如何幫雞洗澡?簡報高手這樣說

向老闆推銷點子如同幫雞洗澡,洗乾淨才能讓它以最佳狀態亮相。

「幫雞洗澡並不難,」我對臺下觀眾說,「大家都做得到。假如各位打算帶家裡的雞去參加家禽展,真心建議先幫雞洗個澡,這樣一來雞才能以最佳狀態亮相。只要記得把雞抓好,選用溫和的肥皂,最後再把雞從頭到腳吹乾,別讓牠感冒就可以了。」1973年3月的那一天很冷,當時八歲的我,在青年組織「四健會」(4-H)贊助的一場比賽中發表我人生第一場正式簡報。

評審團聚精會神地聆聽,他們會以簡報的結構和風格作為評鑑標準。最後,評審除了會針對每位參賽者給分之外,也會提供一些指點,比方說哪裡表現不錯,哪些地方可以再加強等等。最出色的簡報可以獲頒藍綬帶,表現一般的簡報則拿到紅綬帶,平均水準以下的簡報則給予白色綬帶。

我一邊指著海報,一邊鉅細靡遺地描述幫雞洗澡的過程。我彎下腰,從臺前桌子的後方拉出一個大塑膠條板箱。

「現在我就來示範幫雞洗澡的每一個步驟。」我繼續說道。我把箱子打開,將手伸進箱子裡。那隻活蹦亂跳的白色萊亨雞(White Leghorn)跑到箱子另一邊,讓我撲了個空。我將上半身探進箱子內,手伸得老長,剛剛好碰到雞。這隻雞立刻緊張兮兮地沿著箱子後方的壁面亂竄,想必對接下來要發生的事情很火大。

養過雞的人就知道,抓雞有正確和錯誤的方法。正確做法是先把雙手放在雞的翅膀上方,然後捉住翅膀輕輕將雞抓起來。雞馬上就會發現牠沒辦法拍動翅膀,過不了幾分鐘,自然就會停止掙扎,冷靜下來,這時你就可以把雞轉過來做檢查,或者像我一樣,幫雞洗個澡。

除此以外的抓雞法都是錯的。無論是抓雞的腳、抓牠尾巴,還是只抓牠其中一隻翅膀,都只會愈搞愈糟而已。一定要先控制兩邊的翅膀,因為雞本來就會擔心自己的安危,所以勢必會瘋狂拍打翅膀,想辦法脫逃。那天我處理的白色萊亨雞就屬於特別容易焦慮激動的品種。

就在我頭手都伸進箱子裡的時候,心中有點擔心簡報,因此很想趕快讓事情上軌道。每位參賽者只有幾分鐘而已,評審對時間又盯得很緊。所以我把手伸向那隻雞,捉住牠白色的尾巴,直接將雞從箱子裡拉出來。結果,一場災難就此引爆。

那隻萊亨雞拚命揮打翅膀,擊中我的臉和胸口,作為一個專門處理雞的簡報要用到的道具,顯然很快就會讓這場簡報走向不歸路。灰塵揚起,白色的羽毛滿天飛舞,我一隻手抓緊雞尾巴,努力不讓這隻雞在我人生的第一場簡報中脫逃。臺下觀眾興奮地往前靠,想看清楚這雞飛狗跳的場面會演變成什麼樣子。我使出渾身解數,一邊控制那隻暴走的雞,一邊設法冷靜地繼續做簡報。

「一定要把雞控制好,要不然雞會很恐慌,雞一恐慌就會翅膀拍個不停,就像現在這隻雞這樣。」當我望著雞毛像雪花般落下,雞也痛苦亂叫的時候,我又補充說:「有時候需要一點時間才能讓雞冷靜下來。」

這場拉鋸戰對我來說活像有幾個小時那麼長,真是難熬。最後雞也累了,我總算得以抓住牠的兩隻翅膀,將雞牢牢箝制在我身旁。

我大大鬆了一口氣,繼續解說:「只要把雞控制好以後,就可以將牠放進水槽裡。」我一邊說明,一邊把(現在已經)被制伏的雞放入我面前一個裝好溫肥皂水的桶子裡。「記得要用非常溫和的肥皂。」

我伸手去拿肥皂的時候,雞發現牠有機可趁,立刻重振旗鼓,再一次試圖掙脫。牠的一隻翅膀從我的手中滑開後,馬上不停地拍打翅膀,又一波猛烈的掙扎。不過,這次連水也濺得到處都是,我的衣服都被弄溼了。

最終我還是重新掌控了大局,把雞洗乾淨,然後用我母親的吹風機把牠身體吹乾。「一定要完全吹乾,不過用吹風機的時候要特別小心。」我諄諄告誡:「太熱的風不行,用中等溫度的風最理想。」說完以後,我緊緊抓住雞的翅膀,將牠放回箱子裡。

