5 個常用英文書信回覆短語

隨著時代演進、國際化影響,我們與世界各國的同事、朋友信件往來越來越頻繁。
「回覆」信件的英文到底該用 reply  還是 response 呢?而常見的書信回覆短語又有哪些?就讓我們一同揭曉吧!

Table of Contents

  • 「回信」用 reply,「回答」用 response
  • 1. Thank you for your reply.
  • 2. I’d appreciate it if you could reply at your earliest convenience.
  • 3. I have received your reply and will get back to you shortly.
  • 4. I apologize for the delay in replying.
  • 5. This is to acknowledge receipt of your email.

「回信」用 reply,「回答」用 response

在看常見的書信回覆短語前,先來釐清表示「回覆」信件時,到底該用 reply 還是 response 吧!同樣是「回覆」,reply 是指「回信」這個動作,而 response 則指針對對方信件「內容」而給予的回覆,中文是「回應;反應」,兩者同時可以做動詞或名詞用,以及分別代表的意義。

Sure, I can give you a reply, but I can’t give you a response.
我當然可以給你回應,但沒辦法回答你的問題。

接下來就來看看有哪些實用的書信回覆短語吧!

1. Thank you for your reply.
謝謝您的回覆。

書信往來時,為表達禮貌,類似「謝謝您的回覆」的語句應該是必寫的了。這句話最常見的英文就是 Thank you for your reply.,這裡的 reply 是名詞。除了這個句子外,下列語句也可以作為收到信件時的禮貌性回覆喔!

Thank you for your email.
謝謝您的來信。

I appreciate your message.
謝謝您的信息。

I’m pleased to hear from you.
很高興收到您的來信。

2. I’d appreciate it if you could reply at your earliest convenience.
如果您能盡快回覆,我會很感激的。

信件往來最怕的就是任何一方回覆不積極,導致溝通沒有效率。這時如果想請對方「方便時盡快回覆」,用這句就對了!句子中 at your earliest convenience 這個片語就是「盡快」的意思,為 as soon as possible (asap) 較禮貌、委婉的替代用法,千萬不要誤解為 when convenient for you(你方便時再說)喔!這邊特別補充一下,雖然 asap 為縮寫,但在文書中盡量還是不要以全部大寫的形式來書寫,因為會使人有種在大聲說話、命令的意思,所以要避免全部大寫的狀況喔!

Please contact us at your earliest convenience.
請儘速與我們聯絡。

3. I have received your reply and will get back to you shortly.
我們已收到您的回覆,很快就會回覆您。

有時收到信件時,可能因為有別的工作纏身,無法馬上回覆,但又不想讓對方認為你不理會信件,就可以用這句話,禮貌性地讓對方知道,你已經收到信,會盡快回覆。句中片語 get back to sb. 有「回覆某人」的意思,若是 get back to sth. 則是「接著、繼續做…」的意思。「盡快回覆您」其他種用法包括:I’ll get back to you asap (as soon as possible) 或 I’ll reply (to you) asap。

I’m not sure about the answer to your question at the moment; I’ll get back to your later.
我現在不確定你的問題的答案,我稍後會回覆您。

4. I apologize for the delay in replying.
抱歉現在才回您。

不小心耽擱了才回覆信件的情況是無法避免的。這邊的 delay 是名詞,為「延誤,延遲」的意思,後面介係詞加 in 為表後面「某件被耽誤的事」。Delay 也可以作為動詞用,意思是「延遲,使耽擱」。這比較正式的用法,較為口語的用法可以說 Sorry for the late reply.。

Due to the storm, my plane was delayed by two hours.
因為暴風雨的關係,我的飛機誤點了兩小時。

There was a delay in the delivery of my package.
我包裹的運送發生了延誤。

5. This is to acknowledge receipt of your email.
確認已收到您的來信。

如果收到信件後,想要讓寄信的人知道你已經收到,就可以寄一封收信確認信函,裡面就可以用這句話。Acknowledge 本身作為動詞有「承認,認可」的意思,也可以作為信件往來時「確認收悉」的意思。相反地,如果想要請對方「收到信件後確認收到」,就可以用以下句子:

Please/Kindly acknowledge receipt of this email/message.
信件請確認收悉。

VoiceTube 整理了幾個較常見的英文書信回覆短語,是否覺得很實用啊?
相信各位記熟了之後,來日寫英文書信時就能更得心應手,不用再怕表達不正確或不禮貌了!

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