別學賈伯斯!商務簡報不吃這一套

從TED或賈伯斯的演講和簡報所習得的要領,往往不適用於企業環境。

陣子我問了一些學生,他們是如何改善自己的簡報技巧。有一位學生馬上就說:「我都看TED演講!他們講得超棒。」

另一位學生則說:「我會看賈伯斯的簡報,他根本就是天生的簡報專家,我以他為榜樣。」

這些都是很常見的答案。一般人想到簡報,腦海裡通常就會浮現TED和賈伯斯。那些演講的影片唾手可得,影響力非常大。

不過有一個問題。就設計或發表一份出色的商務簡報來講,TED演講和賈伯斯的作風並非特別有用的範本。這不是隨便說說的,因為從TED或賈伯斯的演講和簡報所習得的要領,往往不適用於企業環境。

TED演講

在此先探討一下TED演講的模式。TED演講算是簡短的簡報,時間大約20分鐘。講者站在一個大型空間中央的一塊地毯或方形區塊上,觀眾專心聆聽,場地很暗。演講高潮迭起,沒有提問時間,只有結束時如雷的掌聲。

一般的商務簡報可不是這樣進行的。以大部分的公司來說,大家會慢慢走進會議室,有些人甚至姍姍來遲。不少人拿著咖啡,所以免不了有咖啡灑出來的狀況,帶甜甜圈來吃的人也是有的。大家的對話主題不外乎日常生活(譬如「莎莉,你們家巴比星期六的足球比賽比得怎麼樣?)和工作瑣事(比方說「約翰,你有看到我傳給你的電子郵件嗎?我很需要你的回覆。」)看不到華麗的大場面,也沒有高潮迭起的內容情節。

商務簡報會有提問時間,這一點跟TED演講有很大的差別。觀眾會問到假設、資料數據和分析方面的事情。他們打斷簡報,直接問你「巴欽,那個銷售量的數據對嗎?怎麼看起來怪怪的」、「你對第三季的出貨怎麼想?」和「你的模組有把競爭性回應列入計算嗎?」之類的問題。

另一個很大的差異是,商務簡報裡的資料數據會受到觀眾的挑戰,但TED演講則不大拘泥資訊的來源出處。所以TED的講者可以這樣說:「有一項針對慈善捐贈的研究指出……」他們不必列舉參考資料或說明這項研究的細節。但這項資訊到底是從哪裡來的呢?

商務簡報一定要列出來源出處,不能只是說「我做了一項分析,分析結果顯示義大利市場是最有前景的投資機會⋯⋯」。這項分析是怎麼做的,你必須加以說明,比方說你用了什麼資訊?你評估了哪些項目?原因何在?這些全都是需要列舉在簡報當中的重要資訊。

一個人的「公信力」在商務會議來講至關緊要。你如果不是執行長——既然你在看這本書,想必你應該不是——八成就不是會議當中最資深的人士,那麼這也表示你的意見未必會受到重視。

善用資料數據就是你在商業界建立公信力的方法。資深主管也許會反對你的看法,但他們不會反對事實論據,也就是從受信任來源所得來的資料數據。如果從我的嘴巴裡說肥胖是很大的問題,資深的大人物未必會認同。他或許會說:「我覺得你太誇大了,提姆,我看過不少調查研究,肥胖其實不像大家講得那麼嚴重。或許我是例外啦,我是真的應該減少應酬,還不就是這位大衛老兄帶我去的。」他一講完引來哄堂大笑,接著再也沒有人理會我講了什麼重點。

然而,資料數據可以改變局面。假如我說:「根據美國疾病控制及預防中心指出,國內肥胖人口有4,020萬人。該單位預測,未來十年肥胖人口的年增率為3.5%。肥胖真的是不容小覷又日益嚴重的議題。」這種說法就很難反駁了。

不過話說回來,TED演講雖然並非最佳的模仿對象,但你還是可以從中學到幾招做簡報時可以派得上用場的訣竅。

說故事

最膾炙人口的TED演講往往都是以故事為根基。講者論述主題,探討理論和概念,但這一切都在講者說故事的時候才活靈活現起來。

最棒的故事——也就是最扣人心弦的故事——通常都是很私人的經驗。講別人的故事是一回事,譬如講者或許會說「有一天,這位特別人士做了一件非常不得了的事情」,這種講故事的手法效果不錯,尤其故事本身有趣精采或讓人拍案叫絕的話。但講者如果說「我想跟各位說說我那段跟嚴重的焦慮症奮戰的日子」,觀眾一定正襟危坐,開始做筆記。因為講者準備要揭露一些個人的私密經驗,一種你不會在個人履歷上看到的內容。這種私人的故事影響力最大,而觀眾最念念不忘的也多半是講者述說這些故事的時刻。

