【職場英文】三大職場建議用法 成功打造專業又不失禮貌

現在工作環境漸趨多元,工作場合也時常有需要英文的時候。
在這樣的多語系環境中, 如果遇到要給外國同事建議, 是否總是開不了口或是辭不達意?
下面針對三大職場場合與用法的建議英文, 一次告訴你什麼該說、什麼千萬別說。

在職場上給予建議,不僅能提供多元看法幫助團隊達成目標,更能提升自己的職場信心與專業度。不過同時也要小心提供建議的措辭與時機點,不要在自己滔滔不絕的同時,默默成為同事口中的建議怪獸(advice monster),自己的好意甚至被誤解為頤指氣使的命令。今天彙整了實用的建議英文用法,讓你成功地展現專業又不失禮貌!

提供建議

當團隊在集思廣益時,或許思考方向跟架構都尚未成形,這時候當然是提供自己想法的好機會!除了能用直述句禮貌地表達自己的想法外,更能以問句的方式提出其它思考方向,甚至是用祈使句請他人換個角度發想。

避免說法:

  • You should… 你(們)應該……
  • You’d better…  你(們)最好……

Should 直譯為「應該」,但比起建議的語氣,更像在命令對方照著自己的想法做事。而 you’d better 翻譯成「你(們)最好」,雖然出發點可能是為了對方著想,但語氣中帶有命令與威脅(你最好……,否則會……)的意涵。同時,這兩個句型多用於「以上對下」的場合,容易造成同事誤以為你自認高高在上,如:

(X)You’d better take this route to avoid traffic. 你最好走這條路來避開交通。

(X)You should use lighter materials to cut down the cost. 你們應該使用更輕的材料來降低成本。

在這種狀況之下,你可以這麼說:

  • May I suggest that/V-ing/to… 請允許我提議……

May I 有「向對方請求許可」的意涵,比起上面帶有命令語氣的 should,用這個說法可以更有禮貌地表示自己提供建言的前提是「對方允許」,對方可以選擇是否接受。

上面的 suggest 也可以替換成 recommend(推薦)、propose(提案)、advise(建議)、encourage(鼓勵)等詞,文法上,後方動詞都須調整為動名詞 V-ing 或加上 to 連接後方動詞,句型如下:

suggest/recommend/propose + V-ing/N/that…
advise/urge/encourage + V-ing/to V/N/that…

(O)May I recommend that we take this way to avoid the traffic? 我可以建議我們走這條路來避開交通壅塞嗎?

(O) May I suggest using lighter materials to cut down the cost? 我可以建議使用更輕的材料來降低成本嗎?

  • How about…? ……如何?

使用 how about 反問的方式提供另一個方案與建議是一個比較口語化的表達方式。自己可以藉機提供其它方案,同時也留給對方拒絕的空間。

A: How about we take the MRT to avoid rush hour traffic?
A:我們坐捷運來避開尖峰時段的交通如何?
B: That would make sense, but we have so many props for the presentation with us. They’re too heavy to carry through the ride.
B:話說得有道理,但我們有這麼多的提案道具,要帶著它們搭乘捷運對我們來說太重了。

  • Let’s + 動詞原形

祈使句 let’s 是 let us 的縮寫,表達「邀約對方一起做某事」,也兼具建議的意義。

(O)Let’s see if we can find other solutions to the client’s problem. 讓我們看看可否找到解決客戶問題的其它方法。

(O)Let’s look at the bigger picture to see if we missed anything. 讓我們用宏觀角度看看我們是否遺漏了什麼。

表達想法

通常在有機會表達自己想法的場合時,表示對方向自己徵求意見或看法。與其果斷提供自己的看法和觀點,強迫對方也站在自己的角度思考,不如委婉地以透過分享自身過去經驗的方式提供建議,盡量避免在表達想法時太過主觀地表示「我認為」,而是盡量以較為委婉的方式或是站在對方立場的角度表達。

避免說法:

  • I think that…/In my opinion, … 我認為……

可以這麼說:

  • It seems to me… 從我看來……

Seems to me 帶有著後續想法是自己主觀看法的意味。受限於自己所知的資訊,而未必為最客觀與全面的正確解答。在對方的角度上也比較不會認為自己原本的觀點被全盤否定。

(O)It seems to me that you can use more data to support the findings. 就我看來,你可以用更多數據來支持研究結果。

  • If I were in your situation, I would…  如果換作是我,我會……

直接地告訴對方自己可能會採取的行動,但也不會給予過多的壓力強迫聽者接受。畢竟每個人所處的環境與處事方式不同,對方可以斟酌自己的建議採用。If I were in your situation 也可以改寫為 If it were me。

(O)If I were in your situation, I would use more data to back up the findings. 如果是我,我會用更多數據來支持結果。

接受建議

當然在提供自己建議的同時,也別忘了該如何有禮貌地接受他人的回饋。即使是跟自己意見相左的看法,也能提供有價值的思考角度。同時,也能展現出自己的謙虛與專業氣度。沒有人是完美的,所以自己在期望聽者接受建議時,也應該隨時對於他人的回饋保持尊重。

避免說法:

  • Maybe you’re right. 或許你是對的。

這句常常在口語中出現的認同,或許在許多人心中並沒有任何冒犯的意思。但在職場中,隱約透露出自己在認同對方提議的同時,又在前方加上「或許」,聽起來似乎是自己「雖然不太認同但又不好意思否認」。對於聽者來說,也容易造成「自己其實沒有很重視這個意見」的誤會。

可以怎麼說:

  • I really appreciate your opinion/thoughts/advice. 我很感激你的意見/想法/建議。

當他人用心地為自己提出建議時,如果是自己也認同的話,就應該禮貌地大方接受。不僅能表達自己的感激,更能讓聽者感受到自己的重視。即使是與自己相左的看法,也千萬不要急著重新解釋或爭辯自己的觀點。先感謝對方所提出的觀點,再針對彼此相異之處提出討論。

  • Thank you for the honest feedback. 謝謝你誠實的回饋。

有些時候當同事直接了當地點出你的缺失或給予建議時,更是表示對方對你的重視。坦然大方地接受對方的批評指教,更能表現出自己的謙虛大度與專業。

看完上面三大「職場建議」場合與英語用法,別忘了在職場上適時運用。最重要的是,在提供自己的建議與想法前,多發問與聆聽,確認自己了解問題核心,才能給予最貼切實用的建議。並同樣給予他人意見同樣的尊重,讓你成功展現專業也贏得同事上司的好感支持!

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