「以上就是如何幫雞洗澡的過程。」我總結了簡報的重點:「請記住成功的三個要訣:把雞控制好、用溫和的洗潔劑,以及把雞從頭到腳吹乾。幫雞洗澡其實一點也不難。」

我累得虛脫了,全身溼答答的,還沾了一大堆羽毛。但任務已經完成,我很高興不用再擔心簡報的事了。在觀眾的熱烈掌聲中,我把東西收拾好——這絕對是那天最精采的簡報之一。我找了一個位子坐下,欣賞下一場簡報。

獎項在近傍晚時出爐,我獲頒藍綬帶,而且評審給了我很高的分數。他們在講評中對我的簡報極盡讚美之詞,尤其喜歡我用雞做示範那一段。

那一天,我學到了三件很重要的事情。

首先,做簡報非常刺激,雖然可怕,但又讓你覺得很興奮、渾身是勁。你是所有目光的焦點。

其次,若能善用一些基本原則,可以幫助簡報更順利。掌握好引言、結論、脈絡清晰的故事和簡單的視覺效果之類的東西,真的能幫簡報大大加分。這些基本原則都不會太複雜。

第三個重點就是,一場好的簡報可以激發觀眾的好奇心,讓大家更投入,如果又能夠運用會動的道具,一定可以發揮奇效,把觀眾的注意力全吸引過來。譬如一隻翅膀拍個不停、嘎嘎大叫的雞就有絕佳效果;當然,這隻雞也肯定不會讓大家昏昏欲睡。

5,000場簡報

從那一天起到目前為止,我已經做過5,000多場的簡報。就某方面而言,小時候用雞做簡報的經驗可以說造就了我現在的職業生涯。

我讀國高中的時候,也在四健會發表了一些簡報,講過飼養豬隻、鴨隻配種和收藏蝴蝶標本等主題。幫雞洗澡這個主題我再也沒碰過。

大學畢業後,我在策略公司Booz Allen Hamilton 做了兩年的管理顧問,花了不少時間為保險、能源和快速消費品等產業的客戶規劃及發表專案簡報。

我接著又到哈佛商學院念MBA,後來在卡夫食品(Kraft Foods)擔任品牌管理方面的職務。在卡夫食品工作的這11年之間,我負責管理一系列不同的業務,包括Parkay Margarine奶油、A.1.牛排醬(A.1. Steak Sauce)、Miracle Whip調味醬、塔可鐘速食(Taco Bell)和卡夫烤肉醬(Kraft BBQ Sauce)。我無論管理哪一項業務,都需要撰寫業務進展報告、專案建議報告和行銷計畫,並且向相關人士做簡報。

我在卡夫食品工作五年之後,開始在德福瑞大學商學院擔任兼任教授,講授廣告相關課程。後來我又轉往西北大學凱洛格管理學院(Kellogg School of Management)教書。終於,我發現自己對教學的熱愛更甚於每天忙著調度卡夫烤肉醬配送車的事情,所以當我有機會成為「臨床教授」(clinical professor)——這表示學校會給我辦公室和薪水——我便離開卡夫,以凱洛格管理學院作為我的職涯發展基地。

目前我主要的工作是幫助人建立強大的企業和優質品牌。我在凱洛格講授全日制、兼職和高階MBA課程的一些科目,譬如行銷戰略、策略行銷決策和生物醫學行銷等等。我也為世界各地的公司主持各種研討會。這幾年跟我合作過的公司包括禮來(Eli Lilly)、諾華(Novartis)、艾伯維(AbbVie)、惠普(HP)、凱悅酒店集團(Hyatt)、資誠聯合會計師事務所(PwC)和德事隆(Textron),我因此有機會到過俄羅斯、澳洲、日本、丹麥、杜拜、約旦、德國、瑞士、中國和土耳其等國家。

在這段期間,我獲得了一些教學卓越獎,包括西北大學凱洛格管理學院的「傑出教學獎」(Sidney J. Levy Teaching Award)、兩次教師影響力獎(Kellogg Faculty Impact Award),以及四次高階MBA頂尖教授獎(Kellogg Executive MBA Top Professor Award)。另外我也兩度獲頒凱洛格學院年度教學卓越獎(L.G. Lavengood Outstanding Professor of the Year),該獎項設立40多年來只有五個人得過兩次,我就是其中一位。MBA網站Poets & Quants的「2016年最受歡迎的MBA教授」(Favorite MBA Professors of 2016)榜單,我也名列其中。

以上林林總總都讓我見識到了出色的簡報所具有的威力。我清楚知道強大的進展報告能發揮多大影響力;這種影響力可以撼動一群人、凝聚共識、振奮整個班級、取得認可,還能夠激發團隊的動力。

你可能擁有世界上最棒的點子,但唯有把簡報做好,才能讓大家理解它的好。在某種層面上來說,要向老闆推銷你的點子就如同幫雞洗澡,洗乾淨才能讓它以最佳狀態亮相。

如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨, 個人品牌再升級,提升職場影響力。圖/寶鼎出版提供

(本文摘自提姆.寇金茲著《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》,寶鼎出版提供)


延伸閱讀

別學賈伯斯!商務簡報不吃這一套

為什麼番茄工作法有效?

解決工作問題也能套公式

你可能還喜歡