工作太多做不來? ──請教瑪德蓮

親愛的瑪德蓮:

兩個月前,我獲得升職,這是我夢寐以求的事。先前我有七名直屬下屬,但現在我有十五名。我看到的所有參考資料,都說我應該定期和每個人進行一對一會談,但我本身的工作量已經加倍,實在不知道如何把這麼多事都擠進我的工作時間表。

現在我已經一天工作十二小時,只能夠晚上或周末在家裡收發電子郵件。我的員工不停發電子郵件和簡訊給我,問我各種問題,或者請我給他們反饋意見。我的配偶已經開始受不了我的狀況。

我很想獲得升遷,也很高興有更多的薪資,但現在我開始真正後悔了。我到底要怎麼樣,才能滿足每個人的需求,同時又做好本身的工作?這一切全都感覺……

太多了

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親愛的「太多了」:

十五名員工是很多沒錯,尤其他們如果需要你不斷給予反饋意見。就算他們不需要這些意見,你也有很多人需要去支持和認識。

這是你們組織內部的標準做法嗎?如果不是的話,你或許可以考慮說服主管,提拔其中某個員工,請他來負責管理部分員工。但如果這是標準做法,大家對如何管理這麼大型的一個團隊,可能就有一些共同的期待,你可以去請教上司,有沒有甚麼課程/資源是你可以運用的,讓你在處理這些事情的時候,不會如此手忙腳亂。

但在真正找到資源之前,你得先為團隊設立一些標準,讓團隊能保持平衡,同時也降低你自己的壓力。要像你這樣,領導這麼大型的一個團隊,第一步就是要確保,每個人都知道自己的任務與目標,也都擁有所需的資源,能夠完成本身的工作。你或許可以把重點放在大家最需要反饋意見之處,協助大家能夠更自在地運用本身的判斷力。針對這點,此處有些更深入的內容。

至於「一對一會談」,沒錯,能夠定期進行「一對一會談」,是最理想的狀況──但沒有法律規定,你一定要每週進行這項會談,或者會談得長達一小時。下列這些訣竅或許對你有幫助:
● 先從每個員工隔週會談15分鐘開始。這或許放得進你的工作時間表──總共加起來每週大約需要2到3小時。
● 在全體會議時宣布,你希望每個團隊成員都能在管理中扮演主動積極的參與者,也就是你期待他們能夠做到某種程度的自我管理。如果你願意,你可以分享這篇有關自我領導的文章,這當中描述領導是一種夥伴關係。
● 讓每個員工知道,「一對一會談」是他們可以自由運用的時間。一旦他們掌握其中的訣竅,這就是他們提出問題,並取得反饋意見的最佳良機。讓他們安排進行「一對一會談」的時間,或者在行事曆上和每個人約好固定的時間。
● 讓每個員工自行推動「一對一會談」的議程。堅持每個人在預定的會談時間之前,先透過電子郵件把議程寄給你,這種作法可以強迫員工事先思考,有哪些地方需要你協助,並且有效運用他們的時間。

你不可能包辦所有的事情。你得要求員工加把勁。但只要開始推動這一切,這些做法可以減輕的壓力,會讓你深感訝異!

愛你的
瑪德蓮

本文節錄自「管理雜誌」550期
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