當責主管就是要做這些事!

你是埋頭苦幹的主管嗎?你的團隊氣氛是開心振奮,或低迷沉悶?

身為管理者,您是否常感覺力不從心,感覺費盡心力的是自己,彷彿整個團隊只有自己一人在努力?您是否發現,部屬和團隊成員能對於工作充滿動力,樂於挑戰,且接受成長?然而,對於忙碌的主管來說,要讓部屬在工作上感到開心並非易事。

在公司嚴格規定減少加班時數、管理職責日益繁重的情況下,將工作交辦給部屬,是勢在必行的選擇。然而,交辦工作並不容易。

培訓超過20,000名主管、日本知名人力資源集團前董事的伊庭正康,在擔任管理職的十一年間,最引以為傲的是運用「在短時間內獲得成果」的方法,建立了「不加班文化」,並且不曾出現工作情緒低落的部屬或是進公司不到三年就離職的員工。

伊庭正康在初次擔任主管時,因為只知道自己埋頭苦幹,反而削弱了部屬的工作幹勁與主體性。後來經過深切反省,並觀察其他主管的工作模式,歸納了一套有效的領導理論,持續實踐、調整做法。最終所帶領的團隊,員工滿意度從最初的5%,躍升至95%。

《當責主管就是要做這些事》一書,即為作者伊庭正康以自身經驗結合反覆實證,所歸納出高效管理模式心法。在本書提到,充分運用「他人的能力」,帶領團隊成長,是主管們的重要任務。日本瑞可利職業研究所(Recruit Works Institute)2010年調查「主管對於入社三年內員工的影響」,報告指出最初的三年最重要,若是此時主管沒有交辦部屬具挑戰性的工作,則從第四年開始,部屬的成長速度將逐漸趨緩。

熟知工作流程,不讓「放心交辦」變成「放任不管」

如何聰明地交辦工作呢?首先要釐清交辦的概念。熟知工作流程,即是明確區分「放心交辦」與「放任不管」的最大不同。責任感越強的主管,越容易有微觀管理的毛病。對此,要自我提醒:主管的責任是「讓部屬成長」,而不是「眼前的細節」。

放心交辦工作的主管隨時都能「具體說出」部屬正在處理的工作內容,放任不管的主管則是說得「含糊不清」。當部屬感到「不便、不安、不滿」時,放心交辦工作的主管能夠「根據事實」提供解決方法,放任不管的主管只能「根據臆測」回答。在工作進行時,對於部屬處理工作的過程「付出關心」,隨時發現需求,給予適當的建議。

決定不做什麼,和決定做什麼一樣重要

長時間埋頭苦幹的時代已經過去了。建立明確標準,減少無謂的精力浪費,提升產能, 與團隊共同決定「不做的事」也是管理者極為重要的任務。蘋果公司創辦人史蒂夫.賈伯斯(Steve Jobs)在《賈伯斯傳》一書中說:「決定不做什麼,和決定做什麼一樣重要。」當GOOGLE共同創辦人賴利.佩吉(Larry Page)向賈伯斯尋求經營管理的建議時,也得到幾乎相同的回答:「決定不要做的事。這就是管理。」以團隊之力,大家一起思考改進方案,在不影響業績、滿意度等評斷基準下,與團隊成員製作出「不做的事與要停止做的事項清單」,一舉共同提升產能。

在成為領導者之後,要切記培養主動接觸「不同價值觀」的習慣,在現今的社會中,擔任管理職的人必須了解,比起員工優秀的能力,組織扁平化與視野寬廣度極為重要。為了避免做出錯誤的判斷,必須培養從「其他觀點」來思考而非只看公司內部的習慣。因此,當感覺到龐大壓力的時候,只要你擁有多樣化的價值觀,就能夠從廣闊的角度進行判斷,不會因壓力而感到孤獨。

如果您也擔任主管職,試著對自己的部屬和團隊成員多一點依賴,試著把職場上各種不同的任務及責任,有技巧地交辦給部屬吧!這樣一來,你不但會輕鬆許多,還能幫助部屬成長,讓團隊更有自主性。

透過改變「著力點」,改變團隊工作模式,透過讓部屬「自動自發、服你、挺你的」的下指令訣竅,聰明地交辦工作,團隊成員就會自己動起來!只要主管們掌握好交辦工作的重點,反而能促使部屬更積極努力面對工作。

 

 

• 書名:當責主管就是要做這些事!
• 作者: 伊庭正康
• 出版:方舟文化
• 上市日期:2020/10/07