和上司進行直接對話不必害怕

和人進行直接對話可能會讓人感到害怕,而要和上司進行直接對話難度可能更高,你心中的焦慮往往會強烈到讓你想把頭埋在沙裡,無論你想談的問題是甚麼。

害怕和上司進行直接對話也是件很容易理解的事,如果對話不順利,你會擔心危及自己的工作──當然這是最糟糕的狀況,以我們在勁道公司的經驗而言,我們可以很誠實地告訴你,這種結果絕無僅有,直接對話在大部分的情況下,都能帶來正面的轉變。

事實上,領導者對對話的接受程度,是他們能夠成功扮演領導者、以及成功為企業樹立文化的重要關鍵。這件事對每個人都有很大的風險──不只是對你。

雖然你可能感到有點膽怯,但逃避和上司進行直接對話,卻可能讓原本可以直截了當溝通的事情,變得更棘手、更複雜。

舉例而言,你的上司在團隊會議中針對你的工作做了一些評論,但你認為他的看法與事實不符,事後,你心想:這是上司對我真正的看法嗎?

此時你就可能陷入胡思亂想──你的心裡可能會勾勒出許多不同版本的故事,但這些故事大半應該都不是真的,這種心態永遠都無法導致正面的結果。

第二天,如果他/她在走廊上經過你身邊沒有微笑,你就會開始心想,你是不是距離被炒魷魚只有一步之遙?此時你會想盡各種辦法避著上司,希望他/她對你的感受可以自動化解。

很快地,你心中會對此人形成一種低度的怨懟,而每次你和他/她之間的互動,只會加強你認為他/她對你不滿意的想法,然後呢?你可能會越來越不喜歡對方,工作起來也越來越不快樂。

進行直接的對話可以讓你有看清一切的機會──而非只知道自己的想法。你可能會發現,你以為自己聽到的內容,其實是一種錯誤的解讀,也是不正確的假設。你還可以得知,你原本對自己的績效表現不夠瞭解之處,同時更加清楚如何加以改善。如此一來,你就可以採取適當的步驟,有憑有據地向前邁進。

明白這點做這件事就會比較不害怕嗎?不會。

但是否一定要做這件事,你在工作上才能愉快而投入?對。

掌握準備與進行這類對話的技巧,可以讓結果天差地遠。
為了消除某些焦慮,以下是準備這類對話的三個簡單步驟:

步驟一:掌握問題
在勁道對話中,準備和人進行直接對話的第一步,就是自己先釐清問題。這個步驟甚至比直接面對領導者更為重要。問題要非常明確,以上述例子而言,真正的問題是領導者在會議上的評論,直接說:「我想和你談談你今天在會議上的評論,會對我產生的影響。」就是開啟對話很好的方式。簡單,直接,切入重點!如果你已經開始胡思亂想,那些多餘的想法都不要帶入對話,只要把重點放在真正發生的事情上就好。

步驟二:約好時間
領導者都很忙,一整天裡面,他們得處理很多不同的事情,這是很常見的狀況。臨時去找他們,可能會讓他們把手上正在處理的另一件事所引發的情緒,帶入你們的對話裡。你應該獲得上司全心全意地傾聽,為了確保對話能夠成功,你們兩人一定都要把這件事列為優先要務,並約好談話的時間,讓領導者能夠充分預期這件事,並準備好全心全意地投入。

步驟三:自己做好準備
直接對話用意不在於「單獨說話」,英文conversation這個字,如果少了拉丁文的字根con(意思是「和」),就會變成單邊的言語。換句話說,這個機會不是要讓你去向主管滔滔不絕地發言,並期待他們光是坐在那裏聽,你要邀請主管進行回應,重點在多了解對方的想法,同時釐清背後是否還有更大的問題。如果有的話,就決定接下來該採取哪些步驟,來解決這些問題。表達你希望找到解決方案的想法,也有助於降低焦慮,同時讓你們兩人能有共識。

若想進一步減輕害怕的感覺,你可以開始檢視自己如何導致這種狀況。通常你只要聽到了對方的觀點,就會比較容易釐清這一點。問自己:我如何造成這種狀況?我對此有甚麼感覺?記下重點。這樣你開始聽取對方的想法時,就能保持清楚的思路,也可以了解自己在何處需要轉變,才能以正面的方式,繼續向前。

而如果你是領導者,準備好接受直接的對話。

成功領導、建立情感資本、以及創造正面職場文化的最大關鍵,就是你對員工與「員工的疑慮」的接受程度。帶著好奇心進入這類對話,設定雙方的意圖,讓雙方都把彼此之間的關係列為優先要務。

直接對話是個很好的機會,可以讓你了解他人對你的溝通方式的感受,也讓你有機會調整修正,並對團隊成員的需求有更多的認識。

事實上,身為領導者,你所講的每一句話都很重要。針對工作或績效表現模稜兩可的評論,可能導致人際之間的緊張關係,因此值得直接的對話。

如果你對某個擔任領導職務的人有意見,運用這三個步驟來強化自己,讓自己能為本身在工作上的福祉負起責任。

本文節錄自「管理雜誌」547期
http://www.harment.com/oc.php