贅字贅詞令人分心 ──請教瑪德蓮

親愛的瑪德蓮:
我負責監督一群教育專業人員,他們需要向一個團隊(包括家長)報告評量結果。最近我們有個新進員工,在這一行已經有二十五年以上的經驗,在向團隊報告評量結果時,經常會過度使用「呃」、「你知道的」這類贅字贅詞。最近在一次會議中,我光是在三分鐘內,就數到超過四十五個以上的實例。我覺得這些用語很容易讓人分心,而且對我們的部門而言,面子上也不好看。

妳建議我可以怎麼做呢?他是我上司找來的,所以我不太敢說甚麼。

分心的人
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親愛的「分心的人」:

天啊,我和女兒有一次去參加大學說明會,那個負責為我們解說的入學承辦人員就有相同的問題。我和女兒交換了個眼神,兩個人就開始計數(在谷歌上面快速搜尋之後,就會發現,這是最常見的反應),同時壓抑住內心的竊笑。

那位女士的報告有三十分鐘,到最後,我們幾乎忍不住,她說的話我們一個字也沒聽進去,我們兩個人都覺得很奇怪,她既然代表整個機構,來向可能入學的學生做報告,怎麼會沒有人跟她提過這個問題?

但你確實很在意──所以就要說些該說的話。這種情況的確會讓人分心,而且的確會影響到部門的門面──但或許更重要的是,這件事對這個新進員工自己所產生的影響。我不覺得他是你上司直接找來的,這件事有那麼重要,你的職責是確保他能夠成功。假如你不協助他更加俐落、更加專業,那你就同時對不起這兩個人。

重點是:這是一種習慣,不是個性上的瑕疵。這個習慣很小,很常見,出自對沉默的深沉不安,最後卻長成一隻大怪獸。而且你的員工其實有方法可以克服。

第一步就是自我意識。你必須挑明這一點,並請他在執行業務時,特別注意這件事。接下來,他就得自己決定要採取行動,設法改正,並透過另外一種方式來練習。

這樣做如何?直接告訴他。保持善意,簡短說明。以下是你可以用來說明的大綱,練習大聲說出來,並調整成你自己習慣的用語──這個版本只是個建議。

提醒自我意識:
「嗨,丹,我想幫助你盡可能成功,讓你能夠盡量發揮你豐富的經驗與專業。我需要和你分享觀察的結果,並要求你做到一件事。你在做評量報告時,會過度運用一些贅字贅詞,我認為這會讓你的可信度與工作上的優秀表現受到影響。我想要求你,下次在做報告時,盡量注意這一點,等那個之後,我們再來做進一步討論。」

不要問他對這件事情的看法,你會很想問:「你有沒有注意到這件事?」之類的問題,但假如你這樣做的話,就等於是在跟他做一樣的事──由於對沉默感到不安,所以找一些東西來填補,不要這樣做。

「該怎麼做」的對話
「嗨,你是不是注意到了?很好,你願意試著改善嗎?很好!」
我針對這點做了一些研究(這個問題十分常見,所以有很多可以運用的相關建議),結果找到一段簡短易懂的影音內容,我覺得應該很實用。和他一起看這段影片,請他和你一起練習(注意:你也要注意自己的贅字贅詞,一起設法加以改善)。很多人每個句子一開頭都是「所以……」我的丈夫每次都會在不恰當的地方,丟上一句「這真有趣」,有二十五年公開演說經驗的他,這就是他該注意之處。所以你的員工並非特例!當他的夥伴,陪著他一起克服改變習慣的不舒適感。有了你的支持,他一定可以做到──而你的上司從頭到尾不需要知道這件事。

我猜他有可能不同意你的看法,不認為自己的這個習慣是個問題,因而不願意改變。如果是這樣的話,你的問題就比較大了,你就需要和他進行直接的對話。就算他還是不願意改變,至少你已經盡力了。如果你真的認為他的績效表現拖垮了你們整體服務的品質,此時你就別無選擇,只能去找你們的上司。

祝你好運

愛你的
瑪德蓮

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