你的團隊裡是否有人很強勢? ──請教瑪德蓮

親愛的瑪德蓮:
我在一個很小的非營利組織管理一個工作團隊。最近有個相對資淺的成員不斷向上管理我(她的主管)、以及其他比她資深很多的人。她經常告訴我,她覺得我應該怎麼做,還列出一大堆她希望我要幫她做到的事。但在此同時,她自己的工作卻沒有做完。

她不斷請求他人協助,藉此逃避自己該做的事情。這種作法惹得整個團隊都很不愉快,也讓我們的小辦公室,氣氛很僵。我們的團隊原本運作十分順暢,但這個新來的成員卻把每個人都惹毛了。

妳有甚麼想法嗎?

懊惱的人
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親愛的「懊惱的人」:

你現在得馬上出手阻止這件事,避免情況更加惡化,這種情況絕對不能容忍,直接告訴她不要再這樣做。如果這種態度強勢的人比較聰明,又比辦公室裡其他的成員都更有經驗,自己也承擔了大量的工作,那是一回事,但如果不是這樣,她就沒有權利給每個人反饋意見,或者向上管理。

首先,你必須處理她沒有把本身的工作做完這件事。檢查她的任務列表,確認她很清楚自己該做的工作是甚麼,也有獨立完成全部任務所需的一切。然後告訴她,你期待她在甚麼時間點之前,完成甚麼事項,同時告訴她,不准她再把工作推給辦公室裡的其他任何人。

接下來,你得處理這個想法:她似乎認為,自己的工作就是要給他人各種反饋意見。你的口氣不必太差,但你得很快表達一些看法。直截了當──不要拐彎抹角。

「在這個辦公室裡,確定每個人都知道自己該做甚麼,同時給予反饋意見,是我的工作,不是你的工作。你不能再告訴我或辦公室裡的其他人,我們該做些甚麼。如果有人針對他們做事的方法與內容,希望聽聽你的看法,他們會自己來問你。但在那之前,拜託你把這些想法放在心裡。」

你可以告訴她,她如果在本身的工作上表現傑出,就可以爭取到給予反饋意見的權利──但即使如此,她也只有在被問到的時候,才應該表達本身的想法。你不必解釋太多,你可以做好反覆說明的準備,但不要落入必須加以解釋的陷阱。

如果你不趕快開口,一定會有別人先開口──而如果他們態度不是太友善,我也不會怪他們。到那個時候,你需要處理的狀況就完全不同了。

這種強勢的人有可能會暴怒。她會表現出這種行為,或許是因為從來沒有人跟她說過不能這樣做。這也沒關係,她需要了解現實狀況,而真正能夠提醒她這一點的,就是她的上司。將來有一天,她甚至會因此感謝你。或者她可能會辭職──如果是這樣的話,你整個辦公室的成員,都會感謝你。

你是主管。伸出手來,阻止這場鬧劇。保持平靜與冷靜,集中精神,態度和善而堅決。整個辦公室的人都靠你了。

你可以做到的。

愛你的
瑪德蓮

本文節錄自「管理雜誌」550期
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