亞馬遜工作術 不靠熱忱靠機制

馬遜有一種觀念,認為「能夠交給電腦做的事就交給電腦做」。

因為這樣,人就能把時間用在只有人能做的工作上,而且會有時間去發想新的事業。此外,也會增加陪伴家人、享受嗜好的閒暇時光。

前一小節談到「有員工花費大量的時間製作公司內部用的資料圖表」。在亞馬遜,製作報告、統計資料全部交由電腦執行。只需要製作資料庫,再讓資料庫輸出數據,組織起來就行了。不必由人親自做每一件事,不做「輸入資料,製作圖表……」這類工作。

我這樣寫,也許有人會覺得「這是亞馬遜那樣的大企業才有辦法做到」。這完全是誤解。製作資料庫非常簡單,只要會用Excel,誰都會做。任何一家公司只要有意採用,隔天就能馬上開始。

亞馬遜的厲害之處在於「一開始就把機制化、自動化放在心上」、「能夠機制化、自動化的事物就徹底讓它建立機制」。

傑夫.貝佐斯的談話中,我很喜歡的一句是:
「Good intention doesn’t work. Only mechanism works.」(「善意」起不了作用,「機制」才能發揮作用。)

這句話直譯之後,聽來似乎冷酷無情,但其實並非如此。這句話的意思是「員工無法只靠『善意』持續為公司效力,有了『機制』的基礎後,員工才能充分地發揮『善意』」。

「款待」做為象徵日本特色的語詞,近年來在日本一直受到關注。然而,我認為經營或管理者隨便使用「發揮款待的熱忱……」的說法非常危險。因為十有八九都會發生以下的負向循環:

「未建立讓員工展現善意(= 款待的熱忱)的機制」

「儘管如此仍試圖倚賴員工的善意」

「愈是展現善意,整個工作單位愈是疲憊不堪」

「一直在展現善意的員工紛紛離職」

「經營或管理者沒有意識到這一點,繼續命令員工『展現更多善意』」……

每當我想起上述的負向循環,便覺得「傑夫.貝佐斯可能比任何人都理解『款待』的真正含意」,若不能持續地提供服務,就不能稱之為「款待」。

★目前有多少百分比的工作已完成機制化、自動化?
因此,我想趁此機會建議各位「盤點」一下自己目前的工作。徹底檢查自己目前正進行的工作中,是否有可以機制化、自動化的作業。檢查的步驟如下:

①清查目前進行的工作(例如一個星期分量)並全部列出來。

就像:「星期一/製作開會用的資料、開會、製作日報表、製作企畫書……」、「星期二/拜訪客戶、開會、製作日報表……」。

②將列出的作業進一步拆解成一道一道程序並條列出來。

以製作企畫書為例,可以拆解成「調查想要放入企畫書裡的數據/準備數據和資料/構思標題名稱/構思想寫的內容/執筆/放進圖表和數據/請主管確認」等等,盡可能詳細條列出來。

③前兩項列出的項目中,有可能借助電腦等達成機制化、自動化的就打○。

然後分兩階段檢視那項作業—
● 是否可以全部自動化、機制化?
● 是否可以部分自動化、機制化?

這時,不太需要考慮「以自己的能力可不可能做到」,只要曾經聽到「朋友的公司已機制化、自動化」的消息,或是聽說「如果有人很懂電腦就能做到機制化、自動化」,就表示那項作業「有可能機制化、自動化」。

經過這三個步驟完整檢查之下,恐怕不限業種、業界和職種,任何人都可以讓目前大約二○%的作業機制化、自動化不是嗎?

很遺憾,我不得不說那就是「無意義的作業」、「可以由別人代勞的作業」、「不受顧客歡迎的作業」。

AI化日新月異,一般認為現在正是時代的巨大轉變期。若固守舊有作法,不知不覺就會被時代淘汰。為防止這樣的情況發生,有必要藉由「盤點」的方式,全面檢視目前的工作。

▎快速工作術
詳列工作的內容與流程,全面檢視是否可以自動化、機制化

1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?

(本文摘自佐藤將之著《1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?:亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》,采實文化提供)


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