故事力量大的道理同樣也能輕鬆應用在商務簡報當中,不過商務簡報所說的故事是有限制的。換句話說,在說故事的同時,也必須具備合理的策略和可靠的事實。這是優先重點,你不能只是一直說故事。故事應當包覆在內容裡,也就是夾在理論、架構和概念之間。

慢慢講

出色的TED演講最叫人讚嘆的地方就是節奏。講者說話的速度都會放慢,好像故意把一字一句拖得很長,所以經常可以看到講者停頓片刻的畫面。

做簡報時停頓,看上去似乎不太自然,好像讓人覺得尷尬,所以講者多半只會略微停頓就趕緊繼續往下講,盡可能快馬加鞭一頁接著一頁、一個論點接著一個論點講下去。

這麼做就錯了。

快馬加鞭沒有意義,應該把節奏放緩,慢慢闡述你的論點才對。值得注意的是,TED講者說話速度很慢的時候,往往也是演講最精采的時刻。

善用數據

TED講者用數據來佐證論點時,通常最具有影響力。

當然,資訊有很多種,有時候講者談的是特定課題或某種研究,又或者會透過故事或趣聞軼事來支撐他們的論點。不過無論是哪一種,其中都有資訊的存在。

這也是簡報的最佳實務做法。當你要闡明某個論點時,必須用資料數據和資訊來證明這個論點值得相信。

數據不能用太多

大多數的TED演講都會談到一點數據,但不會太多。講者通常只會提及一或兩項研究,這個要領務必記起來。雖然你可能忍不住想這樣做,但千萬別用一大堆資料數據壓垮觀眾。

賈伯斯

一般人一說到傑出的簡報講者,十之八九都會想到賈伯斯。蘋果執行長賈伯斯就是有非凡的本領可以迷住觀眾。他是天賦異稟的領導者、才華洋溢的產品設計師,也是一位技藝精湛的演說家。

值得向賈伯斯學習的習慣

假如研究過賈伯斯如何處理簡報這件事,就會發現其中有幾個特別重要的習慣,是每一個人都可以採行並加以學習的最佳做法。

做好準備

賈伯斯對簡報十分執著。簡報前的幾個小時他就會現身會場,仔細排練,任何環節都不放過。他會研究燈光,場地布置和整個環境。他竭盡所能做準備,絕不賭運氣。

許多人認為賈伯斯對簡報有一種迷戀。著有《賈伯斯的簡報祕訣》的作家卡曼.蓋洛就指出:「賈伯斯執著於簡報的每一個細節,包括撰寫口號、設計投影片、演練操作展示以及把燈光調整到恰到好處等等,他不心存僥倖。」

賈伯斯會先做好充分準備,因為他知道簡報很重要,而做好準備就是簡報萬無一失的辦法。

做好準備是人人都該秉持的觀念。最後一刻才到場,卻想做出精采簡報,根本就是白費功夫。

增添趣味

賈伯斯的表演和述說能力搭配得剛剛好。他在展演方面特別有才,不只用說的,還會把東西拿出來。換言之,他會操作演示這樣東西,讓所有觀眾親眼看見。

此舉洞悉了簡報的精髓,因為人都喜歡親眼見識,實際體會。

若是能將簡報化為更加生動又具體的經驗,效果就愈強大。

去蕪存菁

賈伯斯深信去蕪存菁的力量。他把每一張投影片修剪到只留精髓。換言之,簡單就是美。

不宜仿效的賈伯斯特色

很多人做簡報的時候理所當然想模仿賈伯斯的手法,大家認為:「賈伯斯就是這樣做簡報的,當然也很適合我。」
可惜賈伯斯用的方式未必適用於所有人,他有幾個特點大家最好避免。

重要資訊留一手

賈伯斯是保留重要資訊的高手。他公開宣稱有創新之舉,但經常把最誘人又最刺激的消息當成壓箱寶。他總是以「不過等等,我還有一件事要說」這樣的措辭抓住觀眾的眼球。

這種做法看似效果十足,你一直藏著最重大又最刺激的資訊不講,等到觀眾以為會議就要結束的時候才故意說:「喔對了,還有一件事。」

千萬別這麼做。

保留重大資訊會衍生各種問題。

第一個問題就是會議到了尾聲,可能早就已經有人先離開了。雖然我們認為觀眾應該會待到最後,但實際上並非如此。大家很忙,約會時間撞在一起只好拚命趕場的狀況不稀奇。因此現在幾乎每場會議都可以看到觀眾起身提早離去的現象。
資深主管尤其如此。這些人往往是你的重要觀眾,但他們諸事纏身,總是特別忙,所以在簡報還沒結束前就先行離開的狀況是一定有的。

