這樣說更好!簡報不冷場

編按:KOKUYO顧問下地寬也,天生一開口就冷場,但是擔任提案及行銷工作,對外經常得對大公司老闆及高層做簡報。二十年下來,他從簡報沒梗王,變身可以傳授私藏撇步的老司機。他總結出糟糕簡報前三名,分別是「①缺乏自信的簡報」、「②無趣的簡報」、「③沒共鳴的簡報」。以下是摘錄他新書傳授的簡報技巧。

把平常的話講得像不能說的秘密

〔這樣說更好〕我們準備要進軍中國=>這件事我只在這裡說,那就是我們準備要進軍中國

圖/商業周刊提供「只在這裡說」,光是這幾個字就能吸引聽眾興趣。

別人都不知道的事只有我們這些人知道。這種情況總是教人感覺興奮。

「只有現在、只有這裡、只有對你」。說話時請試著運用這些詞句。人們總是會被很少人知道的消息所吸引。

雖然我這樣說,但你可能認為:「其實並沒有什麼只能在這裡說的事啊!」

請放心。就算真的沒有只能在這裡說的事情,沒關係,你也可以說說這些,例如像是外界所不知道的開發的辛苦談,或是已經決定要公布的新聞等等。

就算不是真的無法公開的秘密,只要是當事人還不知道的訊息就OK。

「請不要告訴別人喔。」若再加上這一句,效果一定更好。

【範例】

  • 這件事我只在這裡說,那就是已經決定正式從美國進口。
  • 目前還不能公開,但已經決定要正式出道

把強敵視為對手

〔這樣說更好〕讓這項服務成為世界第一=>一起打敗Google吧!

圖/商業周刊提供具體說出自己的目標,這一點在做簡報時很重要。設定一個假想敵(競爭對手)就是一個非常有效的方法。

愈是厲害的假想敵,聽眾就會覺得「眼前這個人真厲害!」,盡可能選定一個受歡迎的大公司(或個人)吧。

其實是否真的能夠擊敗對手並不重要,顯示自己超有鬥志才是真正目的。

雖然說「以世界第一的服務為目標!」也行,但給聽眾的感受卻是「說是說世界第一,還是搞不太懂是什麼。」

在簡報發表會,若能具體舉出競爭對手,聽眾就容易想像,也更能理解講者的目標。因此,具體說明非常重要。

【範例】

  • 在創意面上完全不輸蘋果(Apple)。
  • 最終目標是要跟獅王(LION)一較高下!

先說結論

〔這樣說更好〕那麼我照狀況依序說明。企劃的開始是這樣的……=>就結論來說,企劃應該要中止才對

聽眾在整場簡報中最想知道的就是「結論」。如果一開始就能直接說出結論,聽眾會感到非常爽快。

雖然常說文章要有起承轉合之類的,但那是小說等呈現文學表現樂趣的做法。

商務場合的表現不需要這些順序。如果真的重視聽眾是否容易理解,那麼一開始就應該說出結論。

不過開頭就做結論確實有點風險,因為結論也有可能會被推翻。

「先說明所有經過,待聽眾理解之後再做結論不是比較好嗎?」一般人應該都這麼想。

有自信的人卻是開頭就說結論。即使過程中可能遭受質疑,卻能一一例舉出理由及根據,藉此說服聽眾。

【範例】

  • 雖然很突然,但我的結論是應該採用A案。原因是因為……
  • 這是我個人的答案。米飯還是越光米最好。

營造出大受歡迎所以忙碌的氣氛

〔這樣說更好〕請隨時聯絡我們!恭候大駕=>有時可能需要等候……

圖/商業周刊提供「需要等候」的狀況,是一種可以在有意無意間呈現出超有人氣的方法。

丹・艾瑞利(Dan Ariely)(杜克大學心理學與行為經濟學教授) 在其著作《お金と感情と意思決定の白熱教室》(早川書房)中提到,在深夜的電視購物頻道裡只要把「專人接聽中,歡迎來電」的說法改成「如果電話忙線,請重新再撥」,銷售額就加倍。

這種現象稱為社會認同(Social Proof),因為大家認為:「別人都在做的事一定是不錯的事。」

像是「無法馬上處理」、「需要等候」等等,一般會認為這樣說將導致客人流失。跟事實相反,給客戶的印象其實是「超受歡迎所以訂購踴躍」以及「訂單多到業務來不及處理」。

「或許需要等候三週左右。」說明等待時間時試著這樣說吧。只要比原先預定時間更早拿到商品,顧客都會很開心。「比我原先想的還要快拿到!」

【範例】

  • 平時也經常需要排隊等候。
  • 真的非常抱歉,預約已經排到半年以後……。

《提案必看的簡報小抄:別怕沒梗!KOKUYO顧問的100簡報句型,一翻就上手》圖/商業周刊提供

(本文摘自 下地寬也著《提案必看的簡報小抄:別怕沒梗!KOKUYO顧問的100簡報句型,一翻就上手》,商業周刊提供)


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