外商顧問超強資料製作術

每天上班都得面對龐雜的資料,你常邊整理邊崩潰嗎?曾任職於BCG的王牌外商顧問森秀明在《外商顧問超強資料製作術:BCG的12種圖形架構,學會就能說服任何人!》書中分享超萬用的12種「資料製作藍圖」,只要掌握「視覺」、「邏輯」、「產出」、「溝通」四步驟,就可以提高工作效率,完成兼顧美觀與邏輯的高品質資料,成功打動人心!

資料越多頁、畫面越豐富越好?《外商顧問超強資料製作術》指出,許多簡報擺滿炫麗的圖表,內容卻貧乏空洞不已。作者認為一份好資料,要像iPhone一樣美觀又好用,「如果把商業資料比喻成 iPhone,資料的形式和內容應該是成正比的。『資料做得賞心悅目,而且條理分明,讓人一目瞭然』,能夠做出這樣的資料,才是真正的高手。」他強調,資料的視覺效果取決於「理性」而非感性,一份資料好不好看,關鍵不在個人美感,反而是背後的「邏輯」夠不夠清晰。

森秀明說,商業資料的最主要目的便是「說服對方」,並希望對方付諸行動。一份好的商業資料是由「視覺」、「邏輯」、「產出」、「溝通」四個步驟所構成,「視覺」意指資料呈現必須一目瞭然;「邏輯」代表想表達的訊息要有條有理;「產出」是必須按部就班完成資料;「溝通」意謂內容必須是對方感興趣的事。「資料撰寫者如果不考慮閱讀者的想法,又如何完成一份好的商業資料呢?」

他也提出「資料製作藍圖」的概念,《外商顧問超強資料製作術》書中收錄12種圖形,善用這些數據圖表,更能梳理視覺和邏輯之間的關係、提高資料品質。例如向客戶報告提案,可以從 Why、How、What這三點切入,Why表示目的,「為什麼要做這份資料?」;How是探討資料的寫法和形式,「如何寫這份資料?」;What為內容相關的問題,「應該在資料中加入什麼?」掌握這三個要素,就能製作出條理分明的商業資料。

除了資料製作術,書中也分享許多「提案」、「企劃」的基本心態。例如許多人會抱怨客戶一直改來改去、增添自己的麻煩;但作者認為,委託人的需求與想法,本來就時時刻刻在變化,該如何120%地正確掌握對方想法,並將這些改變反映在資料中,便是職場上的關鍵決勝點。

「首先,最基本的思維就是,資料永遠是未完成的狀態,沒有成品。」書中不斷強調撰寫草稿的重要性,因為草稿可以輕易地追加、修改。「如果一開始就小心翼翼地撰寫正式資料,非但修改費工,心中不想改的念頭也會更加強烈。」相反地,遇到必須變動的狀況,草稿更能因應當下、快速修正,保持修改的彈性,也是製作資料的基礎心理建設。

「不需要一張張完美的資料,只需要吸引人的有趣故事。」資料製作者必須隨時掌握客戶的意念,更應練習把想法化成迷人的說法。「商業資料是資料撰寫者與委託人經過不斷地溝通,而產生的共同創作。溝通決定了一份商業資料成功與否。」森秀明覺得,永遠沒有「完美資料」,只有隨對方需求不斷調整的「好資料」,不抗拒變化,才是企業成功之道,更是超強資料製作術的精髓所在。

 

• 書名:外商顧問超強資料製作術
• 作者:森秀明
• 出版: 時報出版
• 上市日期:2020/11/24