更經過思慮,而且往往是傾向合作性質的解決方案。

因此,在會議快要結束時,你可以安插一小段的靜默時間,可能也有同樣的效果。若你們這場會議進行得很有效率,主席要求大家對接下來的行動作出決定。若這場會議過去一小時一直在爭論你提出的看法,或是你不停地查看手機訊息,或是生氣你左邊的那個大嘴巴不停打斷你說話,那麼幾分鐘的靜默沉思,可以讓你作出更深思熟慮的反應。在電話會議上,有些人可能會一邊開會一邊用靜音模式的手機做其他事,若你突然來個靜默,可以引起他們注意。

這項技巧適合你,如果你⋯⋯

  • 實驗新方法對你來說,是一件令人興奮的事。
  • 領導的團隊效能高、充滿點子,但也充滿了緊繃張力。
  • 開會沒有成效。
  • 發現大家匆忙趕到會議室,氣喘吁吁,心浮氣躁,想著要提早溜走。

如何採取行動?

  • 別對外宣傳你將在會議上以大家一起靜默作為開場。首先,就像平常那樣,歡迎參與者入場。等大家坐定後,向大家宣布:「為了讓大家為今天的討論做好準備,我們將做點不同的事。我們先一起靜默五分鐘,使全體專注,騰出心智空間,思考新點子。請各位放下你們的筆,把手機調成靜音,輕鬆自在地坐著。你也可以閉上眼睛。大家一起呼吸,每次吐氣時,放輕鬆。讓任何思緒從你的一隻耳朵進,另一隻耳朵出,把注意力聚焦在你的呼吸上。」三分鐘後,你可以請與會者注意自己的感覺如何,留意會議室裡的氛圍,再讓大家靜默兩分鐘。鼓勵同事把呼吸調整得與周遭同事同步。
  • 五分鐘的靜默結束後,請大家提供意見。若有人表示,這令他們感到不舒服,無須訝異,不是所有人一開始都能接受這項練習。請保持信心,一定會有一些同事表示或感受到連結感,減輕焦慮,為接下來的會議討論做好準備。不要給任何人壓力,請保持耐心,別對任何人作出批判。詢問大家感覺如何,希望在會議結束時感覺如何?這些詢問將使大家聚焦於思考如何共同合作,而非只是聚焦於他們想要達成什麼。然後,開始當天的議程。
  • 若你在會議結束前使用這個方法,請大家一起靜默,請你務必讓大家知道,這不是指與會者可以自由選擇離開。靜默之後,大家開始同意會議討論的後續行動,靜默的效用才會顯現。不同於會議一開始時的靜默,會議末了時的靜默一結束,會議就直接結束了。讓你的同事自行體驗效果,無須討論。

切記

  • 別對這個方法的成效作出任何承諾,只要做就行了。
  • 若你首次獲邀做這種團體靜默,請保持安靜,別咯咯發笑。
  • 靜默中,若你發現有人在看你,請用親切的目光迎向對方的注視,別迫使別人閉上眼睛。
  • 縱使你不是高階主管,也可以建議在會議中嘗試新方法。新人有時更容易挑戰常規。
(本文摘自梅蘭妮・A・卡茲曼著《首先,打好關係:提升職場人氣、帶團隊、解決衝突、克服恐懼、發揮影響力的52個簡單技巧》,星出版提供)

(本文摘自梅蘭妮・A・卡茲曼著《首先,打好關係:提升職場人氣、帶團隊、解決衝突、克服恐懼、發揮影響力的52個簡單技巧》,星出版提供)


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