倘若你把重要資訊留到最後,那麼包括你最重要的觀眾在內的某些人,可能會完全錯過你的精采大戲。

因此請切記,你做簡報是有任務要完成的。你的目標是告知觀眾重要資訊、說服他們或跟他們溝通。如果觀眾還沒聽到大新聞就離開會議室,你就失敗了。你沒有好好完成你的任務。

保留重大資訊會衍生的第二個問題是,大家可能沒有機會討論這件大事。假設會議從9:00進行到10:00,結果你在9:55的時候拋出震撼消息,但過不了幾分鐘大家也只能散會了,沒辦法好好討論這件事或給什麼反應。所以要再次重申的是,保留資訊真的麻煩很大。

第三個問題是,時間可能無法配合。最有成效的商務會議,往往不是簡報本身的功勞,而是討論所促成的。大家會發問、提出疑慮並辯論各個論點。也許觀眾當中會有人向另一個人提問:「約翰,你真的認為我們可以把這項產品打進Aldi嗎?」這種程度的互動十分必要,也顯示出觀眾很投入,用心在思考議題。

只是說,會議極有可能因為互動討論而難以控制時間,但你又沒辦法真的請資深主管把嘴巴閉上。執行長如果有問題要問,就一定會問。假如你現在正在向維珍公司(Virgin)創辦人理查.布蘭森(Richard Branson)做簡報,你絕對不可能對他說:「這個嘛,理查,你的問題真的很有意思,但我們現在真的沒時間好好討論這個問題,不如先照進度來好嗎?」
會議可能會開得比預計時間長,你必須為這種不確定性做好準備。

如果把重頭大戲留在會議尾聲,恐怕會搞砸。簡報若有所拖延,你在沒有多餘時間的情況下,只好快速帶過後面幾張投影片。當大家開始開始收拾東西,檢查郵件的時候,你才把重大資訊搬出來,時機顯然不是很妥當。

不提數據

賈伯斯的簡報有一個很神奇的地方就是很少看到資料、分析或計算。也許一張頁面上就只有一個字詞,另一張頁面只放了一張照片,而第三張頁面也只有一張圖像。這種模式可以產生強大的衝擊力,讓人驚嘆簡報的高雅與簡約。
但我的建議很簡單,別學他!

之所以不宜採用這種方式,主要是因為你並非賈伯斯,也永遠不會成為賈伯斯。賈伯斯做簡報的時候只要呈現一個字詞,並用這個字詞大談特談,觀眾就會認真聽,而且聽得懂,也充分認同。這一點確實非常神奇。

但大多數的商務簡報不吃這一套。

如果你要跟某公司高層會面,結果你做的投影片頁面上就只有一個字詞,一定會讓人覺得莫名其妙。這根本是在替災難鋪路。

企業界有上下階層之分,也就是說,有些人地位比較高,有些人地位較低。以一般情況來說,通常都是地位低的人向地位高的人提出建議。

因此,地位低的人不能只說「投資」二字,就指望得到一呼百諾的效果。資深主管想聽到理由的闡述。

因此,你必須有資料和數據,才能向資深主管提出說服力十足的建議。換言之,你需要數字和事實,得向觀眾報告時程、定價和預期收益。展示一張只有一個字詞或一張圖片的頁面,難以助你旗開得勝。

保密

保密也是賈伯斯一個十分顯著的特色。除非產品已臻成熟,否則他絕對不會透露一絲口風。產品仍在開發階段之際,他會確保整個團隊把保密做到滴水不漏。

顯然賈伯斯用這一套很吃得開,因為保密讓他得以保留了驚喜,更重要的是,他也因此在競爭市場上保住領先優勢。賈伯斯知道其他公司勢必會盡可能研究他的新產品,所以保密真的很重要。
這時也許有人會想,自己也應該保密,什麼都不透露。這種概念在企業環境來講是有可能做到的,只要盡量減少專案或新舉措的最新進展報告,就有機會保留驚喜。

但我的建議還是一樣,別學他!

企業界重視資訊的傳達,大家都需要知道現在有什麼狀況。假如你守口如瓶,就沒辦法傳達資訊,對資深主管和跨部門同事來說都會產生很大的問題。

資深主管必須掌握現況,把他們蒙在鼓裡對你沒有好處。專案若是順利進行,你應該讓他們知道,做了重要決策,也必須向他們報告最新發展。
給老闆找麻煩最簡單的做法就是什麼事都不告訴他。所以你應該多多傳達資訊,而不是什麼口風都不透露。

對於跨部門同事來說也是同樣的道理。同事必須知道事情的發展現況,倘若你把他們蒙在鼓裡,他們會覺得很失望。更重要的是,這樣他們就沒辦法出手相助了。

如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨, 個人品牌再升級,提升職場影響力。圖/寶鼎出版提供

(本文摘自提姆.寇金茲著《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》,寶鼎出版提供)


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