別拖了!一天最多專心處理3件事

讓自己一天最多專心做好三件事情,並落實此規則,就能擺脫之前的問題。

裡要問你自己:「如果不是因為發懶或害怕,我會放棄嗎?」這會讓你清楚知道,你不是因為沒有能力或天賦,而是選擇了比較輕鬆的路。這是你想對自己坦誠的事嗎?當面對自己只是因為懶惰或害怕前進這個事實時,你就不會想要繼續這樣。那就像是狠狠一擊,讓你叫自己懶惰蟲或膽小鬼,因此,你就會開始採取行動。

當你明白一切這不過是膽怯或懶惰在擋路後,會了解這狀況有多愚昧,接著就能克服了。因此,在放棄之前,先建立一個規則,就是不斷地問自己:是不是怠惰或害怕在扯後腳,不讓你行動?假設你有個目標,要在一個月內提出許多企畫案給客戶,賺到某個數量的錢;但工作太難,你慢慢發現自己失去動力,所以想要停下來好好休息幾天。這時,問問自己:「我只想偷懶而已吧?」這記狠踹,會讓你再度開始行動。因此,你會繼續工作,而且感覺更好,因為知道自己正全力以赴工作著。

特別提醒你「一天最多專心處理三件事」。只要三件事,最重要的三件事。讓自己精疲力盡或毫無章法地做事,只會扼殺掉完成事情的能力。有時候,我們無法照著自己想要的方式進行,是因為沒有聰明做好規畫。我們丟給自己太多事情,然後搞到疲憊不堪。但是,若你讓自己一天最多專心做好三件事情,並落實此規則,就能擺脫之前的問題。因此,前一晚就得決定好,要如何將重點刪減到只剩下三件事情。再來,做好「只專心處理這幾件事情」的準備,你就能有條理地做好計畫,而不會出現情緒化的反應。

在你局限自己一天內只能處理三件主要事項時,面臨「為事情做區分」的情況,會讓你感到挫敗,特別是要學著去區分何謂「重要事項」和「緊急事項」。重要事項指的是「無論如何都要完成」,所以得放入優先處理的三件事當中;而緊急事項卻沒這個必要。

雖然緊急事項感覺上很重要,也會造成壓力,但實際上,未必是那麼重要或需要優先處理的,有可能是要為一個不斷催促你的煩人客戶而排出時間。不過,在截止時間前必須向客戶交出提案,就算是重要事項。在排程上,每件事都要各自顯示為重要或緊急事項的狀態,因此,你必須判斷和決定,然後有條理地擬出計畫。

同樣地,區分出那些讓你看起來很忙卻沒有成效的無用處行為,以及真正會讓你達成期望目標的實際行動。無用處行為,就像是只把書桌上的文件搬來搬去;而實際行動,則是用那些文件來完成工作,讓一個企畫案有所進度。所以,要優先處理那些真正重要的事。要如何利用這個規則,為自己訂定排程呢?假設你的工作有五件事情要做,其中兩件不是那麼重要,只是因為很急而讓人感覺很重要;所以,你決定稍後再處理。

你要挑出三件事來專心處理,接著,在評估哪一個最重要後,就可以先認真地完成它。在前一晚,看著待辦清單上的那三件事情,決定出實際上要完成它們的步驟,然後從最重要的開始先做。隔天,你會採取實際行動來完成第一件事,再來做第二件、第三件。一次只做一件事,不要同時進行。當結束一個工作日後,你就能用一種相當務實的節奏,完成三件主要工作了!

其次,是「為自己設定實際的規則」。

建立一套真正的行為準則,讓自己能更受到規範,以及更能夠堅持到底。詳細寫下你的行為準則,將它貼在顯眼的地方。你可能不會每天都全部做到,但至少當你真正花時間思考和寫下自己的行為準則時,代表在朝向完成的方向上,已經具備相當程度的可能性。

這項規則的重點,放在為每天所做的事情建立「限制條件」或「必要條件」。如此一來,你才能真正採取行動,把事情做好。

此規則會強迫你決定出自己真正需要的事,和想要做的事,並且分析出期望達成的事。事實上,你會慢慢地不再檢視自己,和不再評估自己離最終目標還有多遠。

另外,還會讓你更專注在自身意念,使意念變得清晰無比,成為工作準則當中不可或缺的一環。所以,當你決定要完成某件事時,早已設下規定,讓自己可以去完成它。

因此,建議每天給自己五個限制事項和五個必要事項,為你「不能做」和「必須做」的事,建立清楚的宣言。

相對上來說,限制條件比較好讓人理解,因為它們框架住你的娛樂活動和所有誘惑。至於必要條件,你得了解自己不是個超人或女超人,所以不能過度工作。你得用更聰明的方式工作,以及設定五個可以「合理」達到的要求。或許不可能完全遵守這項規則,但至少你有為自己設立指導方針。

而且,你很清楚每天要去做的事。

以下舉個設定限制條件的例子。

你一天不會看超過一個小時的電視節目,也不會花費超過一小時在瀏覽Facebook,而且也不會花超過一小時在午休。而你的必要事項,就是每天至少讀三十頁的書,在午餐時間之前至少完成四小時的工作,在打卡下班前必須完成總共八小時的工作。

(本文摘自彼得.霍林斯著《停止拖延的情緒行為動力學:華頓、史丹福、哈佛等名校爭相運用!學會「誘因捆綁」結合「任務拆解」,恆毅力、執行力全面提升!》,方言文化提供)

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