同時對大老闆和基層簡報 怎麼說才漂亮?

「管理就是把事情做對;領導就是做對的事情。」這是管理大師彼得.杜拉克的名言。

職場上的工作者,會因為職位高低、職務分工的不同,對於報告中關注的重點也不同。簡單分為高階管理者、中階管理者與基層工作者來看:

高階管理者重視的是投資效益,所以必須先說明這是「值得去做」的事。當 對方認同效益價值之後,才會想要進一步知道,這是不是「做對的事」以及如何「把事做對」。

中階管理者由於扮演著承上啟下的角色,一方面必須對他的主管負責,另一 方面也需要領導基層工作者完成任務,著眼的是策略方向,所以首要在意的是「做對的事」,確保符合組織短中長期的策略目標;然後是「值得去做」以及如何「把是做對」,在報告時要注意順序上的不同。

基層工作者關心的是工作量會不會增加、事情該如何去做好之類的執行細 節,比起「做對的事」與「值得去做」,那些不是由他們決定或考量的,更在意的是如何「把事做對」的細節。

所以在面對這些工作者進行報告時,要先說明如何「把事做對」,然後是「值得去做」與「做對的事」,但是必須注意如何與他們建立連結,也就是這件事與他們的關聯:做對的事,與他們有關;對他們有益,值得去做。

現在你知道:不能對所有人都用相同的方式報告。

但是,在會議討論、進度報告這類的報告場景中,報告的對象通常不會只有主管或同事,往往還有高階管理者與其他人員也在現場,那麼又該如何安排報告的內容與重點呢?

我的建議是:由上而下,依序滿足高階管理者、中層管理者到基層工作者的需求。

在簡報內容的鋪陳上,除了原本準備的簡報之外,最好再加上一頁總結與精簡摘要。(見圖5-3)

圖/新樂園提供

一頁總結:說明簡報的目的、關聯與效益,讓所有人能掌握報告全貌,同時 也是回應高階管理者最關心的重點:值不值得去做?對於組織目標來說,是不是做對的事?

精簡摘要:將簡報內容進行模組化拆解為關鍵訊息、強化根據與佐證資訊, 然後將關鍵訊息整合為精簡摘要,來回應中階管理者想知道的內容重點。

完整簡報:對於基層工作者來說,作為展開工作的參考依據。

用這樣的方式準備簡報有三項好處:

① 有策略地回應不同層級對象的需求。
② 在時間壓力下,有餘裕可以調整報告的重點與內容。
③ 消除報告對象的實踐阻力。

關於前兩項好處,前面已經有所說明,這裡就不再多加贅述,我想強調的是第三項。

如果希望提高報告對象採取行動的意願與速度,就要消除對方的實踐阻力。

基層工作者可能在執行上需要細節說明與注意事項
中階管理者可能要向他的主管或團隊成員轉述報告內容
高階管理者可能向經營團隊、投資者或合作夥伴,簡要說明整體的策略規劃

一頁總結、精簡摘要,無疑是幫他們省下了自行整理的功夫,讓他們更順利展開後續的行動,自然有助於簡報目的的達成。

(本文摘自劉奕酉著《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題:簡報職人教你讓全球頂尖企業都買單的企業簡報術》,新樂園提供)

(本文摘自劉奕酉著《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題:簡報職人教你讓全球頂尖企業都買單的企業簡報術》,新樂園出版提供)


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