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當辦公室內的高牆倒下

2017/08/11 | 林俊銘  世邦魏理仕台灣董事總經理

 根據世邦魏理仕研究部2017年《亞太企業租戶大調查》的統計數據顯示,全球性跨國企業在辦公室租賃策略上出現新轉折:有64%的企業未來傾向增加非傳統辦公空間的租用,如共享辦公室(co-working space)、商務中心(serviced office)、育成中心(innovation center)等,以做為辦公空間使用。

 觀察另一個有趣的數據:全球包括亞太區及台灣,共享辦公室業者拓展積極。共同工作空間網站Deskmag發表最新統計數字顯示,全球共享辦公室的數量在2015年已達8700家,若延續目前的增幅力道,2017年底總數量預估將成長至13800家。

 看似開放式設計或靈活安排的辦公空間,如共享辦公室,逐漸受到各式企業的追捧,其實背後隱含極具策略性的商業思維。

 @全球性企業為何租用共享辦公室空間?

 世邦魏理仕2017年《亞太企業租戶大調查》指出,企業租戶未來傾向增加非傳統辦公空間的租用,關鍵因素是想降低成本,包括租金支出、裝潢支出、固定資產支出等以提升空間租賃的彈性,其次,是想「借用」共享辦公室業者在「空間加值」的軟專業,提升企業團隊的協同力、向心力以及歸屬感。

 一般而言,共享辦公室即指出租工作空間並提供行政相關服務和設施給承租方,如自由業者、新創公司/微型企業等,工作空間通常具備主題性強且內裝舒適的辦公環境與設施,並以「社群經營」為管理特色,這也是大型企業趨之若鶩的「空間加值」軟專業;也因此,辦公室租賃的目標即從空間的經營管理升級成社群的經營管理,尤其在許多商業模式正面臨轉型的關鍵時刻,大型企業開始倚賴新創公司的創業力、創新力、創造力,以養軍練兵,甚至促成企業轉型。

 @新創公司租用共享辦公室只為省錢?

 新創公司/微型企業通常團隊規模小且編制精簡,在辦公室租賃的需求不如一般企業來得複雜,一般而言租賃成本相較實惠的共享辦公室或商務中心是此型公司的首選;而仔細分析,有些位居一線城市的共享辦公室據點,其租賃成本並不亞於租用一般辦公室空間,有趣的是,根據Deskmag 2016年全球新創租戶調查指出,新創公司/微型企業選擇進駐共享辦公空間最主要的考慮並非節省租賃成本,節省租賃成本甚至不在前五大原因,新創公司/微型企業選擇共享辦公室的原因,是看準其提供的互動性及人脈網絡,其比例更高達74%。

 觀察共享辦公室的承租者行業別,網通顧問、設計師、創投、文字工作者,其中不乏新興知名外商派駐業務代表、律師等各式專業人員,其主要任務是運用極度有限資源,連結當地市場專業網絡,創造出一套事業及有效商業模式,也因此,共享辦公室承租戶臥虎藏龍,宛如激勵成功的關鍵溫床,也是共享辦公室炙手可熱的主要原因。

共享辦公室業者如「Impact Hub社會影響力製造所」或「WeWork」,創造了許多額外的「人際互動資源」:從開放式、半開放式交流空間的彈性規劃,甚至定期安排「社群經理人」或導入專業活動公關公司籌辦各式活動及分享會等兼具娛樂性、知識性的社交活動,使辦公室所代表意涵昇華,從建構工作空間轉化為創造團隊合作及員工歸屬感。

 當跨國企業選擇進駐共享辦公室,除了達成組織在成本管控的目標,更藉由共享辦公室業者所經營的人脈圈,也就是共享辦公室的承租戶,創造租戶間跨產業的交流;當新創公司選擇進駐共享辦公室,除了滿足辦公的基本軟硬體需求,透過共享辦公室所經營的社群平台,能觸及更多商機,甚至找到未來的投資人。當「辦公室內的高牆」倒下,員工們無論進行什麼樣的任務,都能保持流動的狀態,所有資訊交流更為順暢,溝通及分享自然而然的發生,也正式宣告辦公室新生態的誕生。