求職信怎麼寫 問問亞里斯多德

假設我們問亞里斯多德,求職信要怎麼寫、要怎麼準備面試,根據他的觀點,有效溝通的「ABC」是:受眾(audience)、簡扼(brevity)和清楚(clarity)。

筆之前,盡可能瞭解你的受眾——可能讀到你這封求職信的任用委員會成員及其他任何人(例如人事部或人力資源部的主管)。要找出誰可能參與這項任用,通常並不難;很多公職招募都有義務要公布任用者姓名,而在大部分的業界,總是會有消息傳開來。一定要讓你的受眾,也就是決定最後決選名單的人,感覺你做過研究、認真瞭解過他們是誰,你尊重、欣賞他們,對於和他們共事會如何也有一些概念。

對亞里斯多德來說,修辭術首重的是情感交易:你想讓對方自我感覺愉快、渴望認識你或再見到你。訣竅則是你在這麼做時,不會假意奉承而貶低自己。避免任何負面的語氣當然是明智之舉:應徵者要是在求職信裡寫到自己討厭目前的工作、跟主管不合,這封信就會直接進到垃圾桶去了。這些陳述可能屬實,甚至很有道理,但把自己塑造成易起衝突又愁眉苦臉的人,實在很荒謬。

所以,無論是寫求職信,或一旦取得面試的機會,「受眾研究」都很重要。我有個朋友,應徵並得到了一份競爭激烈的商界工作,因為在所有面試者裡,只有他發現任用委員會中幾個最有權力的人物有政治偏見,而其中一人很喜歡華格納。在學術界,瞭解每一位面試官的出版著作非常重要,你會得以將對話引導至你知道他們會感興趣的方向。你也會因此知道,現有的師資陣容最缺少哪方面的授課人才,進而具體說明你能如何彌補這個空缺,並保證要減輕他們的工作量。就連在求職信裡,也要用一、兩個句子表達,你曾思考過新人可以如何補足現有員工的技術。

考慮受眾,並且調整求職信去創造適當的情緒反應,這些都需要努力和時間。用完美配合受眾的語調說話也是一樣。我看過正經八百又矯揉造作到好笑程度的求職信,一開頭就寫著「我尊崇的先生們」,也讀過吊兒郎噹到幾乎侮辱人的求職信(嗨,老夫子!)。在這兩個極端之間,有一種既不造作又顯莊重的亞里斯多德式中庸表達法(「致諸位任用委員」),不過每封信都要根據個別收件者加以修整。列印一模一樣的求職信寄給你要應徵的每一家公司,當然要簡單快速得多,卻不容易讓你進入決選名單。

要說服別人,少永遠是多

亞里斯多德的第二個主要修辭規則是簡扼。要說服別人,少永遠是多。只有跟未來行動無關的言論,長度本身才有價值,它們是為了其他目的而生。需要把時間拉長的發言,應該是為了提供娛樂(如果你受雇在晚餐後演說半小時,卻只講了十分鐘,你的客戶就有權利抱怨)。另一種是在葬禮上發表的悼詞,這種發言是描述已經發生的事,也就是死者的生平,如果太短,就很有理由被視為不敬。然而,如果你是要努力說服某人在未來做某事,不管是多近或多遠的未來——像是給你一份工作——簡明扼要就是關鍵。由於細節都列在履歷表上了,我甚至會說,你的求職信如果以十二點的字級印在A4 紙上,最好只有一頁、或者頂多兩頁,否則你就要重新考量你的論述內容。

根據亞里斯多德的意見,對於未來行動的有效說服,只有兩個要素。其他一切都是多餘,會分散注意力,模糊了重點。第一個要素是敘述你期望發生的事(例如,你得到此次應徵的工作);第二個要素是證明你是最理想的候選人。比應徵求職還要長一點的說服言論,譬如在國會提議訂立新法,可能有必要在最後總結你之前的發言。亞里斯多德發現,如果整個修辭表現內容——不管是被聽到或讀到——持續超過五分鐘,人類能夠吸收並保留的資訊量就會有所限制。但聽到或讀到的訊息若少於五分鐘,總結則可有可無。而在只有一頁的應徵信裡,總結就是多餘的。

在求職信裡,敘述你期望發生的事並說明原因,只需要兩個句子。「我想應徵二〇一六年四月十六日聖溫塞斯拉斯學院(St Wenceslas College)音樂系在《教育家日報》(Daily Educator)刊登廣告徵求的動態頻譜學講師職位。我目前是普斯特李威大學的約聘教師,工作愉快,不過未來我想要在一所規模更大、更具國際影響力的大學取得永久的職位。」在信件的其餘部分,則簡扼說明你是理想候選人的支持證據。這些證據只能以數量有限的幾個標題列出,有些與過去和現在的你有關,有些則與未來的你有關。你已經具備適合的資格、過往的成就、經驗與態度,你相信你和雇主未來一定會合作愉快。在每個類別裡標明最重要的證據,這樣你就能寫出一封比七成五的競爭對手都還要出色的求職信了。

如果別人不懂你的重點,你就無法說服他們

修辭表現的第三個重要特質是清楚。如果別人不懂你的重點,你就無法成功說服他們。令人驚訝的是,有很多充滿抱負的講師,沒有在個人檔案裡說明他們之前在何時、何處參加最終考試或攻讀博士,結果又是如何,也沒有確切說明他們目前在做什麼,更別說是未來能為系上帶來哪些貢獻。如果你有兩百封應徵信要看,還得花上一分鐘找這類資訊,這就是立刻把這封信丟掉的充足理由了。

別人不是笨蛋,無論是模稜兩可或語焉不詳,任用委員都看得出來。這兩種狀況都會讓講者或作者顯得避重就輕,讓聽者或讀者不耐或緊張。所以亞里斯多德的建議很明確:在求職信裡,不要寫著「數月後,我會以希臘眾神的研究計畫申請補助」,而是要寫「任職第一年結束時,我會以基克拉澤斯群島上的阿波羅膜拜中心研究計畫申請補助」,或是「明年九月,我會利用樸茨茅斯暢貨中心的預計利潤, 在大曼徹斯特郡東郊設立彼得普林索零售商行的新分店。」同時準備好在面試時說明計畫的確切內容,以及你打算如何籌措資金。

晦澀、故作神祕的表達方式會讓觀眾有疏離感,亞里斯多德對此也有啟發性的見解。他特別舉赫拉克利特(Heraclitus)為例,這大概是所有古希臘哲學家中最讓人捉摸不透的一位了。亞里斯多德引用了赫拉克利特的一句話,其中的字詞順序讓人實在難以確定它真正的含意:「Although this reason exists forever men are in a state of doubt.」到底是理由(reason)會永遠存在,還是人(men)會永遠處於懷疑的狀態?這個句子很需要加上標點,不然就是改變字詞順序,以表明「永遠」(forever)這個副詞是修飾句子的哪個部分。

假設這封完美無缺的求職信,再加上條理分明的履歷表,讓你得到了面試機會,這時的重點就變成了你要如何透過肢體來呈現自己。對亞里斯多德來說,這也是成功修辭術的第四個要素——表達(delivery)

下一頁:你希望傳達自己是什麼樣的人?

你可能還喜歡