夾心餅乾主管 請先做這4件事

主管不需要是完美的,也不該什麼事都自己承擔。

勵屬下、培育人才,都是主管的責任。屬下並不是放任不管就能自己成長。

但是,太過瑣碎的指示也會妨礙屬下進步。以下列舉的四件事,希望各位主管務必確實執行。

①預留時間和屬下一起討論改善方案或人才培育計畫

首先,一定要預留時間,跟部屬一起討論改善工作的建議、檢視公司的人才培育計畫。一切都從這裡開始。

• 一開始請先預留下周某天的一個小時時間,一起討論如何改善工作效率
• 每年一次和部屬一起盤點工作內容,討論要改善的工作以及該放棄的工作
• 預留時間來確認工作上所需的專業技能
• 利用一成的工作時間來嘗試新的挑戰
• 為了有效改善工作效率,要準備一筆學習的預算
• 選定改善方案的負責人(當然,這屬於工作的一部分,應針對績效給予評價)

即使是公司規定,也要預留時間和預算。然後選定負責人,將他所負責的內容視為工作的一部分。不這樣做的話,不論是改善方案或人才培育計畫都不可能進步。倘若只仰賴偶爾才會出現的員工,像是有心解決問題的員工、富有挑戰精神的員工、敢伸張正義的員工、學習欲旺盛的員工等,一定無法期待組織可以穩定成長。而且,儘管公司真有上述的員工,恐怕也會逐漸地被磨到失去鬥志。

人們會因手上工作而忙到不可開交,實屬人之常情。人就算發現了沒必要、做不到或不正常的工作,說不出口也是理所當然。沒辦法,只要是人都一樣。所謂的管理,就是應該針對人們的弱點,加以解決(只會根據以往習慣的作法,或是想透過個人的幹勁和耐力來解決問題的話,稱不上是管理)。

②迅速下決定

主管什麼都不做決定的話,屬下只會越來越消極。對於這份工作抱持的熱情最後也會所剩無幾。所以,主管要盡可能地迅速做出決定。

「對不起,上面遲遲不拍板定案 能不能請您再等一下呢?」

有一位想委託我演講的大企業窗口,曾經這樣向我致歉。那人真的很可憐,他本人想嘗試新的挑戰,為了改變公司風氣而提出了這場演講的企畫。但是,他的主管卻一直不下決定。因此造成外部人員的困擾,讓他深感到抱歉。我自己也切身感受到了那位負責人的痛苦。以及他的心灰意冷(有些負責人會找我諮詢這類煩惱)。

我自己也有類似的經驗。因為上司遲遲不做決定,對於等待回覆的客戶感到無比歉意。這種事如果一再發生,就會覺得自己的公司很丟臉。一方面,面對外界覺得有這樣的公司很丟臉,而難堪到不行。另一方面,對於無法改變現狀而無能為力的自己也感到厭惡。就這樣逐漸累積下來,終有一天對於公司的忠誠會完全崩潰瓦解。各位主管,請不要再讓你的屬下有這種感受了。

話雖如此,但主管畢竟也是領薪水的上班族。企業規模越大,就越不可能由一個人來決定事情。但是主管至少要好好地向屬下說明會於「何時」、「和誰」、「以什麼樣的方式」來做出決定(「難以釋懷、悶悶不樂」是產生不滿情緒的溫床)。只要這麼做,屬下接受的程度就會完全不一樣,心裡可能會覺得「那我再努力看看好了」。

③一旦交付工作就完全信任

因為信任而將工作交給部屬,而且一概不干涉部屬的工作方式。人們對於相信自己的對象也會給予信任。反過來說,人們無法信賴不相信自己的人。屬下被交付工作的那一刻起,就掌握了主導權,漸漸地對於手上的工作感到自豪。

④先把話聽到最後

如果你馬上否定對方,打斷屬下的話,強迫對方接受你的想法,這樣的行為只會降低屬下提案的意願,然後再也不願意嘗試新的挑戰了。

「對於屬下提出的改善方案,先聽到最後再說。」

做主管的就要有這種風度。首先把屬下的話聽到最後,再一起煩惱,給予建議。

「你原先鎖定的目的或目標是什麼?」
「要怎麼做才能實現?」
「是不是還缺少了什麼?」

以下方法可以有效幫助你從頭到尾聽完屬下的提案。
• 寫在白板上
• 寫進Excel 的改善問題計畫表中
• 每週開一次團隊會議來確認進度
「這位主管有認真聽取我的意見。」
「原來在這個組織裡,提案真的會執行。」

主管要營造出這樣的安心感,讓員工有動力提案或嘗試新的挑戰。組織文化就是這樣塑造出來的。

(本文摘自澤渡海音著《夾心餅乾主管的問題地圖》,方舟出版提供)


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