不要再把簡報變成念稿大賽

多人的簡報情境通常是在會議上,你要報告很多東西,而且時間非常有限,那麼該怎麼辦呢?

這邊要特別說一下,很多人常常覺得報告就是要把所有的資訊通通放上去,並且把上面的資料通通講解一遍。相信你也一定常常在公司看到這樣的簡報,上面有非常多的圖表、資料,甚至是密密麻麻的試算表和數字。

接著你會看到講解的人非常認真,把投影片裡出現的資訊都念過一輪,但你也會發現大家都很認真地盯著手機和電腦處理公事,這就是走一個過場罷了。通常認真聽的都是老闆們,但因為時間太少,資料太多,所以就算大家問問題,還是會問之前講過的事情,於是很多講者就此失去耐心,覺得這些人有沒有在認真聽自己講話啊!

其實在這種會議形式的簡報中,最常看到的問題就是訊息太多。一般人根本沒有辦法處理這麼大量的訊息,尤其只有投影片作為輔助,而且很可能是字密密麻麻完全看不到的情況下,此時即便我們說了,能夠轉換到人腦吸收的可能也不到10%。

所以很多朋友常問我,會議報告該怎麼辦才好?其實我覺得這就要回到第一堂課說的簡報心法來檢核:以終為始,聽眾為王,知己知彼。在以終為始裡,你會不斷問自己這次會議的目標到底是什麼?而在聽眾為王時,你會問自己今天這場會議的關鍵人物是誰?而在知己知彼中,你會問自己有多少時間,哪些資訊即便我說了,在場的人也可能聽不懂。

透過「以終為始,聽眾為王,知己知彼」的檢核,你就能慢慢的問出重要的事情是什麼。以下整理出我常常在課堂上遇到的問題,也許可以當成你篩選內容的參考:
1. 宣達:常見的對錯
2. 內部提案:問題與改進
3. 年/季/月報:資訊與觀點

宣達

首先,當你要在會議上宣達事情,但有很多事情要說,該怎麼辦?舉例來說,曾經有擔任採購的同學來上課,他們不斷卡住的點就是法規真的很多,該怎麼做才可以在二十分鐘內講完所有法規呢?

以前同學的做法是這樣的,他把所有的法規通通放上去,然後開始照念。但你用想像的也知道,這一點用也沒有,每次都幾乎在浪費時間。於是我問他,在法規裡有沒有大家很常犯的錯誤,還有根本很少碰的錯呢?他舉了好幾個常見的錯誤,例如核銷單格式、廠商給的單據發票、核銷的科目等等。於是我請他只重點講這幾件事情,並且用了第二課說到的對比法:正確的單據是怎麼樣vs. 錯誤的單據是怎麼樣。

一樣是二十分鐘,雖然他分享的內容變少了,可能只分享了核銷單的格式、正確的發票單據、買多少錢的東西需要找三間廠商比價等等。但當他開始使用這個方法之後,他跟我說雖然還是常常遇到搞不清楚的人,但至少在這幾件東西上錯誤率大幅降低。

所以如果你的會議時間真的非常少,宣達事項只要找到最常見的即可,其他的事情就不要花費太多時間了。

內部提案

我遇到很多朋友在內部提案時會直接提出某個解法,接著很認真的說明這個解決方案該怎麼執行。這就好比說,我的公司經營教育訓練,一到會議時間,我就告訴老闆們要用什麼會員系統,要怎麼用電話開發等等。但其實很可能除了我以外,沒有人知道發生了什麼事。於是在我講完後,全部的人看著我,問我幹嘛忽然講這個。

在內部提案中,我會建議用第二課提到的Why→What→How來進行。我們可以在前面加上一個「主題」,並把Why換成是我們遇到的狀況,What是思考的方案,How是執行的計畫與步驟,也就是:

主題→Why(問題狀況)→What(預計方案)→How(計畫步驟)

舉例來說,假設剛剛說的會員系統、電話開發等等,是我想要提出的增加學員報名的做法,那麼我會這樣提案:
1. 主題:使用社群軟體提升開班率的方案
2. 問題:現今的行銷遇到了什麼問題
3. 解法:預計使用某軟體來增加效果
4. 計畫:用幾天的時間,投入多少資源,人力怎麼配合等

在這樣的情況中,大家就會明白現在的問題是什麼,為什麼需要改變,要怎麼樣改變,大家該怎麼配合等等。在提案的時候邏輯也會更清楚,成功率更高。

年/季/月報

最後要講到的就是我最害怕的,那就是各種年度,季度,月度報告。因為這通常會變成念稿圖表大賽,我總會在這些場合上,看到密密麻麻的圖表和表格,而如果座位在後面一點,可能完全看不清楚。

回到簡報三心法,用以終為始來看,我想這些會議的目的其實不是要你提供整理的資料,而是這些資料能夠說明什麼。而聽眾為王的部分,要看是誰主持這次的會議,他重視什麼。最後知己知彼,當然還是思考其他人和你工作上的專業認知差距了。

這樣說聽起來很難,我想請大家把握一個原則,那就是在你講完每一個圖表後,最好後面都放一張總結與解釋頁。因為重點根本不是這些圖表資料,而是這些資料能夠做什麼。當大家聽完你對於圖表的解釋後,直接說明你推出來的結論和行動是什麼,就不會讓大家一頭霧水了。

當然,每個公司和會議都有不同的文化和目標,這裡只是提供一個我常用而且覺得非常有效的心法,當你發現會議常常卡住的時候,你可以考慮試試看這樣的模式。幫你做個總結。

宣達事項:只說常見的對錯,其他事項建議發資料解決,加深一部分的印象遠比說了一大堆,卻沒東西記得來的好許多。
內部提案:一句話說明這次的主題,清楚敘述遇到的情況和問題,分享你的分析和資料來源,接著提出可行的行動方案。
年/季/月報:不要再只放圖表了,記得要附上你的結論和觀點。

忘形流簡報思考術。圖/時報出版提供

(本文摘自段昌文著《忘形流簡報思考術》,時報出版提供)


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