列出「別做清單」 減輕大腦負擔

區分「真正的工作」和「無用的工作」是相當困難的,需要自己經過一番的深思熟慮。

個人都知道待辦清單的好處─無庸置疑,你一定已經在其他地方學會使用待辦清單這個技巧,來提升你的產能。

然而,人與生俱來就有「那麼一點」知道自己應該去做什麼,以及何時要去做。寫下來的動作只是幫助提醒,讓人們更加注意自己的義務何在。

然而,並非每個人都知道他們「不應該」去做什麼─也就是那些應該要避免去做的事,意指那些偽裝成你得優先去做,卻反而拖累進度或讓你分心的事。跟你的待辦清單一樣,「別做清單」也相同重要。每天被迫面臨選擇必須要做的事,這對我們造成最大的衝擊,也存在著很多隱藏的阻礙。

我再次強調,我們都知道那些當自己需要提升產能時,必須避開的邪惡誘人事物:社群媒體、上網閒晃、工作時間卻去看《千金求鑽石》(TheBachelorette) 節目,以及在閱讀時間練習長笛等等。

要區分「真正的工作」和「無用的工作」是相當困難的,需要自己經過一番的深思熟慮。你得先把那些會不知不覺偷走時間和有損目標達成的事,填入別做清單。這些事情包括不重要或不當使用時間的事,對想要的結果沒有幫助的事,以及那些你做得越多就越會造成負面效益的事。

假使持續將時間浪費在這些事情上面,你真正要優先進行的事和目標就會被擱置一旁。以下是你應該要放入別做清單的事。

首先,優先要做、但因為外在環境讓你當下什麼也做不了的事。

這些事在許多層面相當重要,但要先等其他人回覆或等其他事先完成才能做。你必須把這些事情放進別做清單,因為基本上,你根本就沒辦法處理它們!

別浪費你的精神去想那些事。在聽到別人回覆之前,它還是會一直存在。只要記下「你在等某個人回覆」,並註記「沒得到回應時,需要催促的日期」就好。然後,將這件事從你的腦中趕走,因為它們屬於別人的待辦清單,而不是你的。你也可以釐清別人的問題和向別人提問,接著,暫時先將這些事推開。如此就輪到對方要去採取行動,而你就可以藉此空檔去做其他的事情。

第二,對你正在進行的工作「毫無加分」的事情。

有很多不用加入關鍵工作內容的小事,而且那些無關緊要的事都是要東忙西忙的。你可以委任或分派給其他人,或甚至外包出去嗎?它們真的需要花費你的時間嗎?也就是說,值得花時間做這些事嗎?而且,有其他人會發覺,還是只有你會發覺分派這些事情給別人做的差異?親自做這些事情,是不是因為你深陷在完美主義的泥沼?你應該要把自己的時間花在能夠推進整個專案的重要工作,而不是那些眼前枝微末節的小事。通常這些事情都是一些看似重要、實際上卻沒有用處的工作,例如為你現在正在興建的核能發電廠,選擇腳踏車格的噴漆顏色。

第三,當下正在進行,但不會從其他工作獲得好處或引人注目的事情。這些事情受困於收益遞減的窘境。同時,也不過是在浪費精力,因為雖然仍能夠幫助改善(有任何事不能嗎?),但改善程度或許不會為整體結果帶來什麼不同,或許會成功,也或許沒什麼嚴重損傷,但時間與精力的付出卻是不成比例。

為了整體目的著想,這些事情應該要想成是「已完成狀態」。你不要再浪費時間去做那些事,別落入要將它們擺在優先處理的陷阱裡。當你完成分內的所有事情之後,再來想想有多少時間要用來改進哪些事。

假如有個工作,讓你需要將品質做到百分之九十的完美程度,就是該看看其他有哪些事需要你專心從零做到百分之九十的時候。換句話說,若能完成三件事情的百分之八十,會比將一件事情做到百分之百的完美程度,來得大有幫助。

當你意識到別做清單上要避免的事情時,就會讓自己非常專注,且優化效率。而且,你不會浪費精力或時間,同時每天的產值也會大大提升。

為什麼看菜單時,要看那些沒有供應的餐點品項?那不僅沒有意義,還占去了你的精神容量。若不想讓精力被那些卡住時間和精神的事情給消耗殆盡,不妨動手擬一張別做清單,有助於讓你專注在重要的事情上面。

對你的日常事務來說,這個方法會帶來非常巨大且正面的影響。越少事情牽絆住你的頭腦,對你越好,因為這些雜事只會阻礙或扼殺生產力。一張別做清單會把你的思考能力從太多事情造成的負擔中解放出來,因為削減了大部分的雜事!你就可以專注在正在進行的事情上,穩定地各個擊破。

(本文摘自彼得.霍林斯著《停止拖延的情緒行為動力學:華頓、史丹福、哈佛等名校爭相運用!學會「誘因捆綁」結合「任務拆解」,恆毅力、執行力全面提升!》,方言文化提供)

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