到公司第一件事做什麼?先泡咖啡就對了!

確實讓身心切換至工作模式,有助於維持一整天的良好工作節奏。

經常在講座上詢問學員「你們到了公司所做的第一件事是什麼」,大部分的回答都是「回信」。

事實上,習慣在什麼樣的時機點檢查信箱,對工作的處理速度有著相當大的影響。

一大早到公司先看信,正是工作做不完的人的特徵之一。

回覆一封信所需要的時間雖然不長,但要回完所有的信,還是得耗費不少的時間。而且有些回信的內容可能比較長,或是可能需要先查過一些資料。更糟糕的是有時剛寄出信,對方馬上又回信,可能會陷入不斷回信的循環模式。好不容易對方終於不再來信,一看時間,可能已到了中午,原本打算在上午處理的工作完全都沒做。

其實早上剛到公司的時候,腦袋還不十分清醒。

正因為是在沒有充分準備的情況下開始回信,才會變得缺乏效率,導致在回信上浪費太多時間。

因此工作提早結束的人,一到公司的第一件事都是泡咖啡。當然這裡的咖啡可以替換成紅茶、礦泉水,甚至是伸展操。

簡單來說,就是一種讓自己進入工作狀態的儀式。

「儀式」這個字眼或許聽起來有點小題大作。說穿了,就是一種讓身心切換至工作模式的行為。

確實讓身心切換至工作模式,有助於維持一整天的良好工作節奏。

完全進入工作模式後再查看郵件,就能精確判斷出「必須馬上回覆」或是「可以晚一點再回」。

建議立刻回覆緊急度高的信件,其它信件則等到空檔時間再來處理。

早上是頭腦較清晰的時間,生產性較高(前提是前一天晚上獲得了充分休息),而且突然接到電話的機率較低。

把握這個寶貴的時間,先處理構思企劃案、檢討中程銷售計畫之類需要發揮想像力的工作,才是聰明的作法。由於思緒清晰,工作效率非常高,很可能完成了工作之後,才發現耗費的時間比預期少得多。把這些時間耗費在回覆信件上,實在是太可惜了。

雖然近年來出現了以 Messenger、LINE 之類的SNS軟體進行商務聯繫的趨勢,但是電話及電子郵件還是職場上的主流聯繫工具。很多人一天就會收到數十封信,多的甚至可能超過上百封。光是一封封回信,就會耗費掉相當可觀的時間。

我聽說有些人習慣一直開著收信軟體,以便一收到信就能夠立即回信,但我實在不建議這麼做。因為如果電腦畫面三不五時就會跳出新郵件的訊息,恐怕很難集中精神吧。

原本可能正在製作企劃書或報告書,正處於最具創造力的狀態,如果為了確認信件及回信而中斷,要再重新集中精神並不容易。

一旦工作中斷,集中力也會跟著中斷。此時需要重新花上一段時間,才能恢復原本的狀態,讓工作的效率再次上軌道。我稱這段時間為「重新啟動時間」。就算每次只要五分鐘,中斷十次就會浪費將近一小時。

讓工作中斷會蒙受非常大的損失。

既然如此,在收到電子郵件後,應該在多少時間之內回信呢?

大部分的情況下,一般商務信件只要在二十四小時之內回信就可以了。當然還是有必須在某期限內處理的信件,必須依內容而定。

有時會遇上明明是急事卻以電子郵件聯絡的工作聯絡對象,因此對於檢查信箱也不能太過馬虎。

我的建議是自己設定一個檢查信箱的基準時間。

據說一個人的集中力只能維持五十分鐘,因此坐在辦公室裡時,每五十分鐘檢查一次信箱是個好選擇。

集中力一旦降低,工作效率也會跟著降低,此時回回信剛好可以轉換心情。

但依照既定的基準檢查信箱,並不代表回信只是「例行公事」。有些人主張為了提升效率,一封信應該在三分鐘內處理完畢,但我認為那是錯誤的觀念。

從前我也曾經將回信當成「例行公事」,只把重點放在回信的速度上。但是有一次,我不小心把要寄給A公司的信寄給了B公司,鬧了非常大的烏龍。

處理信件是個很容易出錯的工作,而且相較於電話或當面交談,信件會留下出錯的證據。有時錯誤的內容甚至會被當成正式的承諾。

別的不說,光是要為錯誤進行補救,就得花上不少時間。

有些人不管任何事情都喜歡以電子郵件聯絡,但我認為有些情況單以文字無法說明清楚,為了避免造成誤解,還是應該打電話比較好。

譬如先打電話說明,確認了對方的想法及問題之後,再依其內容寄出確認信。或是先以電子郵件告知詳情後,再打電話確認對方的想法。

以口頭的說明搭配電子郵件,能夠有效避免理解上的誤差。

有時這樣的做法甚至比當面對談更有效率。到底該採用什麼樣的聯繫方式,應該在評估之後採取最有效的做法。

高產出訣竅 
每五十分鐘檢查一次信箱。

(本文作者吉田幸弘著《最強工作習慣:高產出的人做的事跟你不一樣》,樂金文化提供)


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