豐田人高效率動線思考

作者曾任豐田維修技師,剛進豐田時,資深前輩總這樣告誡,「每個動作都先思考,這件事跟那件事可不可以一起進行?」   「桌上只能放現在要用的物品,不要找東西,要拿東西。」 「我要怎麼做,才能讓現在的動作成為一種習慣?」

從走動路線,到工作方式、檔名設定等,都很重視動線,利用這方法創業,在IT產業連續五年顧客滿意度第一名。

工作品質常跟時間有關,而決定時間長短的,就是動線,動線錯誤,就會產生多餘動作,動作多就得花更多力氣做。本書就是要告訴你,如何刪除這些多餘動作,讓你的工作快又有效。

動作經濟的四項基本原則

在企業實際引進理論後,這些理論被精簡成四大基本動作,也就是「動作經濟四項基本原則」。
由於牽涉到的內容相當廣泛,這裡僅解說一部分的內容。

原則1 工作時,雙手要處理同一件事
舉例來說,坐在電腦前打字時,如果只能用一隻手,除了很難打字,也得花上比平常更多的時間,才能完成。
以人體本身的構造來說,右手和左手要同時進行不一樣的動作,本來就不是件容易的事,雙手的動作最好同時開始,也同時結束。
這聽起來似乎是理所當然,但在工作中,人卻容易讓兩隻手進行不同動作,因此花更多時間成本完成工作。
我在擔任維修技師時,有過不少類似的經驗。
舉個例子,我替車輛安裝輪胎時,會用到一個叫做氣動扳手的工具,來拴緊螺帽。
有些比較熟練的人會單手拿著氣動扳手,另一隻手去拿接下來要用的螺帽,但在作業現場中,這個動作非常危險,最糟糕的後果,可能會因為拿不穩扳手而傷到螺帽,嚴重影響輪胎的安裝過程。所以一定要用雙手拿穩氣動扳手,才能安全的完成工作。
左右手分別進行不同的動作,乍看之下,似乎很有效率,但實際上很可能增加失誤的機率,最終適得其反。
因此在工作時,要盡量讓雙手處理同一件事。

原則2 盡量減少需要的基本動作
一份工作包含各式各樣的動作,例如:選擇、尋找、搬運、啟動等。而這項原則的重點,是思考每一個動作的意義以及必要性,並且盡可能減少需要的動作。
就像史蒂芬.賈伯斯想盡量減少手機上按鍵數量,他透過減少「選擇」,才得以讓容易操作的智慧型手機先驅 iPhone 問世。
不僅在豐田第一線,在製造業的第一線管理辦法中,時常聽見5S──整理(Sort)、整頓(Set In Order)、打掃(Shine)、清潔(Standardize)、素養(Sustain)。其定義如下:

整理:區分必要跟不需要的物品,捨棄不必要的物品。
整頓:為了讓必要的物品更方便使用,依序排列整齊。
打掃:將工作環境打掃整潔,並清點現有物品。
清潔:保持乾淨的狀態進行工作。
素養:養成整理、整頓與打掃、維持清潔的習慣。

在5S當中,在豐田前線最看重的就是前兩個S──整理和整頓。
這會導致什麼樣的結果呢?
簡單來說,就是大幅降低員工找東西的頻率。
在沒有整理、整頓過的環境中工作,員工會更容易花時間找東西,於是,增加工作時的動作。為了盡量減少基本動作,就要打造出不用花時間找東西的工作環境,也就是必須經過整理和整頓。
減少基本動作的具體方法之一,就是「結合兩種以上的動作」,一件事跟另一件事一起做。

原則3 把每個動作的距離縮到最短
把基本動作的次數降到最低,就只剩下必要的動作。
接下來,我們要把必要的動作,簡化到最短的距離。舉例來說,若想拿東西,要盡量讓物品放在伸手就能拿到的距離;若是需要移動到其他地方,就盡量減少步數。
在本書的開頭,我曾提到在豐田第一線工作時,菜鳥會被前輩唸:「你怎麼走那邊!」其實,這句話正是動作經濟原則3的最佳實例。
改變不僅出自於個人意志,環境也能造就習慣。
舉例來說,假如工作場所越大,工作時需要移動的步數也就越多,因此以管理角度來說,企業應該考慮是否能在不影響作業的前提下,縮小工作環境。此外,妥善安排放置材料或工具等物品位置,也十分重要。

原則4 讓動作更省力
縮短動作的距離之後,要考慮如何降低動作本身的難度。
假如,因不良的姿勢或動作,為身體帶來負擔,就應該考慮如何減輕這些負荷。因為即使是輕微的負擔,時間一長,就會累積疲勞,嚴重時,甚至發展成慢性腰痛或肩頸痠痛等症狀。
到時痛起來,可不是說一句「沒辦法,都是職業病惹的禍」就沒事了,所以即使是輕微的負擔,平常就要改善。
例如,思考該如何活用物體的慣性或重力,讓整體動作更不費力。

以上四個項目,就是動作經濟的原則。在思考工作的動線時,別忘了以上
述原則作為規畫基礎。而本書也以這四項基本原則當開頭,探討動線的真義。

 

• 書名:豐田人高效率動線思考
• 作者:原正彥
• 出版:大是文化
• 上市日期:2020/08/31